W powołanym piśmie przedstawiono następujący stan faktyczny:

W Przedsiębiorstwie obowiązują dwie kategorie zwrotu kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych w jazdach lokalnych:

- w formie miesięcznego ryczałtu, na podstawie rachunku złożonego przez pracownika, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów (powyższa formuła zwrotu kosztów dotyczy uprawnionych pracowników administracji i obsługi),

- w formie przedłożonego rachunku za faktycznie przejechane kilometry, rejestrowane codziennie w kartach przebiegu pojazdu (powyższa formuła zwrotu kosztów dotyczy listonoszy obsługujących rejony wiejskie i podmiejskie).

W oparciu o powyższy stan faktyczny zrodziły się wątpliwości dotyczące opodatkowania ekwiwalentu otrzymywanego przez listonoszy, który nie jest ryczałtem, lecz zwrotem faktycznie poniesionych przez nich wydatków na obsługę rejonów doręczeń, zależnym od rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów w danym miesiącu, ewidencjonowanych w kartach przebiegu pojazdu. W opinii Strony, wobec faktu iż motorowery i samochody stanowią narzędzia pracy niezbędne do wykonywania zadań służbowych, a wypłacany ekwiwalent jest ściśle związanyz natężeniem ich wykorzystywania w czasie pracy, winien on korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych stosownie do art.21 ust.1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przedstawionym stanie faktycznym zastosowanie znajdą następujące przepisy:

1) art. 1 pkt 10 lit. a) tiret ósme ustawy z dnia 12 listopada 2003r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 202, poz. 1956 ze zm.), uchylający przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 926 z późn. zm. ), zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - do wysokości nie przekraczającejkwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru.

2) art. 1 pkt 1 lit. b) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o zmianie ustawy o podatku dochodowymod osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz.894), stosownie do którego, w ustawie z dnia 26 lipca 1991r.o podatku dochodowym od osób fizycznych, w art. 21 ust. 1 dodaje się pkt 23b), zgodniez którym wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy,w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowanyw ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Stan prawny na dzień 01.01.2004r.

Z dniem 01.01.2004r. zmieniło się wiele regulacji dotyczących zwolnień podatkowych, przewidzianych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na mocy wskazanego art. 1 pkt 10 lit a) tiret ósme powołanej noweli, uchylone zostało zwolnienie przedmiotowe, określone w art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy.

Bez względu na przyjętą w Przedsiębiorstwie formę rozliczania (ryczałt kilometrowy, ewidencja przebiegu), zwrot kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych w jazdach lokalnych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przepisy art. 21 ust. 1 pkt 13 powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalniają z opodatkowania ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zauważyć należy, iż zakres przedmiotowy zwolnienia określonego we wspomnianym pkt 22 nie mieści się w przepisie pkt 13. W związku z powyższym uchylenie pkt 22 w art. 21 ust. 1 ustawy oznacza całkowitą likwidację tego zwolnienia.

Jednocześnie zwrócić należy uwagę na fakt, iż świadczenia z tytułu używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy, w celu odbycia podróży służbowej korzystająze zwolnienia od podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy podatkowej.

Stan prawny na dzień 01.05.2004r.

Zwolnienie od podatku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych zostało wprowadzone przepisami art. 1 pkt 1 lit. b) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894).

Stosownie do art. 10 powołanej ustawy nowe rozwiązania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 23b) weszły w życie z dniem przystąpienia Rzeczypospolitej Polskiej do Unii Europejskiej, tj. z dniem 01.05.2004r. i mają zastosowanie do dochodów uzyskanych od dnia wejścia w życie(art. 9 powołanej noweli).

Jedną z przesłanek stosowania rozwiązań zawartych w art. 21 ust. 1 pkt 23b) jest okoliczność tego rodzaju, iż obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Przepis art. 5 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o zmianie ustawy o podatku dochodowymod osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz.894) znowelizował ustawę z dnia 30 lipca 1997r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej “Poczta Polska” (Dz. U. Nr 106, poz.675 z późn. zm.)Stosowanie do przepisów art. 6a powołanej ustawy listonoszom używającym własnych pojazdów, do celów służbowych, w jazdach lokalnych, może być przyznane prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem tych pojazdów – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lubdo wysokości nieprzekraczającej stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonychw odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu,z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Mając na względzie powołane powyżej regulacje prawne stwierdzić należy, iż zwrot kosztów związanych z używaniem własnych pojazdów, do celów służbowych w jazdach lokalnych, wypłacony innym niż listonosze pracownikom Przedsiębiorstwa nie korzystaze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie dotyczy wyłącznie ekwiwalentów wypłacanych listonoszom od dnia 01.05.2004r.

Odpowiedzi udzielono w oparciu o stan faktyczny przedstawiony w zapytaniu, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jej sporządzenia.