W myśl ogólnej zasady zawartej w art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Potocznie zasada ta jest określana jako metoda „kasowa”, o momencie zaliczenia do kosztów danego roku podatkowego decyduje bowiem dzień zapłaty, czyli moment faktycznego dokonania danego wydatku.
Natomiast możliwość stosowania tzw. „metody memoriałowej” polegającej na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, określona została w art. 22 ust. 5 i 6 ww. ustawy i dotyczy wyłącznie tych podatników, którzy:

- prowadzą księgi rachunkowe (w przypadku tych podatników stosowanie metody memoriałowej jest obligatoryjne), bądź
- prowadzą podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem jednak, iż stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Podatnicy stosujący na podstawie przepisów art. 22 ust. 5 i 6 cyt. ustawy, metodę memoriałową winni w danym roku podatkowym uwzględniać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty uzyskania przychodów:

- poniesione w tym roku podatkowym i związane z przychodami tego roku,
- poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego,
- określone, co do rodzaju i kwoty, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego.

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 22 ust. 5 ww. ustawy w przypadku, gdy zarachowanie kosztów nie było możliwe w roku podatkowym, którego dotyczą, są one potrącane w tym roku, w którym zostaną poniesione. Również wydatki, których nie można bezpośrednio powiązać z konkretnym przychodem, bowiem związane są z całokształtem działalności podatnika, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznego poniesienia.
Odnosząc się, zatem do przypadków wskazanych w pytaniu podatnika, biorąc pod uwagę fakt, że podatnik w 2003 r. zdarzenia gospodarcze ewidencjonował w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 4 ww. ustawy tj. z zastosowaniem metody kasowej należy stwierdzić, że wydatki dotyczące: usług telefonicznych i usług transportowych świadczonych na rzecz podatnika w grudniu 2003 r. oraz zakupu opon w miesiącu grudniu 2003 r. - powinny być ujęte w kosztach uzyskania przychodów w momencie poniesienia tj. w styczniu 2004 r.
Jednocześnie tut. organ podatkowy wyjaśnia, że prowadząc księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów – z uwzględnieniem zasady memoriałowej (w przypadkach jak wyżej), należy stosować zasadę ogólną potrącalności kosztów tj. w rozliczeniach podatkowych potrącać koszty w roku ich faktycznego poniesienia.
Wydatki dotyczące usług telefonicznych oraz usług transportowych świadczonych w grudniu 2003 r. powinny być ujęte po stronie kosztów w dacie ich poniesienia (tj. z zastosowaniem przewidzianego przez ustawodawcę wyżej wymienionego wyjątku), bowiem nie było możliwe zarachowanie ich w grudniu 2003 r. z uwagi na otrzymanie faktur w styczniu 2004 r.
Również wydatek na zakup opon w grudniu 2003 r. należy ująć w kosztach uzyskania w dacie jego poniesienia tj. w styczniu 2004 r., bowiem w odniesieniu do kosztów, których nie można bezpośrednio powiązać z uzyskiwanymi przychodami, gdyż są związane z całokształtem działalności podatnika, podlegają one zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznego poniesienia.