W odpowiedzi na pismo z dnia 10.09.2004r. (data wpływu 15.09.2004r.) w sprawie udzielenia pisemnej informacji dotyczącej możliwości zaliczenia przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług transportowych na rzecz firmy, która położona jest poza miejscem jej zamieszkania, wydatków związanych z dojazdem do pracy do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli działając na podstawie art. 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) wyjaśnia co następuje:

Stosownie do przepisu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy - nie uważa się za koszty uzyskania poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z kolei z art. 23 ust. 5 ww. ustawy - przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Natomiast z treści art. 23 ust. 7 ww. ustawy wynika, iż ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wyrażając własne stanowisko w sprawie podatnik stosownie do treści art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa wywodzi, że w jego ocenie wydatki związane z dojazdem własnym samochodem do miejsca położenia firmy, dla której są świadczone usługi, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze treść oraz zakres zapytania, a także przytoczone przepisy prawa Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli wyraża następującą ocenę prawną stanowiska pytającego.

Poniesione wydatki przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą na dojazd własnym samochodem osobowym do miejsca świadczenia usług stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu cytowanego wyżej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tylko do wysokości wyliczonej zgodnie z zasadą wyrażoną w tym przepisie, a mianowicie poniesione wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dokonanych w związku z prowadzoną działalności gospodarczą oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Dodatkowo warunkiem koniecznym, aby zaliczyć wydatki związane z eksploatacją samochodu nie stanowiącego środka trwałego do kosztów uzyskania przychodu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem kwota wynikająca z ewidencji, ustalona w oparciu o iloczyn przejechanych kilometrów w danym miesiącu i odpowiedniej stawki za kilometr przebiegu, wyznacza limit wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z tak ustalonym limitem należy porównać kwotę faktycznie poniesionych i właściwie udokumentowanych w danym miesiącu wydatków w związku z używaniem do działalności gospodarczej prywatnego samochodu. Jeżeli okaże się, że faktycznie poniesione wydatki są wyższe od kwoty wynikającej z ewidencji, to nadwyżka ponad tą kwotę, nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. Natomiast w przypadku, gdy faktyczne wydatki są niższe od ustalonego limitu lub równe, to koszty uzyskania przychodu należy obciążyć kwotą poniesionych wydatków.

W świetle powyższego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli podziela stanowisko podatnika zajęte w przedmiotowym zapytaniu z zachowaniem warunków opisanych wyżej.