Zasady dokumentowania sprzedaży dokonywanej przez podatników podatku VAT określają aktualnie przepisy Ustawy z dnia 08.01.1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 1993 r. nr 11, poz. 50 z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, tj. m.in. przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.03.2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002 r. nr 27 , poz. 268 z późn. zm.).

I tak obowiązki ww. podatników w zakresie treści faktur (elementy zasadnicze faktury VAT) określa jednoznacznie przepis art. 32 ust. 1 Ustawy, który stanowi, że podatnicy , z zastrzeżeniem ust. 2, obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności sprzedaż towarów, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, wartość sprzedaży, kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Jeśli zatem faktura wystawiona lub przyjęta przez podatnika zawiera stwierdzenia pozwalające ustalić dane wymienione w tym przepisie, uznać należy, że podatnikspełnił obowiązek nałożony ustawą.

Jednocześnie Minister Finansów na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 32 ust. 5 ustawy o p.t.u. określił w Rozdziale 10 rozporządzenia z dnia 22.03.2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym szczegółowe zasady wystawiania faktur przez podatników podatku VAT oraz dane, które winny one zawierać. W rozdziale tym unormowano m.in. sposób określania w fakturze VAT kwoty podatku.

Zgodnie zatem z § 35 ust. 1 pkt 9 i 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.03.2002 r. sprzedawca może wykazywać w fakturze sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe oraz kwoty podatku od tych sum, albo określać w fakturze kwoty wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w fakturze i kwoty podatku dotyczące tych wartości ( § 35 ust. 2 ww. rozporządzenia). W tym drugim przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. Powyższe oznacza, że obydwa sposoby określania kwot podatku na fakturach VAT są prawidłowe i mogą być stosowane zamiennie. Zasady zaokrągleń kwot wykazywanych w fakturach określa natomiast jednoznacznie przepis § 35 ust 5 ww. rozporządzenia zgodnie z którym kwoty wykazywane w fakturach zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Powyższa zasada obowiązuje bez względu na wybór przez sprzedawcę sposobu określania na fakturze kwoty podatku, przy czym do określenia wartości podatku należnego należy zawsze przyjmować wartość wynikającą bezpośrednio z danej faktury VAT.