W świetle przepisów art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. z 2000 r. Dz. U. Nr 14 poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę zwrotu „wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych koniecznych (niezbędnych) wydatków, pod warunkiem iż wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub mieć może bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, przy czym ciężar udowodnienia związku wydatków z przychodem spoczywa na podatniku.

Zgodnie § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne) określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Natomiast ust. 2 pkt 7 ww. artykułu stanowi, iż dowody takie mogą dotyczyć wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia takiego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Ze względu na brak w przepisach precyzyjnego określenia sposobu rozliczania kosztów wspólnych np. z tyt. użytkowania mediów w prowadzonej działalności gospodarczej, należy przestrzegać aby wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodów były uzasadnione racjonalnie i gospodarczo i służyły osiągnięciu przychodu.

W przypadku otrzymania faktury za zużytą wodę, wystawionej na nazwiska obydwu osób, faktura taka będzie podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego, o którym mowa w przytoczonych przepisach, przy czym dowód taki powinien określać taką część wydatków jaka przypada na działalność prowadzoną przez daną osobę.
Natomiast w przypadku korzystania z jednego telefonu przez dwie osoby prowadzące odrębną działalność w tym samym lokalu – przy czym abonentem TP S.A. jest tylko jedna z tych osób – podstawą zaewidencjonowania kosztów dla osoby nie będącej abonentem, będzie rachunek wystawiony przez abonenta, którego nazwisko figuruje na fakturze wystawionej przez TP S.A. Rachunek taki również powinien opiewać na taką kwotę wydatków jaka przypada na działalność prowadzoną przez daną osobę. Należy przy tym zauważyć iż przy ustalaniu wysokości tych wydatków zasadnym byłoby posługiwanie się wydrukiem rozmów telefonicznych (bilingiem) dokumentującym przeprowadzone rozmowy.