Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPB1/4511-1-203/15-2/AA
z 4 maja 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 10 lutego 2015 r. (data wpływu 12 lutego 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujęcia poniesionego kosztu, udokumentowanego notą obciążeniową odszkodowania za niedobory inwentaryzacyjne oraz straty paliwowe w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 lutego 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujęcia poniesionego kosztu, udokumentowanego notą obciążeniową odszkodowania za niedobory inwentaryzacyjne oraz straty paliwowe w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą której przeważającym przedmiotem jest działalność agentów zajmujących się sprzedażą paliw, rud metali i chemikaliów przemysłowych.

W kwietniu 2014 r. Wnioskodawca podpisał umowę o współpracę z Sp. z o.o. jako operator Stacji paliw.

Z punktu 3.7.1. i 3.7.2. przedmiotowej umowy wynikają zobowiązania oraz odpowiedzialność operatora wobec ww. firmy.

Wynagrodzeniem za sprzedaż paliw i towarów jest zapłata wynikająca z wystawianej dla Sp. z o.o. w cyklu miesięcznym faktury VAT. Kwota wynagrodzenia jest różna i wynika z comiesięcznej oceny spełnienia standardów „A”.

Z zawartej umowy wynika również, że w przypadku braków inwentaryzacyjnych, dotyczących kradzieży towarów sklepowych przez klientów, a także towarów uszkodzonych i przeterminowanych, Operator będzie musiał pokryć straty po zakończeniu każdego z kwartałów kalendarzowych (wystawiona zostanie nota obciążeniowa).

Zgodnie z zawartą z Sp. z o.o. umową z tytułu ubytków, braków ilościowych i jawnych wad jakościowych lub uszkodzeń, prowadzący stację ponosi pełną odpowiedzialność do wysokości zaistniałej szkody, biorąc pod uwagę ceny detaliczne brutto, tzn. z podatkiem od towarów i usług (VAT), z dnia ujawnienia niedoborów. Również straty paliwowe wynikające z kradzieży paliwa, rozliczane są za pomocą noty obciążeniowej, wystawianej w cyklu kwartalnym, także w kwotach brutto.

Każda z ucieczek/kradzieży paliwa zgłaszana jest natychmiast po zdarzeniu na policję, a następnie dostarczany jest protokół kradzieży wraz z nagraniem z monitoringu.

Przeprowadzane są wyrywkowe kontrole stanów towarów, jak również remanenty poszczególnych grup towarowych. Niezależnie od tego, raz w miesiącu przeprowadzany jest remanent główny wszystkich towarów na stacji, którego wynik końcowy jest podstawą do wystawienia noty obciążeniowej.

Ponadto, przynajmniej jeden raz w roku przeprowadzana jest przez zewnętrzną firmę audytorską (w obecności pracownika firmy Sp. z o.o.) inwentaryzacja wszystkich produktów na stacji, w tym paliw.

Opisany wyżej obowiązek oparty jest na zasadach odpowiedzialności gwarancyjnej, co oznacza że operator odpowiada za szkody nie tylko wówczas gdy powstaną one z jego winy, ale także gdy powstaną one z winy osób trzecich, za których działania operator nie ponosi odpowiedzialności.

Odpowiedzialność powyższa nie dotyczy sytuacji gdy szkoda powstała w wyniku siły wyższej jak również w wyniku kradzieży z włamaniem, rozboju lub związana była z ruchem pojazdów mechanicznych prowadzonych przez osoby trzecie na stacji.

„A” wg wyłącznie własnego uznania może umorzyć do 50% kwotę należną od operatora z tytułu szkód lub strat.

W lipcu 2014 r., na obsługiwanej przez Wnioskodawcę stacji paliw doszło do kradzieży paliwa na łączną wartość 10000 zł. Zdarzenie to zostało zgłoszone na Policję, która po przeprowadzeniu postępowania ustaliła sprawcę i całość akt przekazała do prokuratury.

Na chwilę obecną został postawiony akt oskarżenia i prowadzone jest postępowanie sądowe. Dnia 30 września 2014 r. Sp. z o.o. wystawił na Wnioskodawcę notę obciążeniową za utracony towar w sklepie i utracone paliwo w wyniku ww. kradzieży. Kwotę odszkodowania Wnioskodawca zapłacił za zgodą Sp. z o.o. w trzech ratach tj.: 1666,56 zł, 1666,57 zł oraz 1674,89 zł o łącznej wartości 5008,02 zł.

Opisana wyżej sytuacja jest jeszcze w trakcie wyjaśniania, ale opis dotyczy również kradzieży paliw z innych dni, które także były zgłaszane na Policję, a ta ze względu na brak wykrycia sprawcy umarza postępowanie, dokumentując to pismem.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy poniesiony koszt, udokumentowany notą obciążeniową, stanowiący odszkodowanie za niedobory inwentaryzacyjne oraz straty paliwowe Wnioskodawca - Operator może ująć w podatkowej księdze przychodów rozchodów swojej firmy?

Zdaniem Wnioskodawcy, należności wynikające z otrzymanej noty obciążeniowej z tyt. braków towarów i kradzieży paliwa od Sp. z o.o. (będącą właścicielem towaru handlowego oraz paliw) stanowi koszt podatkowy. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatkach od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wym. w art. 23 ww. ustawy.

Uiszczenie kwoty wnikającej z noty obciążeniowej pozwoli na dalszą współpracę, zgodnie z zawartą umową z Sp. z o.o.

Art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymienia jako niestanowiących kosztów odszkodowań z tytułu strat w towarach i paliwach.

Wnioskodawca uważa, że świadczona wpłata na rzecz Sp. z o.o. została wykonana należycie. Dołożył on wszelkich starań, aby zabezpieczyć towary handlowe i paliwo przed ewentualnymi kradzieżami. Na stacji paliw sprawny jest system monitoringu, przeprowadzane są wyrywkowe kontrole stanów towarów oraz zamontowany jest całodobowy system podglądu rejestracji dystrybutorów paliw w biurze i na kasach. Straty powstałe niezależnie od woli Wnioskodawcy (są więc niezawinione) i mogą w dacie faktycznej zapłaty zostać zaliczone do kosztów firmy.

Związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym kosztem (zapłatą odszkodowania), a uzyskanymi przychodami jest ewidentny, ponieważ gdyby operator nie zapłacił odszkodowania Sp. z o.o. zaprzestałby współpracy z kontrahentem (wypowiedziałby umowę).

W skutek tego operator musiałby zamknąć prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą, gdyż utraciłby źródło przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Na wstępie zauważyć należy, że uregulowania dotyczące odszkodowań zawarte w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.).

Treść art. 363 § 1 ww. Kodeksu stanowi, że naprawienie szkody powinno nastąpić, według wyboru poszkodowanego, bądź przez przywrócenie stanu poprzedniego, bądź przez zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej. Jednakże gdyby przywrócenie stanu poprzedniego było niemożliwe albo gdyby pociągało za sobą dla zobowiązanego nadmierne trudności lub koszty, roszczenie poszkodowanego ogranicza się do świadczenia w pieniądzu.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodu, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Koszty związane z zachowaniem źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawarty został w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.

Istotą tego przepisu jest niezaliczanie do kosztów uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań, związanych generalnie z wadami towarów lub usług bądź zwłoką w usuwaniu tych wad. Jeżeli jednak odszkodowanie przysługuje wierzycielowi z innego tytułu niż ww. wymienione, może ono stanowić koszt uzyskania przychodów, po spełnieniu przesłanek wynikających z art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

