Stan faktyczny:

Podatnik podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym w kraju z dniem 11 maja 2004 r. wznowił zawieszoną działalność polegającą na wykonywaniu w Norwegii usług budowla-nych jako podwykonawca

Ocena prawna stanu faktycznego:

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszt te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zara-chowania kosztu.

Przedsiębiorca odbywając podróż służbową poza granicami kraju może zaliczyć do kosztów uzy-skania przychodów:

1. Diety za czas podróży do wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w rozpo-rządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1991). Podstawą do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet jest art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991r.

Sposób dokumentowania tych diet jest taki sam jak w przypadku krajowej podróży służbowej przedsiębiorcy. Stosownie do § 14 ust. 1 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) na udokumentowanie podróży służbowych osób prowadzących działal-ność gospodarczą i osób z nimi współpracujących mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne) zawierające co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę go-dzin i dni przebywania w podróży służbowej ( data i godz. wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługującej diety.

2. Koszty przejazdu samochodem zarówno nie wprowadzonym do ewidencji środków trwałych jak i samochodem stanowiącym środek trwały. W tym ostatnim przypadku przedsiębiorca odbywający podróż służbową samochodem, do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wszystkie ponie-sione wydatki związane z używaniem tego samochodu, oczywiście odpowiednio udokumentowane (fakturami VAT lub rachunkami wystawionymi przez podatników nie obowiązanych do wystawia-nia faktur). Wyjątek może stanowić wydatek związany z parkowaniem samochodu; w tym przypad-ku podatnik może wydatek ten udokumentować dowodem wewnętrznym i dołączyć bilet z parkome-tru, kupon, bilet jednorazowy. Jeżeli natomiast chodzi o koszty przejazdu samochodem niezaliczo-nym do środków trwałych, to podstawą do zaliczenia ich w koszty uzyskania przychodów jest art. 23 ust. 1 pkt 46 ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. stosownie do treści którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samo-chodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z po-mnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obo-wiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewi-dencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powin-na zawierać co najmniej następujące dane : nazwisko, imię i adres zamieszkania, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.

3 Wydatki poniesione na przejazd innymi środkami transportu (samolot, pociąg, prom, autobus itp.).

4 Wydatki poniesione na nocleg, udokumentowane fakturą VAT bądź rachunkiem.

5 Inne wydatki pod warunkiem, że związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę i ich poniesienie ma lub będzie miało wpływ na osiągnięty przychód oraz nie są wy-mienione w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. jako wydatki nie stanowiące kosztów uzy-skania przychodów.

Podkreślić należy, że przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty ryczałtu na pokrycie kosztów noclegu oraz kwoty ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Wszelkie pozostałe wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę związane z zagraniczną podróżą służ-bową zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej, na takich samych zasadach, jak pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą, określone w art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991r.

Zgodnie z treścią § 17 i § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w spra-wie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 niezwłocznie po ich otrzy-maniu najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu, sprzedaży. Zapisy dotyczących po-zostałych wydatków dokonuje się z zastrzeżeniem § 20 i 30 jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed zakończeniem niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym następu-je z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym. Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów o których mowa w § 12-16.

Stosownie do treści § 30 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy mogą dokonywać wpi-su do księgi w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni - pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji o której mowa w § 8 ust.1 pkt 2 tj. ewidencji sprzedaży (warunek ten nie dotyczy podatników dokonu-jących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami).

Natomiast sposób przekazywania dokumentów do siedziby firmy pozostaje w wyłącznej gestii po-datnika prowadzącego działalność gospodarczą.