W odpowiedzi na zapytanie Spółki z dnia 22.03.2004 r. (wpłynęło do tutejszego Urzędu Skarbowego w dniu 23.03.2004 r.) złożone w trybie artykułu 14 a § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926, ze zm.), Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego informuje, iż:

zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54 z 2000r., poz. 654 ze zm.) "koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszy uzyskania, które zostały zarachowane chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba, że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione."

Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, iż w roku podatkowym nabywa ona usługi i ponosi koszty związane z ogólną działalnością np.; w zakresie najmu powierzchni biurowej, usług telekomunikacyjnych, usług związanych z korzystaniem z mediów oraz usług marketingowych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych z dniem 31 grudnia powoduje, iż po zakończeniu roku obrotowego Spółka pozbawiona jest możliwości uwzględnienia nowych pozycji kosztowych dotyczących roku poprzedniego w przypadku gdy informacje o tych kosztach docierają do Spółki już po zamknięciu ksiąg.

Zgodnie z art. 9 ust 1 ustawy o p.d.o.p. podatnicy są zobowiązani do prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Artykuł ten należy rozumieć w powiązaniu z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.) w ten sposób, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów które zostały uwzględnione przy obliczaniu dochodu jako podstawy opodatkowania. Wyrażona w nim bowiem zasada prawidłowości i rzetelności zapisów zobowiązuje jednostki do rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej firmy oraz wyniku finansowego.

Ponieważ zgodnie z art. 12 ust. 5 ww. ustawy zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe można przyjąć, iż skoro Spółka zamyka rok obrotowy z dniem 31 grudnia, to wszelkie operacje gospodarcze, które mają miejsce po tej dacie nie są możliwe do zaewidencjonowania.

Biorąc powyższe pod uwagę w świetle przepisu z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych koszty wynikające z realizacji przedmiotowych umów:

jeżeli zostały zarachowane przez Spółkę do roku podatkowego w których usługi te miał miejsce,

były znane co do kwoty i rodzaju oraz

dotyczyły przychodów tego roku

są kosztem uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym zostały zarachowane, mimo iż faktycznie poniesiono je w następnym roku podatkowym (na podstawie otrzymanej faktury).

Natomiast w przypadku gdy nie było możliwe rozpoznanie i zarachowanie kosztu podatkowego z tytułu tych wydatków w roku zamknięcia ksiąg należy go ująć w rozliczeniu za rok podatkowy w którym koszt ten poniesiono.