Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Z tego wynika, że za koszty uzyskania przychodów nie można uznać wszelkich wydatków związanych z osiąganiem przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Kosztami podatkowymi będą tylko te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia określonego przychodu i nie znajdują się na liście wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zawartej w art. 23. Tak więc musi istnieć związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem a przychodem. Wydatek ten musi być również odpowiednio udokumentowany. Mając na uwadze powyższe uregulowania oraz stan faktyczny przedstawiony w piśmie, w sytuacji gdy nabywcą usług telefonicznych i teleinformatycznych nie jest Pan lecz drugi współwłaściciel lokalu mieszkalnego w którym Pan prowadzi działalność i który jest również Pana miejscem zamieszkania – to wydatki związane z opłatami za te usługi nie będą stanowić kosztu uzyskania przychodów z uwagi na brak właściwego udokumentowania wydatku.

W sytuacji zaś, gdy umowa na usługi telefoniczne i teleinformatyczne zostanie zawarta z Panem, to wydatki związane z opłatami za te usługi zainstalowane w mieszkaniu będącym również siedzibą firmy, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

Opłaty za rozmowy służbowe powinny jednak zostać rozdzielone od opłat za rozmowy prywatne. Najlepszym rozwiązaniem będzie ustalenie liczby rozmów służbowych na podstawie komputerowego wydruku połączeń tzw. bilingu uzyskanego od operatora sieci. Na jego podstawie należy ustalić, które rozmowy zostały przeprowadzone w związku z prowadzoną działalnością i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy również pamiętać, że opłacony abonament telefoniczny związany z posiadaniem telefonu domowego – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Odnośnie opłat za usługi teleinformatyczne tut. organ podaje, że opłaty z tego tytułu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności, jeżeli korzystanie z Internetu będzie konieczne dla prawidłowego funkcjonowania działalności i będzie to miało odzwierciedlenie w wielkości przychodów uzyskiwanych przez Pana z tej działalności oraz pod warunkiem, że Internet wykorzystywany będzie tylko i wyłącznie przez Pana i wyłącznie w związku z działalnością gospodarczą. Do udowodnienia konieczności korzystania z usług teleinformatycznych, mogą posłużyć np. wydruki za skrzynki e-mailowej potwierdzającej kontakty z klientami, dokumenty potwierdzające wykupienie dostępu do specjalistycznych programów czy zbiorów przepisów.

Jeżeli zaś, Internet będzie wykorzystywany również przez współwłaściciela mieszkania albo przez Pana na cele niezwiązane z działalnością, to wydatki z tytułu tych opłat nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów.