W myśl § 12 ust. 3 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 ze zm.), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się:

- faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące,
- inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Przepis § 13 stanowi, że za dowody księgowe uważa się również:
- dzienne zestawienie dowodów sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe korygujące zapisy wynikające z dowodu obcego lub własnego wysłanego kontrahentowi,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat oraz dokumenty zawierające określone powyżej dane.

Zgodnie z przepisem § 14 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokości kosztu (wydatku). W ust. 2 tegoż paragrafu wymienia się przypadki, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Pkt 6 ww. ustępu wskazuje, że dowód wewnętrzny może dotyczyć zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

W związku z powyższym, zakup (skup) odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne w postaci metali nieżelaznych, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie może być dokumentowany dowodami wewnętrznymi.

Biorąc pod uwagę fakt, że sprzedawca (osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej), nie ma obowiązku wystawiania ani faktur VAT, ani rachunków, w takiej sytuacji dowodem księgowym, zgodnie z § 13 pkt 5 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może być tzw. inny dowód opłat oraz dokument zawierający dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, tzn. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji.

W tym przypadku dowodem może być umowa sprzedaży, pod warunkiem że będzie ona na tyle szczegółowa by określała strony, datę zawarcia, przedmiot, wartości i sposób zapłaty oraz podpisy stron umowy.