W rozpatrywanej sprawie przepis art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania, ponieważ odszkodowanie naliczone przez kontrahenta w związku z powstałymi niedoborami inwentaryzacyjnymi, nie stanowi kary umownej ani odszkodowania z tytułu, o którym mowa w cyt. powyżej przepisie. Z tego względu może ono stanowić u płacącego koszt uzyskania przychodów, o ile spełniona będzie zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, warunkująca zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów; poniesiony wydatek musi być związany z uzyskaniem przychodu bądź z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Istotne jest, aby odszkodowanie nie było związane z nieprawidłowościami, których powstanie zostało spowodowane (zawinione) przez podatnika i aby było właściwie udokumentowane. Z tej też przyczyny, każde zapłacone odszkodowanie wymaga indywidualnej oceny w aspekcie całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, okoliczności, których było następstwem oraz formy udokumentowania.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca podpisał umowę o współpracy z sp. z o.o., jako operator Stacji paliw. Z przedmiotowej umowy wynikają zobowiązania oraz odpowiedzialność operatora wobec ww. firmy. Wynagrodzeniem za sprzedaż paliw i towarów jest zapłata wynikająca z wystawianej dla sp. z o.o. w cyklu miesięcznym faktury VAT. Z zawartej umowy wynika również, że w przypadku braków inwentaryzacyjnych, dotyczących kradzieży towarów sklepowych przez klientów, a także towarów uszkodzonych i przeterminowanych, Operator będzie musiał pokryć straty po zakończeniu każdego z kwartałów kalendarzowych (wystawiona zostanie nota obciążeniowa). Zgodnie z zawartą z sp. z o.o. umową, z tytułu ubytków, braków ilościowych i jawnych wad jakościowych lub uszkodzeń, prowadzący stację ponosi pełną odpowiedzialność do wysokości zaistniałej szkody, biorąc pod uwagę ceny detaliczne brutto, tzn. z podatkiem od towarów i usług (VAT), z dnia ujawnienia niedoborów. Również straty paliwowe wynikające z kradzieży paliwa, rozliczane są za pomocą noty obciążeniowej, wystawianej w cyklu kwartalnym, także w kwotach brutto. Przeprowadzane są wyrywkowe kontrole stanów towarów, jak również remanenty poszczególnych grup towarowych. Niezależnie od tego, raz w miesiącu przeprowadzany jest remanent główny wszystkich towarów na stacji, którego wynik końcowy jest podstawą do wystawienia noty obciążeniowej.

Ponadto, przynajmniej jeden raz w roku przeprowadzana jest przez zewnętrzną firmę audytorską (w obecności pracownika Sp. z o.o.) inwentaryzacja wszystkich produktów na stacji, w tym paliw.

Jak wskazano we wniosku w lipcu 2014 r., na obsługiwanej przez Wnioskodawcę stacji paliw doszło do kradzieży paliwa na łączną wartość 10000 zł. Zdarzenie to zostało zgłoszone na Policję, która po przeprowadzeniu postępowania ustaliła sprawcę i całość akt przekazała do prokuratury. Dnia 30 września 2014 r. Sp. z o.o. wystawił na Wnioskodawcę notę obciążeniową za utracony towar w sklepie i utracone paliwo w wyniku ww. kradzieży.

Kwotę odszkodowania Wnioskodawca zapłacił za zgodą Sp. z o.o. w trzech ratach.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że wypłata odszkodowania za niedobory inwentaryzacyjne oraz straty paliwowe, może stanowić dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów. Powstałe niedobory inwentaryzacyjne oraz straty paliwowe, nie były efektem zaniedbań ze strony Wnioskodawcy (braku należytej staranności). Powstały one na skutek kradzieży (nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia), która spowodowała uszczerbek w majątku będącym w posiadaniu podatnika. Wnioskodawca dołożył wszelkiej staranności, aby zabezpieczyć towary handlowe i paliwa przed ewentualnymi kradzieżami, jest sprawny system monitoringu, przeprowadzane są wyrywkowe kontrole stanów towarów oraz zamontowany jest całodobowy system podglądu rejestracji dystrybutorów paliw w biurze i na kasach. Dokonując zapłaty odszkodowania, spełniona jest również podstawowa przesłanka określona w art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy, dotycząca związku poniesionego wydatku z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu - zapłata odszkodowania pozwoli bowiem Wnioskodawcy na dalszą współpracę z kontrahentem.

Kolejnym z warunków uprawniającym do zaliczenia odszkodowania w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Z wniosku wynika, że Wnioskodawca otrzymał od kontrahenta noty obciążeniowe, w których wykazane są kwoty należnego odszkodowania. Noty obciążeniowe nie zostały jednak wyszczególnione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r., poz. 1037), jako dowody księgowe, stwierdzające poniesienie kosztu podatkowego. Co do zasady, nie mogą więc one dokumentować kosztów uzyskania przychodów.

Jednak stosownie do treści § 13 ww. rozporządzenia, za dowód księgowy uważa się:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
   
   

Zgodnie natomiast z § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

− oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zatem podstawą ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zapłaconego odszkodowania na rzecz kontrahenta, mogą być inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Jeżeli zatem poniesiony przez Wnioskodawcę koszt, zostanie udokumentowany notą obciążeniową, o której mowa we wniosku zawierającą ww. dane, to może ona stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Do wniosku dołączono plik dokumentów. Należy jednak zauważyć, że wydając interpretacje w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego, w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do ich oceny; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez Wnioskodawcę i jego stanowiskiem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.