Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.314.2017.1.KM
z 26 września 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2017 r. (data wpływu 4 sierpnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur elektronicznych oraz określenia momentu ich otrzymania – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 sierpnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur elektronicznych oraz określenia momentu ich otrzymania.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca (dalej jako: „Spółka”), czynny podatnik podatku od towarów i usług VAT z uwagi na skalę prowadzonej działalności, otrzymuje od swoich kontrahentów bardzo dużą ilość faktur zakupowych oraz faktur korygujących (dalej jako: „faktury”). Dla usprawnienia przepływu faktur, jak również w celu skrócenia okresu oczekiwania przez Spółkę na faktury, Spółka oraz część jej kontrahentów wprowadziła (lub jest w trakcie wprowadzania) zmiany sposobu fakturowania i zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

W celu spełnienia warunków określonych w przepisach ustawy o VAT, Spółka wdroży specjalną procedurę (lub dwie procedury; tj. odrębne procedury dla poszczególnych kontrahentów lub grup kontrahentów), która określać będzie zasady otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Założenia wspólne dla wszystkich opracowanych przez Spółkę procedur (Procedura 1, Procedura 2) otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych zostały wskazane poniżej:

1. Spółka posiada bazę kontrahentów, która pozwala na formalną kwalifikację danego dostawcy/usługodawcy. W przypadku zawarcia umowy z nowym dostawcą/usługodawcą, Spółka dokona wpisu nowego kontrahenta do tej bazy. Wpis będzie dokonywany np. na podstawie otrzymanych przez Spółkę kopii dokumentów rejestracyjnych nowego kontrahenta (np. potwierdzenie nadania numeru NIP).
2. Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, Spółka dostarczy swoim kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy Spółką i jej kontrahentami.
3. Faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej.
4. Dla celów otrzymywania faktur elektronicznych Spółka utworzy niezależny, specjalny adres poczty elektronicznej (lub kilka adresów), które będą używane wyłącznie do odbierania faktur (dalej jako: „adres e-mail” lub „adresy e-mail”). Dostęp do adresów e-mail będzie zabezpieczony hasłem, udostępnianym wyłącznie zamkniętej grupie upoważnionych pracowników.
5. Adres e-mail/adresy e-mail służące do otrzymywania faktur elektronicznych zostaną przesłane kontrahentom Spółki. Natomiast, każdy z kontrahentów Spółki dostarczy jej swój stały adres poczty elektronicznej (lub kilka stałych adresów poczty elektronicznej), z którego/których będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na rzecz Spółki przez danego kontrahenta.
6. Adres e-mail/adresy e-mail Spółki, na które będą przesyłane faktury elektroniczne będą sprzężone z dyskiem głównym znajdującym się na serwerze Spółki. Umożliwi to automatyczne zapisywanie oraz elektroniczne archiwizowanie otrzymywanych faktur. Faktury będą automatycznie zapisywane na dysku i na nim przechowywane. Przy czym, na dysku zapisywane i przechowywane będą całe wiadomości e-mail otrzymywane od kontrahentów wraz z załącznikami (tj. fakturami) oraz informacjami w nich zawartymi np. adres nadawcy, czas otrzymania e-maila itd. Zapis treści e-maili wraz z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia tych faktur, jako że, razem z treścią przesyłki e-mail oraz jej załącznikami zapisywana będzie data wysłania/otrzymania, adres e-mail i nazwa nadawcy (tj. kontrahenta), które będą mogły być następnie porównane z treścią faktury. Ponadto, ten sposób przechowywania i archiwizowania faktur zapewni możliwość szybkiego powiązania danej faktury z zamówieniem, umową czy innym dokumentem, co będzie stanowiło dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury.
7. Dostęp do dysku i znajdującej się na nim bazy faktur będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści faktur elektronicznych.
8. Faktury elektroniczne będą otrzymywane i przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, na dysku (w tzw. bazie faktur), w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający czytelność faktur, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli celno-skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór (z serwera Spółki) i przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Opracowane przez Spółkę procedury są oparte o powyższe założenia. Procedura 1 oraz Procedura 2 dotyczące otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych różnią się jedynie formatem faktur elektronicznych, w jakim będą one otrzymywane i przechowywane:

