Z przedstawionego w pismach stanu faktycznego wynika, że podatnik obowiązany do ewidencjonowania kwot obrotu i podatku należnego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, posiada kasy rejestrujące - podstawową i rezerwową. Kasa rezerwowa uległa uszkodzeniu dnia 29.01.2002r. W tym dniu o awarii został powiadomiony serwis, który następnego dnia - tj. 30.01.2002r. - dokonał w książce serwisowej zapisu, iż odstępuje od naprawy. Z wyjaśnień podatnika wynika, że naprawa nie odbyła się z uwagi na jej wysoki koszt, na który nie było podatnika stać. Obecnie kasa jest nadal uszkodzona a co za tym idzie nie używana do ewidencji sprzedaży. Podatnik przewiduje, że w bliżej nieokreślonej przyszłości być może zostanie dokonana naprawa przedmiotowej kasy.

W związku z powyższym pyta, czy :

• przepisy określają maksymalny termin na przeprowadzenie naprawy kasy rejestrującej ?
• czy w określonych okolicznościach podatnik winien dokonywać przeglądów technicznych ?

Na podstawie § 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.) podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestracyjnych, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do wykonywania co 12 miesięcy obowiązkowego przeglądu technicznego kasy przez właściwy serwis.

Zgodnie z 5 § ust. 1 pkt 4 - podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków oraz niezwłocznego zgłaszania każdej nieprawidłowości w jej pracy.

Natomiast zgodnie z pkt. 13 załącznika nr 7 do wyżej cytowanego rozporządzenia określającego warunki techniczne dotyczące wykonania serwisu technicznego kas rejestrujących - czynności serwisowe muszą być podjęte nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy przez użytkownika (...).

Z opisu sprawy wynika, że podatnik niezwłocznie dokonał zgłoszenia awarii serwisowi a serwis w ustawowym terminie podjął się wykonania czynności serwisowych, jednak decyzja podatnika uniemożliwiła dokonanie naprawy kasy. Niesprawne urządzenie, przez fakt zaniechania jego naprawy, utraciło więc funkcję „kasy rejestrującej”, bowiem za jego pośrednictwem nie jest możliwe ewidencjonowanie kwot obrotów i podatku należnego - tj. wykonywanie podstawowych czynności, do których miało służyć. W tej sytuacji nie stosuje się do niego obowiązek dokonywania przeglądów przez uprawniony serwis, jako że urządzenie to nie spełnia już funkcji kasy rejestrującej.

Zdaniem tutejszego organu podatkowego do opisanej sytuacji może mieć natomiast zastosowanie przepis § 9 ust. 3-5 rozporządzenia. Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 234, poz. 1971 ze zm.), na podstawie którego podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania :

1. zaprzestaną ich używania;
2. zaprzestaną działalności;
3. nastąpi likwidacja;
4. zostanie ogłoszona upadłość;
5. nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału) samodzielnie sporządzającego bilans;
6. nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.

Obowiązek zwrotu dotyczy tylko tych kas, których dotyczą zdarzenia wymienione w ust. 3 pkt 1-6. Obowiązek o którym mowa w ust. 4 powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. (§ 9 ust. 4 , 5 )

Jeśli w momencie zakupu przedmiotowej kasy podatnik skorzystał z odliczenia kwoty wydatkowanej na jej zakup (zgodnie z art. 29 ust 2b ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym /Dz. U. Nr 11 poz. 50 ze zm./, a od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania do czasu, w którym zaniechano jego naprawy, nie minęły trzy lata, to odliczona kwota dotycząca tej kasy podlega zwrotowi, jako że zaprzestano jej użytkowania. Nie jest istotne, iż jest to wyłącznie kasa rezerwowa, zatem przeznaczona do używania w sytuacjach gdy awarii ulegnie kasa podstawowa i teoretycznie mogłaby nigdy nie zaistnieć potrzeba jej fizycznego użycia. Jej podstawową funkcją jest bowiem gotowość do użycia w sytuacji awarii kasy podstawowej. Fakt, że podatnik nie poddał jej naprawie uniemożliwia jej użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, a co za tym idzie należy uznać, że z chwilą odstąpienia od naprawy tego urządzenia zaprzestano jego użytkowania.