Ad. 1 i Ad. 2

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) nie zawiera pojęcia definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w art. 77 tiret 5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Stałe miejsce pracy natomiast winno być wskazane w umowie o pracę. O tym więc, czy wyjazd służbowy pracownika może być uznany za podróż służbową, decyduje przede wszystkim to, czy pracownik ma zadanie do wykonania poza miejscem, które zostało wskazane jako stałe miejsce jego pracy. A zatem, jeżeli pracownik wykonuje zadania związane ze stosunkiem pracy poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę, przysługujące mu z tytułu podróży służbowej diety podlegają zwolnieniu określonemu w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie bowiem do brzmienia ww przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby nie będącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Odmienną sytuację reguluje przepis art. 21 ust. 1 pkt 20 ww. Ustawy podatkowej, który stanowi, iż zwolnieniu podlega część dochodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy lub stypendiów, z wyjątkiem wynagrodzenia uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej – w wysokości równowartości diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień, w którym była wykonywana praca lub otrzymywane stypendium: zwolnienie dotyczy dochodów nieprzekraczających rocznie równowartości trzydziesty diet, z zastrzeżeniem ust. 15. Reasumując stwierdzić należy, iż jeżeli stałe miejsce wykonywania pracy przez pracowników Spółki, zgodnie z treścią umowy o pracę, znajduje się w Polsce, natomiast poza granicami kraju pracownicy wykonują jedynie zadania służbowe na polecenie swego pracodawcy – to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16a ustawy o podatku dochodowym wypłacane przez pracodawcę diety i inne należności za czas podróży służbowej za granicę podlegają zwolnieniu w granicach zakreślonych przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Natomiast jeżeli stałe miejsce wykonywania pracy, zgodnie z postanowieniami umowy o pracę, znajduje się poza granicami Polski – to w tej sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ad. 3

Z przepisów ustawy z dnia dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991) a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) nie wynika ograniczenie czasowe co do okresu trwania jednej delegacji służbowej za granicę.

Ad. 4

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. W świetle z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Muszą to jednak być takie wydatki, których związek z działalnością mającą na celu osiąganie przychodów, nie budzi wątpliwości, a zatem pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem występuje związek przyczynowo-skutkowy. O możliwości zaliczenia przez podatnika wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje także to czy fakt poniesienia przez podatnika danego wydatku został należycie udokumentowany. Art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie zawiera postanowień ograniczających możliwość zaliczenia przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wydatków za nocleg w hotelu poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej ponad limit określony w ww. rozporządzeniu. Wydatki te mogą więc zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów jeżeli zostały spełnione przesłanki cytowane powyżej.