Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP1/443-456/14-5/EK
z 1 sierpnia 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2014 r. (data wpływu 22 kwietnia 2014 r.) uzupełnione pismem z dnia 16 lipca 2014 r. na wezwanie Organu z dnia 4 lipca 2014 r. (skutecznie doręczone 10 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów służbowych używanych w działalności gospodarczej i wynajmowanych na rzecz pracowników – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 kwietnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie w zakresie odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów służbowych używanych w działalności gospodarczej i wynajmowanych na rzecz pracowników. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 16 lipca 2014 r. na wezwanie Organu z dnia 4 lipca 2014 r. (skutecznie doręczone 10 lipca 2014 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

1. Głównym przedmiotem działalności Sp. z o.o. (zwanej dalej Spółką) jest działalność w zakresie usług marketingowych i promocyjnych produktów farmaceutycznych świadczonych na zlecenie firm farmaceutycznych,

2. Spółka wynajmuje, lub leasinguje samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Samochody te udostępniane są pracownikom na następujących zasadach:

a) pracownicy Spółki używają samochodów w godzinach pracy do wykonywania obowiązków służbowych,

b) po godzinach pracy Spółka wynajmuje tym osobom odpłatnie samochody - umowa przewiduje, że pracownik w ramach najmu może przejechać maksymalnie określoną liczbę kilometrów (przykładowo 1.000 km) miesięcznie i za to płaci Spółce czynsz najmu, zaś w przypadku przekroczenia tego limitu, pracownik obciążany jest dodatkową kwotą czynszu za przejechanie dodatkowych, ponadlimitowych, kilometrów.

3. Tak więc Spółka nie wykorzystuje samochodów na cele inne niż cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak wynika z powyższego opisu Spółka wykorzystuje samochody służbowe wyłącznie do działalności gospodarczej w następujący sposób:

a) używania przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych, oraz
b) odpłatny najem samochodów pracownikom po godzinach pracy.

4. Wszyscy pracownicy Spółki prowadzą lub będą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja będzie prowadzona odrębnie dla każdego miesiąca.

5. Spółka weryfikuje czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od łącznej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdyż przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit, za który zapłacił Spółce czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu - czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechane ponad limit kilometry. W ten sposób postępuje większość firm działających na rynku polskim i zajmujących się wynajmem samochodów.

6. W związku z wykorzystaniem samochodu wyłącznie na cele działalności gospodarczej, Spółka zamierza odliczać 100% podatku naliczonego związanego z użytkowaniem lub eksploatacją samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wniosku, w odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał.:

Pytanie 1

„Czy najem samochodów stanowi przedmiot działalności Wnioskodawcy”?

W Krajowym Rejestrze Sądowym - jako przedmiot działalności Spółki - wskazano między innymi prowadzenie działalności w zakresie „wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek”, opisane symbolem PKD 77.11 .Z.

Pytanie 2

„Czy w przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) będzie stanowiła realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku?”

Spółka wskazała, że w przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) będzie stanowiła realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku.

Pytanie 3

„Czy Wnioskodawca zapewnił wyeliminowanie użytku prywatnego pojazdów używanych do wykonywania obowiązków służbowych, tj. czy Wnioskodawca prowadził regulaminy, zarządzenia określające sposób korzystania z pojazdu, wskazał osoby uprawnione do korzystania z pojazdów oraz prowadzi nadzór nad ich używaniem, jeśli tak to należy przedstawić postanowienia w tym zakresie? ”

Spółka wprowadziła regulamin używania samochodów służbowych do celów służbowych. Regulamin ten przewiduje, że:

1. Firma oddaje do dyspozycji samochód służbowy wybranym Pracownikom zatrudnionym w Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na zasadach określonych w niniejszym regulaminie.
2. W celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z użytkowaniem samochodów do celów służbowych, Pracownik zobowiązany jest do optymalnego planowania trasy przejazdów w celach służbowych, tak aby trasa ta była jak najkrótsza, lub jak najszybsza, biorąc pod uwagę doświadczenie Pracownika w zakresie natężenia ruchu („korków”) na poszczególnych odcinkach dróg. W celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z eksploatacją samochodów Pracownik powinien tak planować przejazdy, aby nie przekroczyć miesięcznego limitu przebiegu pojazdu na poziomie 3500 km. Po przekroczeniu w/w limitu bez pisemnej zgody przełożonego, Pracownik będzie obciążony kwotą w wysokości 0,42 PLN + 23% VAT za kilometr + koszt paliwa (jest to stawka, którą Spółka zostanie obciążona przez firmę leasingową w przypadku przekroczenia poziomu 3.500 km przejechanych miesięcznie).
   
