2019.06.11 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.85.2019.3.AK
z 11 czerwca 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 900) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 lutego 2019 r. (data wpływu 22 lutego 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 kwietnia 2019 r. (data wpływu 17 kwietnia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 lutego 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15 kwietnia 2019 r. (data wpływu 17 kwietnia 2019 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy oraz brakującą opłatę. W dniu 15 kwietnia 2019 r. wpłynęło do tutejszego organu potwierdzenie odbioru wezwania do uzupełnienia braków formalnych wniosku z dnia 2 kwietnia 2019 r. W związku z tym, że przedmiotowe potwierdzenie odbioru nie zawierało niezbędnych informacji do ustalenia, czy ww. wezwanie zostało prawidłowo doręczone, w dniu 30 kwietnia 2019 r. zostało wysłane pismo o ustalenie prawidłowości jego doręczenia. W dniu 10 czerwca 2019 r. wpłynęła do tutejszego organu odpowiedź na ww. pismo, potwierdzające uzupełnienie wniosku w terminie.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność rachunkowo-księgową oraz w zakresie doradztwa podatkowego.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Spółka korzysta z systemu elektronicznego archiwum, firmy, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów, a także posiada zaawansowany system wyszukiwania pozwalający znaleźć dokument po atrybutach takich jak: NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto, nr rejestru VAT itp. W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf, może zostać nadany dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych i obsługiwanych przez polską firmę.

Dokumenty umieszczane w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ze względu na optymalizację kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji wszystkie dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formacie pdf gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka planuje zniszczenie dokumentów w formie papierowej po zeskanowaniu ich do systemu.

Uzupełniając przedstawiony we wniosku opis sprawy Spółka informuje, że:

Ad 1.

Zagadnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treść i czytelność faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Spółka pragnie podkreślić, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała daną fakturę. Spółka bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Spółka wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura.

Faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści (tj. PDF lub TIFF).

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Spółkę poprzez:

wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Spółkę lub firmy zewnętrzne),
proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Spółki.

Spółka pragnie zatem wskazać, że w stosunku do dokumentów elektronicznych zapisywanych w systemie elektronicznym zapewniona jest autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Stosowane są kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, m.in. poprzez dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienia, umowy, dokumenty transportowe. Autentyczność pochodzenia i integralność treści zapewnia również format pliku utrudniający jego modyfikację, który dodatkowo zapewnia czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym. Dokumenty umieszczane w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła.

Ad 2.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Ad 3.

Nie wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), które pozbawiają Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy korzystając z opisanego powyżej elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów firmy Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym może prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (pod ogólnymi warunkami)?

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby dokumenty były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury i inne dokumenty zakupowe będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami. Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w podobnych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz otrzymanych w formie papierowej (i niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe.

Prawo do przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie elektronicznej zaakceptował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2012 r., nr IPTPP2/443-467/12-5/KW. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że: „(...) w przypadku gdy otrzymywane od Kontrahenta faktury elektroniczne przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w Systemie na serwerze Kontrahenta w sposób umożliwiający ich odszukanie oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści, to należy uznać, iż zostaną spełnione warunki umożliwiające sposób przechowywania faktur elektronicznych, zgodnie z rozporządzeniem (tj. rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej…; (obecnie ustawą o VAT ))”.

Z kolei za możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 października 2013 r., nr IPPP2/443-765/13-2/KOM stwierdzając, że: „Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR oraz Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie danych uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS, dotyczącej przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. W tej interpretacji czytamy: „(...) należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (...) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (...)”.

Na koniec należy zaznaczyć, iż potwierdzenie prawidłowości stanowiska identycznego ze stanowiskiem Spółki uzyskał producent systemu, w Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej z dnia 7 czerwca 2016 r. (…).

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”;
w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność rachunkowo-księgową oraz w zakresie doradztwa podatkowego.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Wnioskodawca korzysta z systemu elektronicznego archiwum, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów, a także posiada zaawansowany system wyszukiwania pozwalający znaleźć dokument po atrybutach takich jak: NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kwoty netto/brutto, nr rejestru VAT itp. W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych i obsługiwanych przez polską firmę.

Wnioskodawca planuje zniszczenie dokumentów w formie papierowej po zeskanowaniu ich do systemu.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreślił, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę. Wnioskodawca bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura.

Faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści (tj. PDF lub TIFF).

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez:

wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Wnioskodawcę lub firmy zewnętrzne),
proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.

Wnioskodawca wskazał, że w stosunku do dokumentów elektronicznych zapisywanych w systemie elektronicznym zapewniona jest autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Stosowane są kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, m.in. poprzez dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienia, umowy, dokumenty transportowe. Autentyczność pochodzenia i integralność treści zapewnia również format pliku utrudniający jego modyfikację, który dodatkowo zapewnia czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym. Dokumenty umieszczane w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, w związku z tym, że przechowywanie otrzymywanych od dostawców i wysyłanych do odbiorców faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak wskazał Wnioskodawca, jest on czynnym podatnikiem VAT. Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Ponadto w przedmiotowej sprawie nie wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy, które pozbawią Wnioskodawcę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych i wystawianych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Odpowiadając na pytanie Wnioskodawcy należy zatem stwierdzić, że w przypadku korzystania z opisanego powyżej elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów Wnioskodawca będzie spełniał warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy i w związku z tym będzie mógł prowadzić archiwum wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych, jeśli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników dotyczących konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie i nie mogą one decydować o niniejszym rozstrzygnięciu.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin