W odpowiedzi na pismo z dnia 30.09.2004 r. bez znaku (data wpływu do tut. Urzędu 01.10.2004 r.), Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie działając na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), w sprawie udzielenia pisemnej informacji o stosowaniu przepisów prawa podatkowego, informuje jak niżej.

Zapytanie Spółki dotyczy możliwości zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych zwrotu kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym ponad limit określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Podróż zagraniczną odbył Prezes Zarządu, nie mający miejsca zamieszkania w Rzeczpospolitej Polskiej, powołany na stanowisko uchwałą Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy.
Zdaniem Spółki zwrot wspomnianych kosztów wolny jest od podatku dochodowego, co dopuszcza § 9 pkt 3 cyt. rozporządzenia, umożliwiający zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w załączniku do rozporządzenia.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 z 2000 r., poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym od 01.01.2004 r., wolne od podatku są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Przy czym, jak stanowi art. 21 ust. 13 cyt. powyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnienie dla osób niebędących pracownikami stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Jak wynika z treści § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, zgodnie z ust. 3 w/w paragrafu. W związku z powyższym, Prezes Zarządu odbywający podróż zagraniczną i ponoszący koszty noclegów, potwierdzonych rachunkiem może, jeżeli tak zdecyduje Spółka, otrzymać zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej przedłożonym rachunkiem. Wypłacona kwota będzie wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych.
Stanowisko przedstawione przez Spółkę w zapytaniu jest więc prawidłowe.