   Jeżeli Pracownik będzie używał samochód służbowy poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o pracę - limit określony powyżej dotyczy łącznego przebiegu na cele służbowe oraz w ramach umowy najmu. Jeżeli przekroczenie przez takiego Pracownika limitu przebiegu nastąpi w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, to Pracownik zostanie obciążony za ponad limitowy przebieg według stawki określonej powyżej. Jeżeli jednak przekroczenie limitu nastąpi w związku z wykorzystaniem samochodu w ramach umowy najmu, do ponadlimitowych kilometrów zastosowanie znajdzie stawka określona w umowie najmu.
   
   
3. Samochód służbowy służy wyłącznie do wykonywania zadań służbowych, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy samochód będzie odpłatnie wynajęty pracownikowi do użytku prywatnego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o odpłatny wynajem samochodu.
4. Pracownik zobowiązany jest do rzetelnego i prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu powierzonego mu pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Pracownik oświadcza, że ma świadomość, że nieprawidłowe lub nierzetelne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę z Pracownikiem bez wypowiedzenia z winy Pracownika.
5. Pracownik zobowiązany jest przekazać bezpośredniemu przełożonemu wypełnioną i podpisaną ewidencję w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy ewidencja. Bezpośredni przełożony Pracownika zobowiązany jest do weryfikacji ewidencji, w szczególności zgodności celów poszczególnych wyjazdów Pracownika oraz zadeklarowanych odległości.

Spółka wskazuje również osoby uprawnione do korzystania z samochodu w każdym przypadku jest to jeden, konkretny pracownik Spółki, któremu Spółka przekazuje samochód na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Pracownik ponosi materialną odpowiedzialność za udostępniony mu samochód. Regulamin używania samochodów służbowych przewiduje, że użytkowanie samochodu jest przypisane wyłącznie pracownikowi i tylko pracownik, do którego przypisany jest dany samochód może kierować pojazdem. Powyższe zastrzeżenie dotyczy także sytuacji, gdy Pracownik poza godzinami pracy będzie korzystał z samochodu na podstawie odrębnej umowy najmu. Ponadto, regulamin wskazuje, że samochodem mogą kierować inne osoby posiadające aktualne prawo jazdy - w obecności Pracownika z zastrzeżeniem łącznego spełnienia następujących warunków:

1. w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Pracodawcy,
2. tylko w czasie używania samochodu służbowego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy najmu.

Spółka sprawuje również nadzór nad wykorzystaniem samochodu służbowego do celów służbowych. Opis działań oraz stosowne zapisy regulaminu w tym zakresie zawiera odpowiedź na pytanie 4.

Pytanie 4

„W jaki sposób Spółka będzie sprawować nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu/zarządzenia, tj. w jaki sposób Spółka sprawowała nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych? ”

Regulamin użytkowania samochodów służbowych do celów służbowych przewiduje również, że bezpośredni przełożony - w przypadku wystąpienia wątpliwości co do prawidłowości lub rzetelności prowadzonej przez Pracownika ewidencji zobowiązany jest do podjęcia działań w celu wyjaśnienia powstałych wątpliwości. W tym celu przełożony pracownika może w szczególności:

1. zweryfikować odległość przejechaną przez Pracownika w oparciu o dostępne narzędzia - w szczególności za pośrednictwem strony https://www.google.pl/maps,
2. zwrócić się do Pracownika o pisemne lub mailowe wyjaśnienie powstałych rozbieżności dotyczących zarówno przejechanych odległości, czy też odwiedzonych,
3. zweryfikować odbycie wyjazdu Pracownika do celu wskazanego przez Pracownika w ewidencji poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy z osobą, do której Pracownik wyjechał,
4. zweryfikować przejechane odległości poprzez porównanie ewentualnymi mandatami nałożonymi w związku z użyciem samochodu służbowego - o ile takie mandaty będą nałożone.

