Odpowiadając na zapytanie Spółki zawarte w piśmie z dnia 25.05.2004r. (data wpływu do tutejszego Urzędu – 28 maja 2004r.), złożone w trybie art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie informuje o zakresie stosowania przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych –

dotyczących zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zwrotu wydatków poniesionych przez kandydatkę na dyrektora finansowego, skierowanego na rozmowy z pozostałymi członkami Zarządu Spółki do Holandii.

Z treści przedłożonych dokumentów wynika, że:

1. W ramach prowadzonej rekrutacji na stanowisko dyrektora finansowego, jedna z kandydatek na to stanowisko AB, wysłana została przez CD - Dyrektora Zakładu a jednocześnie Członka Zarządu Spółki XXX z wizytą do Holandii, gdzie zwiedziła firmę w miejscowości XXX (siedziba jedynego udziałowca Spółki) oraz przeprowadziła kilka rozmów z pracownikami tego zakładu, w tym z EF - jednym z szefów w tej holenderskiej firmie a jednocześnie członkiem zarządu polskiej Spółki XXX.

W celu realizacji przedmiotowego wyjazdu Spółka XXX dokonała zakupu biletu lotniczego dla w/w kandydatki - zgodnie z fakturą VAT z dnia 18.05.2004r. na sumę 2.985,43 zł, wystawioną na Spółkę przez Linie Lotnicze XXX, natomiast firma holenderska zapłaciła za nocleg Pani AB w hotelu.

Ponadto Pani AB otrzymała przed wyjazdem zaliczkę na koszty dojazdu do celu podróży w kwocie 84,00 EUR, którą rozliczyła po powrocie z Holandii, w dniu 09.06.2004r.

Z rozliczenia zaliczki wynika, że wykorzystana została na koszty zakupu biletów kolejowych oraz przejazd taksówką w Holandii.W ramach tej zaliczki zwrócono Pani AB również koszty parkowania samochodu na lotnisku Okęcie – 80,00 zł – (zgodnie z paragonem załączonym do rozliczenia) oraz kwotę 73,61 zł – figurującą w rozliczeniu pozycji “benzyna”.

Wszystkie w/w pozycje wydatków w rozliczeniu kosztów podróży są udokumentowane (bilety, paragony), za wyjątkiem kwoty 73,61 zł (benzyna), która nie posiada żadnego udokumentowania.

2. W swoim stanowisku zamieszczonym w w/w piśmie z dnia 25.05.2004r. Spółka uważa, że:

1) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatki związane z rekrutacją pracowników, w tym również koszty przelotu, hotelu, pociągu i inne – niezbędne dla prawidłowego i efektywnego prowadzenia procesu rekrutacji, gdyż są to wydatki ujmowane jako koszty ogólnego zarządu, ściśle związane z działalności Spółki, a jednocześnie nie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,

2) osobie niebędącej pracownikiem nie przysługują diety określone w przepisach o podróżach służbowych pracowników, a jedynie zwrot poniesionych i udokumentowanych wydatków związlnych z tą podróżą.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności stwierdzone w sprawie, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego informuje:

1. Nie podziela się stanowiska Spółki w kwestii uznania wydatków związanych z w/w wyjazdem do Holandii za koszty uzyskani przychodów.Co prawda konstrukcja określona w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992r. (Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), oparta jest na swoistej klauzuli generalnej, która stanowi, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wydatków taksatywnie wymienionych w art. 16 tej ustawy, które w tym przypadku nie wystąpiły, ale zgodnie z orzecznictwem NSA – możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu – uzależniona jest od osiągnięcia przychodów, istnienia związku przyczynowego między tym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania, przy czym przesłanki te muszą zostać spełnione łącznie.

Zdaniem tutejszegi Organu podatkowego, w rozpatrywanym przypadku – brak jest istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkami związanymi z wyjazdem Pani AB do Holandii a uzyskanym przychodem Spółki.

Zgodnie z danymi zawartymi w dopisie aktualnym z Rejestru Przedsiębiorców KRS – siedzibą Spółki z.o.o. XXX jest stolica RP – Warszawa.

Również z Orzecznictwa Sądu Najwyższego RP wynika, że siedzibą Spółki jest miejscowości w której ma siedzibę jej oran zarządzający, w tym przypadku Zarząd.

Skoro więc siedzibą Spółki jest Warszawa, to brak jest związku z poniesionymi przez Spółkę wydatkami na w wyjazd kandydatki na pracownika do Holandii a kosztami rekrutacji prcowników, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

W tym stanie rzeczy Spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zwrotu poniesionych wydatków związanych z rekrutacją, tj. Podróżą kandydatki na pracownika do Holandii.

2. Spółka słusznie przyjęła, że:

- diety – przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki w czasie podróży służbowych, przysługują tylko pracownikom /należności te wynikają tylko z treści art. 77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (Dz.U. Z 1988r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)/,

- osobie niebędącej pracownikiem należy sie jedynie zwrot poniesionych i udokumentowanych wydatków – jednakże pod warunkiem, że wydatki te mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.Stojąc na stanowisku – na gruncie art. 15 ust. 1 w/w ustawy – że brak jest uzasadnionego związku między poniesionymi wydatkami na wyjazd kandydatki na pracownikado Holandiia a osiągnięciem przychodów Spółki z siedzibą w Warszawie, uważamy, że wszelkie wydatki Spółki związane z tą podróżą, nie stanowią dla niej kosztów uzyskania przychodów.