• Procedura 1
  Faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę w formacie PDF. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze (tj. integralność treści faktury), gdyż z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikację treści faktury załączonej do e-maila. Otrzymane na adres e-mail/adresy e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF).
• Procedura 2
  

Faktury elektroniczne otrzymywane przez Spółkę dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisana w stanie faktycznym, Procedura 1 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w ustawie o VAT, w związku z czym, Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych?
2. Czy opisana w stanie faktycznym, Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w ustawie o VAT, w związku z czym, Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych?
3. Czy Spółka może uznać, iż datą otrzymania faktury elektronicznej w Procedurze 1 oraz 2 jest data wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) na adres e-mail Spółki?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane w stanie faktycznym procedury, tj. Procedura 1, 2 spełniają warunki dotyczące faktur, w tym faktur elektronicznych, określone w art. 2 pkt 31, 32, art. 106m oraz art. 112a ust. 1, 4 ustawy o VAT. Procedury te gwarantują, iż otrzymywane od kontrahentów faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (na dysku głównym Spółki w tzw. bazie faktur), w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, Procedury 1, 2 umożliwią łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur elektronicznych oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur organom podatkowym, a także możliwość bezzwłocznego pobrania tych faktur i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym, faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według przedmiotowych procedur będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Natomiast, za datę otrzymania danej faktury elektronicznej należy uznać datę wpływu wiadomości e-mail wraz załączoną do niej przedmiotową fakturą na adres e-mail Spółki.

Ad. 1

Zgodnie z art. 2 ust. 31 ustawy o VAT, ilekroć w ustawie o VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się, fakturę elektroniczną wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przepisy ustawy o VAT nie definiują jednak pojęcia „kontroli biznesowych” czy „ścieżek audytu między fakturą a transakcją”. Przepisy podatkowe nie precyzują również, jakiego rodzaju kontrole biznesowe czy ścieżki audytu podatnik powinien ewentualnie zastosować. Podatnik ma zatem pełną swobodę w wyborze sposobu kontroli biznesowej ustalającej właściwą ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zdaniem Spółki, posiadanie przez podatnika dokumentów „uzupełniających” fakturę, takich jak: zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy dokumenty księgowo-magazynowe, które obok faktury towarzyszą realizowanym transakcjom handlowym, należy uznać za właściwą kontrolę biznesową, a powiązanie danej faktury z dokumentami „uzupełniającymi” za wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokumentowaną na tej fakturze transakcją.

Posiadane dokumenty dodatkowe „uzupełniające” fakturę pozwalają na weryfikację tożsamości wystawcy faktury (dostawcy, usługodawcy) oraz warunków przebiegu transakcji. Tym samym, odpowiednie powiązanie (np. w systemie księgowym) dokumentów uzupełniających” z fakturą zapewnia podatnikowi możność skontrolowania związku pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, rzetelną weryfikację tożsamości wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) oraz sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce, a także czy faktura w sposób rzetelny odzwierciedla warunki przebiegu danej transakcji (integralność treści).

Powyższe stanowisko potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach prawa podatkowego, m.in. Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z dnia 10 grudnia 2013 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, nr IPTPP4/443-652/13-5/ALN.

Z kolei, przepis art. 106m ust. 5 ustawy o VAT wskazuje na przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych, takie jak wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czy elektronicznej wymiany danych (EDI). Niemniej jednak, są to jedynie przykładowe sposoby zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych, a podatnik ma prawo do wyboru innego, dowolnego sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

Zasady przechowywania faktur, w tym faktur elektronicznych, określa art. 112a ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Odnosząc powyższe przepisy do analizowanego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), należy wskazać, iż Spółka tworząc procedury otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych stworzyła właściwą kontrolę biznesową i wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą elektroniczną a dostawą towarów lub świadczeniem.

Spółka dostarczyła lub dostarczy swoim kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy Spółką i jej kontrahentami. Następnie, w celu spełnienia warunków określonych w ustawie o VAT, Spółka wdroży jedną lub obie opisane w stanie faktycznym procedury otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Opracowane przez Spółkę procedury opierają się na tych samych podstawowych założeniach i zastosowano w nich tożsame metody. Procedury otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych różnią się między sobą jedynie formatem faktur, w jakim będą one otrzymywane i przechowywane.

Jak wynika z głównych założeń procedur, faktury elektroniczne, otrzymywane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, na specjalny adres e-mail/adresy e-mail, do którego dostęp będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy, będą automatycznie transferowane na dysk główny Spółki znajdujący się na jej serwerze i tam przechowywane w tzw. bazie faktur, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur, tj. pewność co do tożsamości ich wystawcy (dostawcy towarów, usługodawcy), zostanie zagwarantowana poprzez następujące procesy/metody weryfikacji:

• Przed przesłaniem pierwszej faktury elektronicznej, każdy z kontrahentów Spółki dostarczy jej swój stały adres poczty elektronicznej (lub kilka stałych adresów poczty elektronicznej), z którego/których będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na rzecz Spółki.
• Otrzymane faktury elektroniczne będą automatycznie zapisywane na dysku i tam przechowywane wraz z treścią poszczególnych wiadomości e-mail, a także takimi elementami jak nazwa nadawcy (tj. nazwa kontrahenta) oraz data wysłania/otrzymania wiadomości e-mail. Wskazane elementy, w szczególności treść wiadomości e-mail oraz nazwa jej nadawcy, będą porównane z treścią faktury w celu potwierdzenia ich zgodności.
• Dodatkowym środkiem weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury będzie możliwość powiązania zapisanej na dysku faktury z dotyczącym jej zamówieniem (weryfikacja, czy numer zamówienia oraz inne dane odnoszące się do tego zamówienia są zgodne z treścią faktury), umową (weryfikacja czy treść umowy w zakresie dostawcy/usługodawcy oraz przedmiotu umowy odpowiada treści faktury), innym dokumentem oraz bazą kontrahentów Spółki (weryfikacja zgodności danych kontrahenta widniejącego w bazie jej kontrahentów Spółki z danymi sprzedawcy wskazanymi na fakturze).
• Zapisanie treści e-maila wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi ponadto, iż załączniki, tj. faktury elektroniczne, staną się niemodyfikowalne.
• W opinii Spółki powyższe metody weryfikacji tożsamości kontrahentów, od których Spółka będzie otrzymywała faktury elektroniczne, w sposób kompleksowy i całkowity gwarantują autentyczność pochodzenia poszczególnych faktur.
• Ponadto, powiązanie faktur z odnoszącymi się do nich zamówieniami, umowami czy innymi dokumentami, a także bazą kontrahentów, zapewni bazie faktur przejrzystość i umożliwi łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur, i bezzwłoczne pobieranie i przetwarzanie zawartych w tych fakturach danych, w tym również organom podatkowym, które na żądanie będą miały zapewniony bezzwłoczny dostęp do bazy faktur znajdującej się na głównym dysku Spółki, możliwość bezzwłocznego poboru tych faktur z dysku Spółki oraz możliwość przetwarzania danych zawartych w tych fakturach.
  
  

Natomiast, integralność treści faktur elektronicznych, tj. niezmienność zawartych w nich danych, będzie zabezpieczona następującymi procesami/metodami:

• Dostęp do adresu e-mail/adresów e-mail jak i do bazy faktur będą posiadali wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki. Oznacza to, iż niepowołane osoby nie będą miały ani dostępu ani wglądu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych.
• Faktury będą zapisywane na dysku wraz z treścią e-maili potwierdzających tożsamość wystawcy tych faktur (dostawcy, usługodawcy). Zapisanie treści e-maila wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury elektroniczne, staną się niemodyfikowalne.
• Dodatkowym gwarantem integralności otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych będzie format, w jakim będą one otrzymywane oraz archiwizowane.
  