Uwagi dodatkowe

Opisany powyżej sposób weryfikacji użytkowania samochodu służbowego dotyczy jedynie wykorzystania samochodu do w celu wypełnienia obowiązków służbowych. Odrębną kwestią jest weryfikacja użycia samochodu w ramach umowy najmu poza godzinami pracy, który to sposób weryfikacji takiego użytku został opisany w złożonym do Państwa wniosku.

Jak Spółka wskazała we wniosku - w zakresie używania samochodu służbowego po godzinach pracy na podstawie umowy najmu - Spółka uważa za wystarczającą weryfikację, czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów. Odbywa się to w ten sposób, że:

1. Spółka porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów.
2. Następnie od miesięcznej liczby kilometrów odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdy przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit za który zapłacił czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu -czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za ilość przejechanych ponad limit kilometrów.

Przy takim sposobie rozliczeń i prowadzenia ewidencji Spółka posiada wystarczające dokumenty aby wykazać, że wynajmowany przez nią samochód wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (częściowo w celu realizacji obowiązków służbowych, a częściowo w celu wynajmu za wynagrodzeniem), Z tego powodu w ocenie Spółki nie jest konieczne prowadzenie ewidencji w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach zawartych przez Spółkę umów najmu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

1. Czy w zakresie w jakim samochód jest odpłatnie wynajmowany przez Spółkę jej pracownikom poza godzinami pracy, Spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czy też ewidencja powinna dotyczyć jedynie wykorzystywania samochodu w godzinach pracy (czyli w czasie, gdy samochód wykorzystywany jest przez pracownika do wykonywania obowiązków służbowych, a nie wynajmowany przez niego na podstawie umowy najmu zawartej ze Spółką)?
2. W przypadku, gdy odpowiedź na pytanie pierwsze będzie zakładała obowiązek prowadzenia ewidencji także w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach umowy najmu, to prosimy o odpowiedź czy wystarczające będzie jeżeli w prowadzonej (miesięcznej) ewidencji - oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę - w ostatniej (jednej) pozycji takiej ewidencja pojawią się następujące dane:
   • kolejny numer wpisu,
   • informację, że samochód był odpłatnie udostępniony w ramach umowy najmu,
   • liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów?
     
     
     

W ocenie Spółki, w celu odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów Spółka nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w zakresie w jakim samochód używany jest przez pracownika w ramach umowy najmu poza godzinami pracy. Wystarczające będzie jeżeli ewidencja będzie obejmowała użycie samochodu w celu wypełnienia obowiązków służbowych. Zakres użycia samochodu w ramach umowy najmu i liczbę przejechanych w tym celu kilometrów będzie można ustalić odejmując od łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów liczbę kilometrów przejechanych na cele służbowe. W ten sposób będzie można ustalić, czy pracownik w ramach umowy najmu przekroczył limit, czy też nie.

Jeżeli jednak ocena stanowiska Spółki w zakresie pytania pierwszego byłaby negatywna, to zdaniem Spółki wystarczające będzie, jeżeli w prowadzonej ewidencji oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę, w ostatniej (jednej) pozycji takiej ewidencji pojawią się następujące zapisy:

• kolejny numer wpisu,
  

• informację, że samochód był wykorzystywany w ramach umowy najmu,
  

• liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów.
  
  
  

Uzasadnienie do pytania pierwszego

Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT w przypadku samochodów używanych przez Spółkę (opisanych powyżej w stanie faktycznym) Spółka może odliczyć 100% podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup towarów i usług związanych z używaniem i eksploatacją samochodów, jeżeli samochody używane są przez Spółkę wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą.

Z kolei w myśl art. 86a ust. 4 ustawy o VAT pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych / działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Samochody Spółki nie spełniają warunków konstrukcyjnych, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, w związku z czym Spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w zakresie, w jakim samochody używane są na cele działalności gospodarczej Spółki.

Jednocześnie art. 86a ust. 5 ustaw o VAT wskazuje, że warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

1. odprzedaży,
2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

Tak więc ewidencja przebiegu pojazdu ma służyć celom wykazania, że Spółka jako podatnik podatku od towarów i usług użytkuje samochody wyłącznie na działalność gospodarczą.

