Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. Nr 54, poz. 535) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatne dostawy towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W przepisach art. 7 i 8 ustawy ustawodawca określił, co rozumie się przez odpłatną dostawę i odpłatne świadczenie usług. Przez towary, zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy, rozumie się rzeczy ruchome, jak również wszelkie postacie energii, budynki i budowle lub ich części, będące przedmiotem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, a także grunty. Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy.

Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy oz dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. Nr 54, poz. 535) usługi w zakresie wynajmowania lub dzierżawienia nieruchomości o charakterze niemieszkalnym, na własny rachunek ( PKWiU 70.20.12 ) podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w wysokości 22%.
Sposób rozliczania opłat za media pomiędzy wynajmującym a najemcą może być różny w zależności od tego czy w kwocie ustalonego za najem czynszu zawarte są opłaty z tytułu dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody itd., czy też z umowy wynika odrębny obowiązek najemcy do ponoszenia kosztów z tytułu nabycia tych usług.
W przypadku gdy w umowie najmu lokalu niemieszkalnego określona została wyłącznie kwota czynszu w skład, której wchodzą wszystkie koszty związane z obsługą lokalu czyli również media ( m.in. energia elektryczna, energia cieplna, woda, odprowadzanie ścieków) wówczas koszty te stanowią element ceny usługi najmu. Łączna kwota należności z tytułu otrzymanego czynszu podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług według stawki właściwej dla przedmiotu umowy.
Jeżeli zaś w umowie najmu odrębnie określona została kwota czynszu oraz pozostałe koszty użytkowania lokalu tj. zużyta energia elektryczna i cieplna, woda, odprowadzone ścieki - to wówczas wynajmujący wystawia najemcy lokalu fakturę ( refakturę ).
W praktyce refakturowanie ma miejsce w sytuacji, w której koszty niektórych usług, których odbiorcą jest inny podmiot niż podmiot obciążony przez ich wykonawcę są przenoszone w ramach zawartych umów na faktycznego odbiorcę. Refakturowanie polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania jakiejkolwiek marży. Celem refakturowania jest przeniesienie wyłożonych kosztów przez podmiot refakturujący, na podmiot który z danych usług faktycznie korzystał, mimo, że podmiot refakturujący fizycznie danej usługi nie świadczy.
Refakturowanie usług nastąpić może pod tym jednak warunkiem, że strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym, zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy. Odbiorca refaktury jest jednocześnie odbiorcą refakturowanych usług oraz pomiędzy odbiorcą i wystawcą refaktury istnieje umowa, z której wynika, że taka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania.
Przeniesienie kosztu nabytych uprzednio usług przez wynajmującego na rzecz najemcy lokalu użytkowego jest świadczeniem tych usług, podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Stawki podatku od towarów i usług w fakturach dokumentujących odsprzedaż usług dla ich faktycznego odbiorcy winny odpowiadać stawkom właściwym dla refakturowanych usług. Wartość netto odsprzedanych usług i podatek VAT należny, dla celów rozliczeń podatku od towarów i usług, podatnik winien ująć w ewidencji sprzedaży dla podatku od towarów i usług, zaś w deklaracji VAT – 7 wykazać po stronie dostawy.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatek należny z tytułu świadczonych usług nie stanowi kosztu uzyskania przychodów ( z wyjątkami nie mającymi zastosowania w niniejszej sprawie). W związku z tym podatek od towarów i usług nie stanowi elementu obciążenia finansowego dla sprzedającego, gdyż jako element ceny faktycznie obciąża nabywcę usługi. Rolą podatnika podatku od towarów i usług jest pobranie podatku we właściwej wysokości i odprowadzenie na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.