  

Zgodnie z założeniami Procedury 1, faktury będą otrzymywane i przechowywane w formacie PDF. Format PDF gwarantuje niezmienność danych zawartych w fakturze (tj. integralność treści faktury), gdyż z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikację treści faktur załączonych do e-maili, przy zastosowaniu powszechnie dostępnych środków (programów, aplikacji).

Format PDF jako format gwarantujący integralność treści faktur elektronicznych jest również aprobowany przez organy podatkowe w wydawanych przez nie interpretacjach:

• Interpretacji Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2013 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, nr IPTPP4/443-652/13-4/ALN,
• Interpretacji Ministra Finansów z dnia 14 sierpnia 2013 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPP4/443-218/13-4/BA,
• Interpretacji Ministra Finansów z dnia 20 września 2012 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPP4/443-291/12-2/EWW,
• Interpretacji Ministra Finansów z dnia 7 czerwca 2011 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPP4/443-203/11-5/ISN,
• Interpretacji Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPP2-443-225/11-3/IZ.
  
  

Mimo iż część ze wskazanych powyżej interpretacji została wydana w stanie prawnym obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2014 r., to jednak, zdaniem Spółki, wnioski płynące z tych interpretacji pozostają w dalszym ciągu aktualne.

Ponadto, Minister Finansów w uzasadnieniu do ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, jako przykład faktury elektronicznej, wskazał właśnie fakturę w formacie PDF, przesyłaną pocztą elektroniczną.

Reasumując, nienaruszalność i niezmienność danych zawartych na fakturach, tj. integralność ich treści, zostanie dodatkowo zagwarantowana elektronicznym formatem zapisu i archiwizacji faktur, tj. formatem PDF. Dodatkowym zabezpieczeniem nieedytowalności treści faktur elektronicznych będzie ich zapisywanie wraz z treścią e-maili.

W opinii Spółki, specyfika dokumentów (tutaj: faktur) zapisanych w formacie PDF, wsparta dodatkowo ściśle przestrzeganą, opisaną powyżej metodą zabezpieczania dostępu do faktur, pozwoli na pełne i niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Ponadto, elektroniczna archiwizacja faktur w formacie PDF, na dysku Spółki, w zabezpieczonej bazie faktur, zapewni również czytelność ich treści od dnia ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle powyższych argumentów, należy skonstatować, iż opracowana przez Spółkę Procedura 1 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia wszelkie warunki określone w ustawie o VAT, w szczególności gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, umożliwia łatwe ich odszukanie oraz zapewnia organom podatkowym, na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Tym samym, Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych w Procedurze 1 faktur elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Ad. 2

Jako że, opracowane przez Spółkę procedury otrzymywania i archiwizowania faktur elektronicznych są oparte o te same założenia podstawowe, autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych, możliwość ich łatwego odszukiwania oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur dla organów podatkowych a także bezzwłocznych ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych zostaną zagwarantowane w Procedurze 2 tymi samymi metodami/procesami, co w Procedurze 1, szczegółowo opisanymi w powyższym punkcie 1, tj. w odpowiedzi na pytanie 1 wniosku. Opracowane przez Spółkę procedury różnią się jedynie w zakresie formatu faktur elektronicznych, w jakim te będą otrzymywane i przechowywane.

Zgodnie z założeniami Procedury 2, faktury elektroniczne będą otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do e-maili dzięki czemu będą nieedytowalne.

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca nie ogranicza zatem możliwych do zastosowania formatów elektronicznych faktur.

Spółka ma zatem prawo do otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym, w tym, w takich formatach jak: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym.

Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe m.in.:

• w interpretacji Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2013 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, nr ITPP3/443-434/13/MD,
• w interpretacji Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2013 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPP1/443-861/13-2/JL,
• w interpretacji Ministra Finansów z dnia 20 września 2012 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPP4/443-291/12-2/EWW,
• w interpretacji Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. wydanej za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPP2/443-277/11/WN.
  
  

Mimo iż wskazane powyżej interpretacje zostały zasadniczo wydane w stanie prawnym obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2014 r., to jednak, zdaniem Spółki, wnioski płynące z tych interpretacji pozostają w dalszym ciągu aktualne.

W opinii Spółki, specyfika dokumentów (tutaj: faktur) zapisanych w formatach PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, wsparta dodatkowo ściśle przestrzeganą, opisaną w punkcie 1 metodą zabezpieczania dostępu do faktur, pozwoli na pełne i niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Należy podkreślić, iż faktury będą otrzymywane w formie załączników maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Ponadto, elektroniczna archiwizacja faktur w wskazanych formatach zapewni czytelność ich treści od dnia otrzymania przez Spółkę do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle powyższych argumentów, należy stwierdzić, iż opracowana przez Spółkę Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w ustawie o VAT, w szczególności gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, umożliwia łatwe ich odszukanie oraz zapewnia organom podatkowym, na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych. Tym samym, Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z otrzymanych w Procedurze 2 faktur elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Ad. 3

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikający z faktury zakupu powstaje zasadniczo nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę fakturę (zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Zatem, data otrzymania faktury jest niezwykle istotna dla prawidłowej realizacji podstawowego prawa podatnika – obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. W przypadku faktur papierowych, za datę otrzymania faktury uznaje się, co do zasady, datę fizycznego wpływu faktury do firmy danego podatnika, potwierdzaną zazwyczaj umieszczeniem na fakturze stempla wskazującego datę jej otrzymania. W przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej Spółki, wskazana w sposób trwały w nagłówkach otrzymywanych e-maili, które jak już wskazano, będą zapisywane i przechowywane wraz z otrzymanymi fakturami elektronicznymi, na dysku Spółki.

Data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez Spółkę. Ponadto, daty wpływu wiadomości e-mail będą zapisywane i przechowywane wraz z fakturami i w dowolnej chwili będzie można sprawdzić lub zweryfikować tak określoną datę otrzymania danej faktury.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 20 maja 2011 r., nr IPPP2-443-225/11-3/IZ, Minister Finansów działający za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, uznał, iż: „za datę otrzymania faktury przesłanej drogą elektroniczną należy uznać datę wpływu maila na adres poczty wnioskodawcy”. Mimo iż wskazana interpretacja została wydana w stanie prawnym obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2014 r., to jednak, zdaniem Spółki, wnioski płynące z tej interpretacji pozostają w dalszym ciągu aktualne.

Ponadto, możliwość natychmiastowego prześledzenia dat wpływu na adres e-mail/adresy e-mail Spółki e-maili od jej kontrahentów wraz z załączonymi do nich fakturami elektronicznymi (tj. możliwość prześledzenia dat otrzymania poszczególnych faktur) będzie zagwarantowana poprzez system monitorujący bazę faktur.

W świetle powyższej argumentacji, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż zarówno Procedura 1, jak i Procedura 2 spełniają warunki dotyczące faktur elektronicznych określone w ustawie o VAT. Procedury te gwarantują, iż otrzymywane od kontrahentów faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (na dysku głównym Spółki w tzw. bazie faktur), w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, Procedury 1, 2 umożliwią łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur organom podatkowym, a także bezzwłocznych ich pobór i możliwość przetwarzania zawartych w nich danych.

W związku z powyższym, faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według Procedury 1, Procedury 2 będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych. Natomiast, za datę otrzymania danej faktury elektronicznej należy uznać datę wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej przedmiotową fakturą na skrzynkę elektroniczną (tj. adres e-mail) Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.