W analizowanym przypadku Spółka wykorzystuje samochody w ramach prowadzonej działalności w dwojaki sposób - po pierwsze samochody służą do realizacji przez pracowników ich zadań służbowych, a po drugiej po godzinach pracy Spółka wynajmuje samochody (za wynagrodzeniem) swoim pracownikom (pracownicy mają określony, miesięczny limit do przejechania w ramach umowy najmu).

Z przepisów ustawy o VAT obowiązujących od dnia 1 kwietnia 2014 roku wynika więc, że ewidencja ma służyć wyłącznie do ustalenia, czy w ramach godzin pracy i wykonywania obowiązków służbowych samochody rzeczywiście wykorzystywane są do działalności gospodarczej Spółki, a nie na inne cele, niezwiązane z tą działalnością.

Zbędne jest więc prowadzenie ewidencji, gdy pracownik za wynagrodzeniem użytkuje samochód na podstawie umowy najmu po godzinach pracy. Spółka udostępniając samochód pracownikowi w ramach umowy najmu zachowuje się jak typowa firma wynajmująca samochody - udostępnia samochód, inkasuje z tego tytułu wynagrodzenie i sprawdza, czy samochód jest użytkowany w ramach umowy najmu zgodnie z tą umową - czyli czy pracownik nie przejechał większej liczby kilometrów niż ustalony limit w umowie najmu.

W celu ustalenia czy samochód w ramach umowy najmu wykorzystywany jest na cele działalności gospodarczej Spółka nie musi wiedzieć, gdzie pracownik w ramach limitu określonego w umowie najmu jeździł, gdyż w tym czasie może on dowolnie używać samochód, o ile nie przekroczy miesięcznego limitu kilometrów określonego w umowie. Każdy zaś przejazd w ramach umowy najmu - bez względu na cel i miejsce docelowe takiego przejazdu - będzie bowiem przejazdem na cele związane z działalnością Spółki - czyli w celu świadczenia usług najmu za wynagrodzeniem. Innymi słowy, skoro pracownik za wynagrodzeniem płaconym Spółce ma prawo przejechać 1.000 kilometrów miesięcznie, to przejazdy w ramach tego limitu są przejazdami na cele prowadzonej działalności - czyli w celu uzyskania przychodu w postaci czynszu najmu - bez względu na to gdzie pracownik pojedzie tym samochodem w ramach wspomnianego limitu. Z tego powodu prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, która obejmowałaby przejazdy w ramach umowy najmu nie jest wymagane.

Jak wskazano powyżej Spółka weryfikuje, czy pracownik nie przekroczył określonego limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od miesięcznej liczby kilometrów odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdy przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit za który zapłacił czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechanych ponad limit kilometrów. Przy takim sposobie rozliczeń i prowadzenia ewidencji Spółka posiada wystarczające dokumenty aby wykazać, że wynajmowany przez nią samochód wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (częściowo w celu realizacji obowiązków służbowych, a częściowo w celu wynajmu za wynagrodzeniem). Z tego powodu nie jest konieczne prowadzenie ewidencji w zakresie w jakim samochody wykorzystywane są w ramach zawartych przez Spółkę umów najmu.

Co więcej, stanowisko Spółki potwierdza również brzmienie art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c) ustawy o VAT, godnie z którym „warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do (...) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze - jeżeli (...) oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.”.

Skoro więc ewidencji nie trzeba w ogóle prowadzić, jeżeli samochody przeznaczone są wyłącznie do oddania w odpłatny najem, to w przypadku, gdy samochód używany jest częściowo na własne potrzeby Spółki, a częściowo oddawany przez Spółkę w najem, to Spółka nie musi prowadzić ewidencji w zakresie w jakim samochód oddawany jest w odpłatny najem jej pracownikom.

Uzasadnienie do pytania drugiego

W przypadku, gdy odpowiedź na pytanie pierwsze będzie negatywna, co będzie oznaczało konieczność prowadzenia ewidencji również w zakresie używania w ramach umowy najmu, to Spółka stoi na stanowisku, że wystarczające będzie, jeżeli w prowadzonej miesięcznie ewidencji oprócz danych dotyczących przejazdów na cele służbowe pracowników w wykonaniu ich obowiązków z umowy o pracę, na koniec miesiąca pojawi się jeden wpis, w ramach którego osoba użytkująca samochód wskaże:

1. kolejny numer wpisu,
2. informacja, że samochód był odpłatnie wynajęty w ramach zawartej umowy najmu,
3. liczbę przejechanych w ramach umowy najmu kilometrów.

