W odpowiedzi na zapytanie z dnia 2.03.2004 r. w sprawie zaliczania przez wspólników spółki cywilnej diet do kosztów uzyskania przychodów, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Jaśle, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), informuje:

Z treści przedmiotowego zapytania wspólników wynika, że w ramach prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej świadczą oni usługi geodezyjno-kartograficzne. Usługi te związane są z dokonywaniem różnych pomiarów, które wykonywane są na terenie całego województwa, a także z pozyskiwaniem materiałów pomocniczych jak mapy, wyrysy, które znajdują się w różnych urzędach gmin. Z dalszej treści zapytania wynika, że wspólnicy wyjeżdżając w teren dla dokonania pomiarów i zebrania dokumentacji niezbędnej do wykonania usługi wyjazd ten traktują jako podróż służbową, wystawiają delegacje a naliczone diety uznają za koszty uzyskania przychodów.

Problematykę zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą reguluje art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). W myśl tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych tych osób – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W związku ze wskazaniem przez wspólników w zapytaniu, że przedmiotem działalności gospodarczej jest świadczenie usług geodezyjno-kartograficznych, które wiążą się z dokonywaniem w terenie różnych pomiarów, jak również koniecznością pozyskiwania materiałów pomocniczych poza siedzibą jednostki – rozróżnić należy dwa stany faktyczne:

1. wykonywanie (całościowe) usług geodezyjno-kartograficznych,
2. odbywanie podróży służbowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W pierwszym przypadku mamy do czynienia z wykonywaniem przez podatnika (wspólników) jego działalności gospodarczej na obszarze objętym zakresem działania. Realizacja poszczególnych wyjazdów wspólników w związku z zawartymi umowami czy przyjętymi zleceniami nie jest jednak odbywaniem podróży służbowych, bowiem stanowi istotę działalności wykonywanej przez wspólników stale. Bez wpływu na powyższe pozostaje przy tym okoliczność posiadania przez przedsiębiorcę oznaczonej we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej siedziby.

W konsekwencji powyższego przedsiębiorcy świadczącemu usługi geodezyjno-kartograficzne w omawianym przypadku nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych, gdyż wyjazdy wspólników, o których mowa w zapytaniu stanowią istotę wykonywanej działalności.

Natomiast istotą podróży służbowej jest wykonanie pojedynczego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podatnika lub jego stałe miejsce pracy. Uwzględniając powyższe podróżami służbowymi u osób prowadzących działalność gospodarczą będą np. podróże odbywane do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczenia usług, zawarcia umowy (kontraktu), uczestnictwa w targach itp. Tylko w takich przypadkach będą przysługiwały diety do wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.