Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. „Ordynacja podatkowa” (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Widzew w odpowiedzi na pismo z dnia 15.07.2004r., uzupełnione w dniu 09.08.2004r. informuje, że wypłacony zwrot kosztów członkom zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej tytułem ryczałtu za rozmowy telefoniczne, dojazdu do siedziby administrującego itp., stanowi dla odbiorcy (podatnika) przychód w rozumieniu art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.)

Z przedstawionego przez Państwa stanu faktycznego wynika, że wypłaty kwot stanowiących zwrot kosztów dla członków Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej dokonywane są z kont Wspólnot Mieszkaniowych (które stanowią koszty danej Wspólnoty Mieszkaniowej), więc wypłacający je podmiot nie jest zobowiązany do pobierania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, jednakże stosownie do postanowień art. 42a w/w ustawy zobowiązany jest do sporządzenia informacji PIT-8C o wysokości osiągniętych przychodów i przekazania jej w terminie do końca lutego następnego roku podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. Natomiast podatnik zobligowany jest do wykazania tych przychodów oraz ewentualnych kosztów uzyskania przychodu wraz z innymi dochodami uzyskanymi w ciągu roku w zeznaniu podatkowym.

Powyższe wynika z faktu, iż członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie łączy ze wspólnotą mieszkaniową ani stosunek pracy, ani umowa zlecenie (lub inna umowa cywilnoprawna), nie pełnią oni także obowiązków społecznych lub obywatelskich. Przychody otrzymywane przez członków zarządu nie są również przychodami, o których mowa w art. 13 pkt. 7 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. przychodami członków zarządu osób prawnych, gdyż wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną nie posiadająca osobowości prawnej (Spółka z o.o. jest administratorem Wspólnot).

Ponadto należy zaznaczyć, że stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika wynikające z pełnionej przez niego funkcji i poniesione w celu osiągnięcia przychodu (za wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy) stanowią koszt uzyskania przychodu. Wydatki te jednak muszą być udokumentowane rachunkami wystawionymi na imię i nazwisko podatnika.