Pozostałe dane, takie jak stan licznika na początek i koniec miesiąca, czy też numer rejestracyjny pojazdu i dane osoby, która korzystała z samochodu będą zamieszczone w tej części ewidencji, w której będą zamieszczane dane o użyciu samochodu w ramach wykonywania obowiązków służbowych.

W ewidencji nie będzie potrzebne wskazywanie jakie trasy przejechał pracownik w ramach umowy najmu. Dla przykładu nie będzie konieczne wskazywanie że pracownik po godzinach korzystając odpłatnie z samochodu odwoził dzieci do szkoły, jeździł samochodem do kina, czy na zakupy, etc. Informacje te są całkowicie zbyteczne z punktu widzenia ustalenia, czy samochód wykorzystywany jest wyłącznie na cele działalności Spółki. Skoro bowiem Spółka wynajęła samochód za wynagrodzeniem, za które pracownik może przejechać określoną liczbę kilometrów, to całkowicie nie ma znaczenia dla określenia, czy samochód jest używany na cele działalności (odpłatnego najmu) gdzie w ramach umowy najmu pracownik jeździł. Bez względu bowiem na to gdzie pracownik w ramach umowy najmu pojedzie - każdy taki przejazd będzie związany z działalnością Spółki, czyli z czynszem, który Spółka otrzymuje za wynajem samochodu po godzinach.

Konkluzje

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, iż:

1. w ocenie Spółki ewidencję przebiegu pojazdu Spółka powinna prowadzić tylko w zakresie, w jakim samochód wykorzystywany jest przez nią do wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych, zaś w zakresie w jakim samochód ten jest wynajmowany po godzinach pracy powyższej ewidencji nie trzeba prowadzić,
2. jeżeli stanowisko Spółki zostałoby uznane za nieprawidłowe, to ewidencja w zakresie w jakim pracownik po godzinach pracy korzysta odpłatnie z samochodu w ramach umowy najmu powinna zawierać ograniczone dane, bez konieczności wskazywania tras jakie przejechał pracownik korzystając odpłatnie z samochodu w ramach umowy najmu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Natomiast, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z ww. przepisów prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Ponadto w treści art. 88 ustawy ustawodawca wskazał przypadki, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego.

Należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2014 r. kwestie związane z odliczeniem podatku od towarów i usług związanego z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane przepisami art. 86a ustawy o VAT. Natomiast z dniem 1 kwietnia 2014 r. na podstawie art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014r., poz. 312), zwanej dalej ustawą nowelizującą, przepisy art. 86a ustawy o VAT uległy zmianie.

I tak, zgodnie art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

W myśl art. 86a ust. 2 ww. ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Stosownie natomiast do art. 86a ust. 3 ww. ustawy przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1. w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:

1. wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
   
2. konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie

2. do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1.przeznaczonych wyłącznie do:

1. odprzedaży,
2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
   

2. w odniesieniu do których:

1. kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
   
2. podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
   
   

Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nie przekraczającej 3.5 tony (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT).

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest działalność w zakresie usług marketingowych i promocyjnych produktów farmaceutycznych świadczonych na zlecenie firm farmaceutycznych. Spółka wynajmuje, lub leasinguje samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Samochody te udostępniane są pracownikom na następujących zasadach

1. pracownicy Spółki używają samochodów w godzinach pracy do wykonywania obowiązków służbowych,
2. po godzinach pracy Spółka wynajmuje tym osobom odpłatnie samochody - umowa przewiduje, że pracownik w ramach najmu może przejechać maksymalnie określoną liczbę kilometrów (przykładowo 1.000 km) miesięcznie i za to płaci Spółce czynsz najmu, zaś w przypadku przekroczenia tego limitu, pracownik obciążany jest dodatkową kwotą czynszu za przejechanie dodatkowych, ponadlimitowych, kilometrów. Wnioskodawca wskazał, że Spółka nie wykorzystuje samochodów na cele inne niż cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka wykorzystuje samochody służbowe wyłącznie do działalności gospodarczej w następujący sposób:

1. używania przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych, oraz
   
2. odpłatny najem samochodów pracownikom po godzinach pracy.
   
