Odpowiadając na zapytanie w sprawie stosowania przepisów prawa podatkowego skierowane na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.), Organ podatkowy w Pruszkowie informuje:

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. W sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990) i poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1991 ze zm.).

Należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów w/w rozporządzenia przysługują:

• pracownikom zatrudnionym w państwoej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej,

• pracownikom sfery pozabudżetowej, jeżeli układ pracy, regulamin wynagrodzenia albo umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych (art. 77 § 5 k.p).

Bez względu na to, jakimi zasadami kieruje się pracodawca wypłacając należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, (przepisami rozporządzenia z dnia 19 gudnia 2002 r., czy zasadami określonymi w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę), w zakresie ich opodatkowania po stronie pracowników i zaliczania tych wypłat do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności,, podatnik musi stosować regulacje wynikające z przepisów podatkowych.

Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbytej krajowej lub zagranicznej podróży służbowej stanowią u niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. O podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 poz. 176 ze zm.)

Do tych przychodów mają zastosowanie zwolnienie od podatku dochodowego.I tak wolne od podatku są na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit. a ustawy:

• diety i inne należności na czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.,

• kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy, w celu odbycia podróży służbowej, do wysokości określonych w odrębnych przepisach.

Należy zauważyć, że w 2004 r. w przeciwieństwie do rozwiązań istniejących w 2003 r. jest możliwość wyłączenia z podstawy opodatkowania należności przekraczających limity określone w rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalających należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub zagranicą. Warunkiem jest, aby przepis rangi ustawowej przewidywał prawo ich otrzymania przez osobę posiadającą status pracownika.

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy łączy się z wykonywaniem zadania określonego przez pracodawcę. Jeżeli więc celem podróży służbowej jest osiągnięcie przychodów w firmie – wydatki z nią związane są kosztem uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.