Zespół Wspólnot Mieszkaniowych dokonuje zapłaty za roboty finansowane z rachunku funduszu remontowego, na podstawie faktur i rachunków wystawianych przez wykonawców tych robót.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Jak wynika z treści przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000r. Nr 80, poz. 903, z późn. zm.), a w szczególności z art. 6 wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną nie posiadająca osobowości prawnej. Wobec tego zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) przepisy tej ustawy mają zastosowanie również do wspólnot mieszkaniowych. Tym samym co do zasady, rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej powinna być prowadzona w formie i na zasadach przewidzianych w tej ustawie.Wspólnota mieszkaniowa jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej objęta jest ponadto przepisami rozporządzenia z dnia 15 listopada 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 137, poz. 1539), jednakże i w tym przypadku zobowiązana jest stosować się do nadrzędnych zasad rachunkowości, określonych w ustawie o rachunkowości, a w tym między innymi zasad dokumentacji zapisów księgowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 i art. art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości podstawę zapisu w księgach rachunkowych stanowi między innymi zewnętrzny (obcy) dowód księgowy (dowód źródłowy), otrzymany od kontrahenta, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej. Taki dowód powinien być rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentuje, kompletny, zawierający co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy oraz wolny od błędów rachunkowych.Ponieważ z literalnego brzmienia powyższych przepisów nie wynika, że tylko dowód nazwany fakturą jest jedynym dowodem księgowym dającym podstawę do uznania wydatku za koszt a zatem wydatki ponoszone z rachunku funduszu remontowego mogą być dokumentowane zarówno fakturami jak i rachunkami, spełniającymi wymogi określone w powyższych przepisach ustawy o rachunkowości oraz wymogi wynikające z:
• przepisów ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.) - jeżeli kontrahent jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT, albo
• art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) oraz § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063) - jeżeli kontrahent korzysta ze zwolnienia od podatku VAT,

Powyższe zasady dokumentowania zapisów księgowych nie odnoszą się w ogóle do zasad odliczeń od podatku dochodowego . Odliczenia przysługują podatnikom zarówno wówczas gdy wydatki z funduszu remontowego wspólnota mieszkaniowa udokumentuje fakturami jak i rachunkami. Odliczenia z tytułu wpłat na fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej wynikające z przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r., nr 14, poz. 176 z późn. zm.) przysługują bowiem podatnikowi na następujących zasadach:
• W myśl art. 27a ust. 1 pkt 1 tej ustawy podatek dochodowy od osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, obliczony zgodnie z art. 27, obniżony zgodnie z art. 27b o kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, zmniejsza się na zasadach określonych w ust. 2-15, jeżeli w roku podatkowym podatnik poniósł wydatki na własne potrzeby mieszkaniowe, między innymi z tytułu wpłaty na wyodrębniony fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej.
• Zgodnie z art. 27a ust. 6 pkt 1 tej ustawy wysokość wydatków poniesionych przez podatnika w roku podatkowym z tytułu wpłat na wyodrębniony fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej ustala się na podstawie dowodu tej wpłaty, obejmującego również takie dowody jak dowody wpłaty do kasy wspólnoty mieszkaniowej jak i przelewy bankowe i przekazy dokonywane na rachunek tej wspólnoty.

Natomiast w zakresie dokumentowania wydatków z rachunku funduszu remontowego wydatki te mogą być dokumentowane zarówno fakturami VAT jak i rachunkami.