   

Wszyscy pracownicy Spółki prowadzą lub będą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja będzie prowadzona odrębnie dla każdego miesiąca. Spółka weryfikuje czy pracownik nie przekroczył określonego w umowie najmu limitu kilometrów w ten sposób, że porównuje stan licznika z początku i z końca miesiąca - w celu ustalenia łącznej liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Następnie od łącznej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu odejmuje kilometry wynikające z prowadzonej przez pracownika ewidencji i jeżeli wynik tego odejmowania jest mniejszy niż limit kilometrów wynikający z umowy najmu, to pracownik wywiązał się z umowy najmu, gdyż przejechał w ramach tej umowy na swoje własne potrzeby mniej kilometrów niż limit, za który zapłacił Spółce czynsz najmu. Jeżeli jednak okaże się, że pracownik przejechał więcej kilometrów niż limit określony w umowie najmu - czyli przejechał na swoje potrzeby więcej kilometrów niż za nie zapłacił w ramach czynszu najmu - to Spółka obciąża pracownika dodatkową kwotą za przejechane ponad limit kilometry. W ten sposób postępuje większość firm działających na rynku polskim i zajmujących się wynajmem samochodów. W związku z wykorzystaniem samochodu wyłącznie na cele działalności gospodarczej, Spółka zamierza odliczać 100% podatku naliczonego związanego z użytkowaniem lub eksploatacją samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. W uzupełnieniu wniosku, Wnioskodawca wskazał, że jako przedmiotem działalności Spółki jest również „wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek” (PKD 77.11.Z). W przypadku zawierania umów z pracownikami na wynajem pojazdu samochodowego opłata (cena najmu) stanowi realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług na rynku). Wnioskodawca opisał również postanowienia regulaminu związanego z użytkowaniem samochodów do celów służbowych oraz opisał w jaki sposób nadzoruje postanowienia tego regulaminu.

Wnioskodawca na tle tak przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego powziął wątpliwości czy w celu odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów używania i eksploatacji samochodów Spółka nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w zakresie w jakim samochód używany jest przez pracownika w ramach umowy najmu poza godzinami pracy.

W odniesieniu do powyższej kwestii należy zauważyć, że wskazany przepis art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT przewiduje wyłączenie ogólnej zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 tej ustawy w zakresie odliczania podatku naliczonego związanego z wydatkami dotyczącymi pojazdów samochodowych, w sytuacji gdy dany pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Jednocześnie ustawodawca w ust. 4 ww. art. 86a ustawy wyjaśnił, kiedy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane do działalności gospodarczej.

Ten ostatni przepis w sposób jednoznaczny wskazuje, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane do działalności gospodarczej jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Jednocześnie w przywołanym wcześniej art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy o VAT ustawodawca zrezygnował z wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

W sytuacji przedstawionej we wniosku Wnioskodawca wyjaśnił, że pojazdy samochodowe, o których mowa we wniosku będą wykorzystywane zarówno w celu realizacji zadań stanowiących działalność podstawową Wnioskodawcy jak również będą one wynajmowane własnym pracownikom za stosowną opłatą.

Z powyższych wyjaśnień jednoznacznie wynika, że wskazane we wniosku pojazdy samochodowe nie są przeznaczone wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Zatem w przedstawionych okolicznościach sprawy nie znajdzie zastosowania art. 86a ust. 5 ustawy. Wnioskodawca będzie zobowiązany do zastosowania art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy jedynie w stosunku do prowadzonej działalności gospodarczej, przepis ten nie będzie dotyczył działalności Wnioskodawcy w zakresie wynajmu samochodów.

Jednakże, co należy podkreślić, okoliczność, że Wnioskodawca dokonuje najmu pojazdu i rozstrzygniecie, czy w odniesieniu do wynajętych na rzecz pracowników samochodów służbowych konieczne jest prowadzenie rejestru przebiegu pojazdu, nie jest decydująca do uznania, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej w rozumieniu art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy o VAT i tym samym nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego w pełnym zakresie.

