Działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w związku z Pani wnioskiem z dnia 23 lutego 2004 roku w sprawie udzielenia informacji w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu osobowego oraz w zakresie zaliczenia do przychodów i opodatkowania podatkiem VAT należności otrzymanych od usługobiorcy za użytkowanie prywatnego samochodu Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wąbrzeźnie informuje co następuje.

Ze stanu faktycznego opisanego we wniosku wynika, że dla wykorzystywanego w działalności gospodarczej własnego samochodu osobowego prowadzi Pani ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz gromadzi rachunki na zakup paliwa, korzystanie z parkingów i drobne bieżące naprawy. Po zakończeniu miesiąca zalicza Pani do kosztów uzyskania przychodów niższą kwotę wydatków, wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu bądź ze zgromadzonych rachunków. skazała Pani również, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, ale nie odlicza naliczonego podatku od towarów i usług wykazanego w fakturach VAT dotyczących zakupu paliwa oraz ponoszonych innych wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodu osobowego do celów prowadzonej działalności gospodarczej. W Pani ocenie działanie to jest zgodne z przepisami i wydatki w kwotach brutto stanowią koszty uzyskania przychodu.

Ponadto z treści przedmiotowego wniosku wynika, że zgodnie z podpisaną umową na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i faktury VAT firma z którą Pani współpracuje dokonuje Pani zwrotu kosztów przejazdu. W Pani ocenie kwoty te stanowią przychód z prowadzonej działalności gospodarczej, od którego nie nalicza się należnego podatku VAT.

Po przeanalizowaniu przedstawionych okoliczności faktycznych kierując się obowiązującymi w tej materii przepisami prawa tutejszy organ stwierdza co następuje. Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( jt. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm. ) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wskazać w tym miejscu należy, że w zależności od tego co stanowi podstawę używania samochodu w firmie podatnik korzysta z różnych praw i zobowiązany jest do wykonywania różnych obowiązków. Ponadto wysokość ewentualnie zaliczanych do kosztów firmy, wydatków związanych z używaniem samochodu, uzależniona jest od faktu czy mamy do czynienia z samochodem osobowym czy ciężarowym.

Możliwość odliczenia kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest swego rodzaju przywilejem tylko niektórych podmiotów , których dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. To czy podatnik korzysta z tej możliwości uzależnione jest tylko od jego swobodnego uznania. Podatnik korzystający z możliwości odliczenia od przychodów kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego do celów prowadzonej działalności gospodarczej winien przestrzegać wszystkich warunków od których uzależniona jest możliwość dokonania odliczeń z tego tytułu.Jednym z takich warunków jest bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu , który wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 cyt. wyżej ustawy.

Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oaz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z uregulowaniem zawartym w art. 23 ust. 5 ustawy przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego , udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu według wymogów określonych w art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustalając limit, co miesiąc należy porównać kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu z faktycznymi wydatkami. W sytuacji gdy faktycznie poniesione wydatki będą wyższe od kwoty wynikającej z ewidencji, to nadwyżka ponad tę kwotę nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. Natomiast jeżeli faktycznie poniesione wydatki są niższe od ustalonego limitu lub równe, to koszty uzyskania przychodów należy obciążyć kwotą poniesionych wydatków. Koszty eksploatacji samochodu nalicza się narastająco od początku roku.

Po przeanalizowaniu treści wniosku oraz okoliczności prawnych tut. organ podziela Pani pogląd, że wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego stanowią koszty uzyskania przychodu.

Odnośnie kwestii możliwości odnoszenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego w kwotach brutto tj. wraz z podatkiem VAT należy wskazać co następuje: w myśl art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług z tym, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

• jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
• w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, jeżeli naliczony podatek nie powiększa wartości środka trwałego.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia 8 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.) obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych benzynowych , oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych lub innych samochodów o dopuszczalnej ładowności do 500 kg.

W świetle powyższego wyrażone przez Panią stanowisko co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z eksploatacją wykorzystywanego w tej działalności samochodu osobowego w wartościach brutto jest prawidłowe tylko w kwestii dotyczącej zakupu paliwa. Od pozostałych zakupów dotyczących innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku od towarów i usług co oznacza, że w koszty uzyskania przychodów powinny być ewidencjonowane wydatki w wartościach netto tj. bez podatku VAT.

Z treści wniosku wynika, że prowadzi Pani działalność polegającą na wyszukiwaniu lokali do prowadzenia działalności handlowej dla firmy, z którą ma Pani podpisaną umowę o współpracę. W tym celu wykorzystuje Pani prywatny samochód osobowy. Przychodem zatem dla Pani są kwoty , które usługobiorca jest zobowiązany Pani zapłacić , w tym również z tytułu zwrotu kosztów przejazdu.

W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne , choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Ze względu na fakt, że jest Pani czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług jest Pani zobowiązana do opodatkowania sprzedaży podatkiem VAT i wystawienia na rzecz usługobiorcy faktury VAT. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku VAT podatnicy z wyjątkiem świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej obowiązani są wystawiać fakturę stwierdzającą w szczególności sprzedaż towarów, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, wartość sprzedaży, kwotę podatku , kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Aby zatem można było nie naliczać podatku należnego na fakturach dokumentujących należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu, usługi te musiałyby być wymienione w katalogu usług zwolnionych od podatku VAT bądź nie podlegających ustawie o VAT.

Ze wskazaną powyżej sytuacją nie mamy do czynienia w rozpatrywanej sprawie, ponieważ wykonywane przez Panią usługi, w tym także wchodzące w ich zakres należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu opodatkowane są zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o VAT stawką podatkową 22%. Zatem w przedmiotowej sprawie przy wystawianiu faktury za usługi przejazdu (zwrot kosztów przejazdu ) w ocenie tut. organu należy naliczyć podatek należny w wysokości 22%. Natomiast przychodem w podatku dochodowym od osób fizycznych w myśl cyt. wcześniej art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym będą kwoty należne pomniejszone o należny podatek VAT.

Niniejszej odpowiedzi udzielono w oparciu o stan faktyczny opisany w piśmie oraz stan prawny obowiązujący w dniu jej datowania.