Jak wynika z pisma, jednostka samorządu terytorialnego dokonuje zwrotu kosztów używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy. Wątpliwości dotyczą kwestii czy przy zachowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271) zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych pokrywanych przez pracodawcę jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2003 r., wolne od podatku dochodowego były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu ...

Z dniem 1 stycznia 2004r. na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 202, poz. 1956) uchylono przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W związku z powyższą zmianą od dnia 1 stycznia 2004 r. kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów za używanie pojazdu samochodowego (nie będącego własnością pracodawcy), dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Od dnia 1 maja 2004 r. przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) wprowadzono pkt. 23b do art. 21 ust. 1 w/w ustawy podatkowej, w myśl którego wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Analiza treści powyższego przepisu wskazuje, iż wolą ustawodawcy było przywrócenie stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2004 r. wyłącznie dla tych pracowników, dla których, z racji specyfiki ich pracy, przewidziano w innych przepisach rangi ustawowej uregulowania nakładające na zakład pracy obowiązek wypłacania należności tego rodzaju bądź stwarzające prawne możliwości ich wypłacania, nie zaś dla pracowników, którzy zawarli z pracodawcą umowy cywilno – prawne o wypłaty przedmiotowych należności. Obecny zakres zwolnienia nie ma zatem tak powszechnego charakteru, jak miało to miejsce w latach wcześniejszych, obejmuje bowiem ściśle określone kategorie pracowników.
Nowe zwolnienie dotyczy m.in. listonoszy i pracowników Służby Leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im ustawy:

• ustawa z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej POCZTA POLSKA (Dz. U. Nr 106, poz. 675, ze zm.),
• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000r. Nr 56, poz. 679 ze zm.).

Biorąc pod uwagę powyższe normy prawne, przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie będzie miał zastosowania do kwot wypłacanych pracownikom przez jednostkę samorządu terytorialnego, z tytułu zwrotu kosztów za używanie pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych. Pracodawca powinien od tego przychodu pobrać zaliczkę na podatek, zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.