Stosownie do art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja Podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zakopanem w odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 27.05.2004 r. w sprawie zapytania dotyczącego przekazywania przez podatnika towarów na potrzeby zatrudnionych przez niego pracowników, stwierdza co następuje:

Przekazanie lub zużycie przez podatnika towarów oraz nieodpłatne świadczenie usług na potrzeby zatrudnionych przez niego pracowników – nie podlega opodatkowaniu VAT, pomimo że podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu przekazywanych towarów lub towarów i usług związanych ze świadczonymi nieodpłatnie usługami, za wyjątkiem ściśle określonych sytuacji wskazanych w art. 7 ust 2 i 3 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 roku (Dz. U. Nr 54, poz. 535).

Zarówno w art. 7 ust. 2, jak i w art. 8 ust. 2 wskazano, że opisane w nich czynności (nieodpłatne) przekazania i zużycia towarów (art. 7 ust. 2) oraz nieodpłatnego świadczenia usług (art. 8 ust. 2), podlegają opodatkowaniu jedynie wówczas, jeżeli ich dokonywanie nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług, które posłużyły tym czynnościom.

W obecnym stanie prawnym aktualnie pozostają wyjaśnienia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 1998 r. (Nr PP1-7204/54/98/Ksz), w których stwierdzono, że:
„Nie stanowi przekazania (zużycia) na potrzeby reprezentacji albo reklamy oraz na potrzeby osobiste zatrudnionych przez podatnika pracowników, (...) przekazanie (zużycie) towarów, jeśli obowiązek ich wydania wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub innych przepisów. Dotyczy to m.in. napojów (kawa, herbata, woda mineralna), które są przekazywane pracownikom na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (obecnie Dz. U. z 2003 r. Nr 165, poz. 1650). Zgodnie z § 112 ww. rozporządzenia „Pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje.

Powyższe stanowisko Ministerstwa Finansów również w obecnym stanie prawnym jest aktualne. W szczególności spożyte przez pracowników w czasie pracy towary (kawa, herbata, soki itp.) nie są przekazaniem lub zużyciem na cele osobiste pracowników i nie podlegają opodatkowaniu VAT, ponieważ pracownicy nie realizują w zakładzie pracy celów osobistych. Należy przy tym zwrócić uwagę, aby zakupy napojów wydawanych następnie pracownikom na podstawie § 112 ww. rozporządzenia, nie były ewidencjonowane jako „wydatki na cele reprezentacji i reklamy”, czy też „przekazanie ich na potrzeby osobiste pracowników”, takie bowiem ich zaewidencjonowanie może wskazywać, że napoje te nie są przeznaczone na realizację celów z § 112 ww. rozporządzenia, tzn. zaspokajania potrzeb pracowników dla celów funkcjonowania przedsiębiorstwa (zużycie własne w ramach przedsiębiorstwa).