Zgodnie z art.109 ust.3 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz.535) podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i art. 82 ust.3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art.113 ust.1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą kwoty określone w art.90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzania deklaracji podatkowej.

Z kolei z art.15 ust.6 cyt. ustawy o p. t. u. wynika, iż nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Jak wynika z cytowanych przepisów czynności wykonywane przez jednostkę w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których została powołana nie podlegają ustawie o podatku od towarów i usług. Dokonane więc ww. czynności nie mogą być ujęte w ewidencji sprzedaży sporządzanej dla potrzeb podatku od towarów, którą obowiązany jest prowadzić podatnik podatku od towarów i usług, na podstawie której sporządza deklarację podatkową VAT-7. Czynności wykonywane przez podatnika w ramach zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których podmiot został powołany (nie podlegające ustawie o podatku od towarów i usług) nie mogą zostać również udokumentowane fakturą. Obowiązek wystawiania faktur mają podatnicy, o których mowa w art. 15 cyt. ustawy (por. art. 106 ustawy o p. t. u.).

Zatem podatnik, jako przedstawiciel organu władzy publicznej, powyższe czynności może dokumentować za pomocą rachunków (por. art. 87 – 90 cyt. Ordynacji podatkowej).