Należy wskazać, że zarówno używanie samochodów przez pracowników do świadczenia pracy na rzecz Wnioskodawcy, jak i ewentualny wynajem samochodów stanowią niewątpliwie wykorzystywanie pojazdów do działalności gospodarczej. Jednakże, aby uznać czy Wnioskodawcy przysługuje pełne odliczenie podatku naliczonego z tytułu użytkowania pojazdów do celów służbowych jak również najmu samochodów, po pierwsze należy przeanalizować, czy Wnioskodawca tworząc odpowiednie procedury, jak również sprawując nad nimi nadzór wykluczył użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych w czasie, kiedy pracownicy użytkują te pojazdy do obowiązków służbowych. Dopiero następnie przeanalizować, czy Wnioskodawca w czasie, kiedy samochód służbowy zostanie wynajęty pracownikom, obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem, w sytuacji przedstawionej we wniosku dla oceny zakresu odliczenia podatku naliczonego konieczne więc będzie spełnienie wymogów przewidzianych przepisem art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT tj.:

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez Wnioskodawcę, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania wykluczać będzie ich użycie do celów prywatnych, i jednocześnie
  

• wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez Wnioskodawcę dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
  
  
  

Zatem określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów.

Wnioskodawca w uzupełnieniu wskazał, że Spółka wprowadziła regulamin używania samochodów służbowych do celów służbowych. Regulamin przewiduje, że Firma oddaje do dyspozycji samochód służbowy wybranym Pracownikom zatrudnionym w Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na zasadach określonych w niniejszym regulaminie. Regulamin przewiduje, że w celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z użytkowaniem samochodów do celów służbowych, Pracownik zobowiązany jest do optymalnego planowania trasy przejazdów w celach służbowych, tak aby trasa ta była jak najkrótsza, lub jak najszybsza, biorąc pod uwagę doświadczenie Pracownika w zakresie natężenia ruchu („korków”) na poszczególnych odcinkach dróg. W celu zabezpieczenia poziomu kosztów związanych z eksploatacją samochodów Pracownik powinien tak planować przejazdu, aby nie przekroczyć miesięcznego limitu przebiegu pojazdu na poziomie 3500 km. Po przekroczeniu w/w limitu bez pisemnej zgody przełożonego, Pracownik będzie obciążony kwotą w wysokości 0,42 PLN + 23% VAT za kilometr + koszt paliwa (jest to stawka, którą Spółka zostanie obciążona przez firmę leasingową w przypadku przekroczenia poziomu 3.500 km przejechanych miesięcznie). Jeżeli Pracownik będzie używał samochód służbowy poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o pracę - limit określony powyżej dotyczy łącznego przebiegu na cele służbowe oraz w ramach umowy najmu. Jeżeli przekroczenie przez takiego Pracownika limitu przebiegu nastąpi w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, to Pracownik zostanie obciążony za ponad limitowy przebieg według stawki określonej powyżej. Jeżeli jednak przekroczenie limitu nastąpi w związku z wykorzystaniem samochodu w ramach umowy najmu, do ponadlimitowych kilometrów zastosowanie znajdzie stawka określona w umowie najmu. Samochód służbowy służy wyłącznie do wykonywania zadań służbowych, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy samochód będzie odpłatnie wynajęty pracownikowi do użytku prywatnego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy o odpłatny wynajem samochodu. Pracownik zobowiązany jest do rzetelnego i prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu powierzonego mu pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Pracownik oświadcza, że ma świadomość, że nieprawidłowe lub nierzetelne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczy i może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę z Pracownikiem bez wypowiedzenia z winy Pracownika. Pracownik zobowiązany jest przekazać bezpośredniemu przełożonemu wypełnioną i podpisaną ewidencję w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy ewidencja. Bezpośredni przełożony Pracownika zobowiązany jest do weryfikacji ewidencji, w szczególności zgodności celów poszczególnych wyjazdów Pracownika oraz zadeklarowanych odległości. Spółka wskazała również osoby uprawnione do korzystania z samochodu - każdy przypadku jest to jeden, konkretny pracownik Spółki, któremu Spółka przekazuje samochód na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Pracownik ponosi materialną odpowiedzialność za udostępniony mu samochód. Regulamin używania samochodów służbowych przewiduje, że użytkowanie samochodu jest przypisane wyłącznie pracownikowi i tylko pracownik, do którego przypisany jest dany samochód może kierować pojazdem. Powyższe zastrzeżenie dotyczy także sytuacji, gdy Pracownik poza godzinami pracy będzie korzystał z samochodu na podstawie odrębnej umowy najmu. Ponadto, regulamin wskazuje, że samochodem mogą kierować inne osoby posiadające aktualne prawo jazdy - w obecności Pracownika z zastrzeżeniem łącznego spełnienia następujących warunków:

1. w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Pracodawcy,
2. tylko w czasie używania samochodu służbowego poza godzinami pracy na podstawie odrębnej umowy najmu.

