Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz.535) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu stawką podatku 0% pod warunkiem, że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy - posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10 ww. ustawy, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów,
2. podatnik przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał), posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju (Polski) i dostarczone do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego.

Pierwszy z warunków odnosi się do statusu dostawcy i nabywcy. Aby wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów mogła korzystać z opodatkowania stawką 0%, transakcja ta musi być opodatkowana w kraju przeznaczenia przez nabywcę z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Oznacza to, że dostawca z terytorium Polski musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT UE.

Jeżeli chodzi o nabywcę zasadą jest, że powinien nim być zarejestrowany w kraju przeznaczenia podatnik VAT lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, zarejestrowana dla potrzeb VAT w celu rozliczenia podatku z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy.

Dostawca z Polski chcąc zatem zastosować stawkę 0% powinien od nabywcy uzyskać jego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Drugim z ww. warunków, aby do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów można było stosować 0% stawkę VAT, jest to by podatnik przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy posiadał w swej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy:

1. zostały wywiezione z terytorium kraju (Polski) i
2. zostały dostarczone do nabywcy (na terytorium innego państwa członkowskiego).

Dowodami takimi są następujące dokumenty - jeżeli dokumenty te łącznie potwierdzają dostarczenie do nabywcy znajdującego się poza Polską towarów, będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za przewóz z terytorium kraju (Polski), z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia w innym kraju członkowskim – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2. kopia faktury dostawy,
3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
4. dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego kraju wspólnotowego niż Polska

Powyższe dokumenty są wystarczające dla przeprowadzenia powyższego dowodu w przypadku gdy przewoźnikiem nie jest bezpośrednio dostawca lub nabywca.

W przypadku natomiast wywozu towarów bezpośrednio przez podatnika dostawy wewnątrzwspólnotowej lub jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik powinien posiadać następujące dokumenty:

1. kopię faktury dostawy,
2. specyfikację poszczególnych sztuk ładunku,
3. dokument zawierający co najmniej:
   1. imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,
   2. adres, pod który są przewożone towary w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy,
   3. określenie towarów i ich ilości,
   4. potwierdzenia przyjęcia towarów przez nabywcę w miejscu znajdującym się na terytorium państwa wspólnotowego innego niż Polska,
   5. rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Z przedstawionego stanu faktycznego oraz przedłożonych do pisma kserokopii dokumentów wynika, że w przedmiotowym przypadku zostały spełnione warunki do uznania transakcji za dostawę wewnątrzwspólnotową, która podlega opodatkowaniu stawką VAT 0%.

O powyższym świadczy:

1. wystawienie faktury sprzedaży, na której m.in. podano numery identyfikacyjne dostawcy i nabywcy,
2. oświadczenie złożone przez nabywcę o zamiarze wywozu towarów poza granicę Polski, z podaniem numeru rejestracyjnego samochodu, którym wywóz zostanie dokonany,
3. przesłana specyfikacja wysyłkowa z podpisem i pieczęcią nabywcy o odbiorze towaru.