Ad.1/ Zasadą jest, że wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu (art. 16 ust.1 pkt 25 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.- dalej zwanej ustawą o pdop). Wyjątkiem od tej zasady są wierzytelności, które uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o pdop zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w art. 16 ust.2 ustawy o pdop. Zgodnie z tym przepisem za wierzytelności takie uważa się te, których nieściągalność została udokumentowana:
1)postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona w lit. a), lub
c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty.
Ustawodawca dokonał zatem ścisłego i wyczerpującego wyliczenia w kwestii, jakimi zdarzeniami można dokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny dokument niż wymieniony wyżej nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.

Zgodnie z przepisem art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdop nieściągalność wierzytelności dokumentuje postanowienie o nieściągalności. Może być nim m. in. postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego. Z treści postanowienia organu egzekucyjnego powinien wynikać fakt braku majątku dłużnika lub innych możliwości na zaspokojenie określonej wierzytelności i uznanie jej za nieściągalną. Stosowne postanowienie o nieściągalności musi być również uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu. W tym znaczeniu przepisy pozostawiają podatnikowi – wierzycielowi swobodę oceny stanu faktycznego dotyczącego tego majątku, uznając, że jeżeli wierzyciel wiedziałby o składnikach majątku dłużnika niewchodzących w skład masy majątkowej, z której prowadzona jest egzekucja, względy racjonalności ekonomicznej spowodowałyby nieuznanie przez wierzyciela ustaleń dokonanych przez organ egzekucyjny, a tym samym brak byłoby podstaw do uznania takiej wierzytelności za koszt uzyskania przychodu.

Z tego też względu zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności, której nieściągalność została udokumentowana, zgodnie z przepisem prawa, może nastąpić dopiero w dacie podjęcia takiej decyzji przez zarząd Spółki, tj. uznania postanowienia za zgodne ze stanem faktycznym.

Ad.2/ Odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej ma charakter definitywny, co nie oznacza jednak że wierzytelność uznana za nieściągalną nie może być w przyszłości odzyskana. Jednakże sposób dokonywania okresowej kontroli sytuacji materialnej dłużnika oraz ewidencji rachunkowej tych zdarzeń wykracza poza zakres interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Ad.3/ W przypadku, gdy nieściągalność wierzytelności może być co najwyżej uprawdopodobniona, wierzyciel ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpis aktualizujący tę wierzytelność. Podobnie jak w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana, aby odpis mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, konieczne jest, aby wierzytelność uprzednio została zaliczona do przychodów Spółki na podstawie art. 12 ust.3 ustawy o pdop. Odpis aktualizujący może obciążyć koszty uzyskania przychodów już w momencie uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności, co w myśl art. 16 ust. 2a ustawy o pdop następuje w szczególności, gdy:
-dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo
-zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
-wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
-wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika w drodze powództwa sądowego.

Wykaz przesłanek uprawdopodobniających nieściągalność wierzytelności jest szerszy niż przesłanek dokumentujących tę nieściągalność. Z samego jednak faktu ukrywania się dłużnika, nawet gdy wynika to z dokumentów organów ścigania nie można wysnuć wniosku, że nieściągalność wierzytelności jest uprawdopodobniona. Istotna jest również przyczyna wystąpienia nieściągalności wierzytelności. Prowadzenie działalności gospodarczej obciążone jest ryzykiem, lecz skutków tego ryzyka nie można przenosić na Skarb Państwa. Ponieważ dłużnik dokonywał wyłudzeń w całym kraju, to świadczyć może, iż w trakcie zawierania transakcji Spółka nie dołożyła należytej staranności w zakresie identyfikacji partnera transakcji handlowej. Ponadto nie jest znany majątek dłużnika, więc trudno przesądzać, iż ściągalność wierzytelności jest zagrożona. Niezależnie jednak od tego, ciężar uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności spoczywa zawsze na podatniku.