Wnioskodawca wskazał również, że sprawuje nadzór nad wykorzystaniem samochodu służbowego do celów służbowych, tj. bezpośredni przełożony - w przypadku wystąpienia wątpliwości co do prawidłowości lub rzetelności prowadzonej przez Pracownika ewidencji zobowiązany jest do podjęcia działań w celu wyjaśnienia powstałych wątpliwości. W tym celu przełożony pracownika może w szczególności:

1. zweryfikować odległość przejechaną przez Pracownika w oparciu o dostępne narzędzia - w szczególności za pośrednictwem strony https://www.google.pl/maps,
2. zwrócić się do Pracownika o pisemne lub mailowe wyjaśnienie powstałych rozbieżności dotyczących zarówno przejechanych odległości, czy też odwiedzonych,
3. zweryfikować odbycie wyjazdu Pracownika do celu wskazanego przez Pracownika w ewidencji poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy z osobą, do której Pracownik wyjechał,
4. zweryfikować przejechane odległości poprzez porównanie ewentualnymi mandatami nałożonymi w związku z użyciem samochodu służbowego - o ile takie mandaty będą nałożone.

Z okoliczności przedstawionych przez Wnioskodawcę wynika, że wprawdzie wprowadził on procedury, które mówią o tym, jak powinno przebiegać użycie samochodów w ramach wykorzystywania samochodów w celach służbowych, jednakże z przedstawionych przez Wnioskodawcę procedur i sprawowanego nadzoru nie wynika całkowite wyeliminowanie możliwości użytku prywatnego przez osobę uprawnioną do używania pojazdu. Nałożone regulaminem na pracownika zobowiązania do optymalnego planowania trasy przejazdów w celach służbowych, tak aby pracownik nie przekroczył ustalonego limitu kilometrów użytkowania samochodów, czy też zastrzeżenie, że pracownik zobowiązany jest do rzetelnego i prawidłowe prowadzenia ewidencji przebiegu nie eliminuje użytku prywatnego przez pracownika w godzinach służbowych. Należy wskazać, ze obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest jedynie potwierdzeniem sposobu użytkowania pojazdów samochodowych do celów związanych wyłącznie z działalnością gospodarczą i ma na celu udokumentować oraz zagwarantować taki sposób użytkowania. Opisany nadzór ogranicza się w zasadzie do weryfikacji odległości przejechanej przez pracownika, i to jak wskazuje Wnioskodawca, w momencie wystąpienia wątpliwości. Zatem, nie można obiektywnie stwierdzić, że ww. samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej i prowadzony regulamin oraz nadzór nad nim wyklucza ich użycie w celu prywatnym.

W tym miejscu wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS lub w przypadku używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy czy wyjazd urlopowy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa. W przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów - określenie reguł wykluczających użytek prywatny.

Należy zatem stwierdzić, że w opisanych warunkach Wnioskodawca nie stworzył procedur/zasad wykorzystania pojazdów w pełni wykluczających potencjalny ich użytek prywatny w ramach użytku samochodów do celów służbowych, co powoduje, że przedmiotowe pojazdy nie będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, w rozumieniu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazuje, że ww. samochody będzie wykorzystywać do czynności opodatkowanych. Tym samym Wnioskodawca nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia i wydatków eksploatacyjnych związanych z używaniem ww. pojazdów. Prawo to jednakże jest ograniczone do wysokości 50 % kwoty podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur.

Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego z tytułu nabycia danego pojazdu i innych towarów oraz usług związanych z danym pojazdem, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2014 r. W konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobligowany do prowadzenia rejestru przebiegu pojazdów o którym mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, że w celu odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dotyczących kosztów użytkowania i eksloatacji samochodów Spółka nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w zakresie w jakim samochód używany jest przez pracownika w ramach umowy najmu poza godzinami pracy. Wystarczające będzie jeżeli ewidencja będzie obejmowała użycie samochodu w celu wypełnienia obowiązków służbowych należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.