Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że prezes zarządu jest jednocześnie jedynym udziałowcem Spółki z o.o.. Jako jedyny wspólnik jest ubezpieczony i odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne na zasadach przewidzianych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Ponieważ nie są spełnione wymogi dla nawiązania stosunku pracy pomiędzy Spółką a jedynym wspólnikiem - będącym członkiem zarządu, wynagrodzenie jest pobierane z tytułu pełnienia funkcji prezesa, na podstawie art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Wydatki ponoszone na rzecz członków zarządu Spółki mogą być kosztem uzyskania przychodów, o ile spełniają warunek określony w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 z późn. zmian.).

Zgodnie z art. 16 ust.1 pkt 38 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączeniu podlegają więc tylko jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców spółki z o.o. niebędących pracownikami tej spółki w rozumieniu odrębnych przepisów (są nimi przepisy kodeksu pracy). Możliwe jest więc zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów świadczeń za wykonaną na rzecz spółki pracę, bez względu na formę zatrudnienia (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne nazwane i nienazwane).

Wynagrodzenie jedynego udziałowca spółki z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie stanowi koszt uzyskania przychodu.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na szczególne wymogi, co do formy czynności prawnych, zawarte w art. 173 oraz w art. 210 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94 poz. 1037 ze zmianami).

Powyższe przepisy wskazują na formy prawne zawierania umów z udziałowcami i członkami zarządu, których naruszenie powoduje nieważność takiej czynności prawnej i w konsekwencji brak możliwości kwalifikacji wydatku jako koszt uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 173 cytowanej wyżej ustawy - Kodeks spółek handlowych, w przypadku, gdy wszystkie udziały przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu pólnikowi i spółce, oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, chyba, że ustawa stanowi inaczej. Ponadto, gdy wspólnik posiadający jedyne udziały w spółce (lub, gdy udziały przysługują jemu i spółce) jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.