W odpowiedzi na pismo z dnia 22.09.2003 r, Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Tarnowie działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) informuje:

Wydatki związane ze służbowymi wyjazdami właścicieli firmy zarówno w kraju jak i za granicą, zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) pod warunkiem ich udokumentowania, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i nie zostały wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów.
Zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy podatkowej, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Stosownie do wymogów art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tyt. podróży służbowych osób, prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Te przepisy zawarte są w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Ustawodawca dopuszcza więc możliwość obciążenia kosztów uzyskania przychodów kosztami diet (do określonej wysokości) przysługującymi przedsiębiorcy w związku z odbytą podróżą służbową.

W piśmie do tut. Urzędu zaznacza Pan, że prowadzona przez Pana działalność gospodarcza w zakresie usług transportowych w kraju i poza granicę państwa, świadczona jest powierzonymi pojazdami (samochody ciężarowe są własnością zleceniodawcy). Pojęcie podróży służbowej zawarte zostało w art. 77 5 § 1 Kodeksu pracy (wprowadzonym nowelizacją Kodeksu pracy z 22 grudnia 2000 r. Dz. U. Nr 120, poz. 1268), jako wykonanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, natomiast miejscem pracy może być stały punkt, jak i pewien obszar, w którym jest świadczona praca.

Jest to bardzo istotne dla rozstrzygnięcia, kwestii nabycia przez Pana uprawnień do świadczenia z tytułu diety przysługującej w związku z podróżą służbową. Z istoty świadczenia usług transportowych wynika, że działalność tą może Pan wykonywać na terenie województwa, obszarze kraju, czy też poza jego granicami. Tak więc prowadzona przez Pana działalność w zakresie usług kierowania obcym pojazdem w kraju i za granicą nie ma stałego miejsca pracy. Miejsce świadczenia usług, będzie więc określone jako miejsce zmienne: zmienność ta wynikać będzie z samego charakteru (rodzaju) świadczonych usług.
Należy także pamiętać, że siedziba firmy nie musi się pokrywać z miejscem wykonywania usług. Tak więc, wykonywanie usług transportowych w uzgodnionym przez strony miejscu, obszarze, nie rodzi uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowych dla właściciela firmy.
Skoro nie jest określone stałe miejsce pracy, to wyjazdy w ramach wykonywanej przez Pana działalności gospodarczej nie są podróżami służbowymi i brak jest podstaw do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości diet w myśl przepisów art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odpowiedź na drugą część zapytania zawarta jest w art. 22 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Kwoty diet za dobę podróży zagranicznej oraz nocleg są określone w walutach obcych i podane zostały w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991), dlatego też przed wpisaniem ich jako koszt do księgi przychodów i rozchodów (w przypadku nabycia uprawnień do świadczenia z tytułu diety przysługującej w związku z podróżą służbową), należy dokonać przeliczenia kwot na złote według kursów średnich ogłoszonych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.

W odpowiedzi na trzecią część pytania, wyjaśnia się następująco:
Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży może być zarówno miejscowość zamieszkania pracownika jak też miejscowość jego stałego miejsca pracy, a decyzja w tej sprawie leży w gestii pracodawcy
Odbycie podróży zagranicznej łączy się zwykle z odbyciem również podróży krajowej i tak przy podróży lądowej:
a) od momentu wyjazdu w podróż:
- do chwili przekroczenia granicy Polski - podróż krajowa
- od chwili przekroczenia granicy Polski - podróż zagraniczna
b) od momentu powrotu z podróży:
- do chwili przekroczenia granicy Polski - podróż zagraniczna,
- od chwili przekroczenia granicy Polski - podróż krajowa.
Rozliczając podróż zagraniczną należy zsumować poszczególne etapy podróży.
Zaznacza się, że zasady ustalania należności przysługujących pracownikowi oddelegowanemu w zagraniczną podróż służbową zostały określone ww. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1991), natomiast na krajowym etapie podróży zagranicznej stosuje się zasady analogiczne do zasad dotyczących krajowych podróży służbowych określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).