Zasady dokumentowania dokonywanych operacji gospodarczych zostały w sposób szczegółowy określone w par. 12 i 13 oraz 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stosownie do par. 12 ust. 3 pkt. 1 cyt. rozporządzenia podstawowymi dowodami księgowymi są faktury VAT, faktury VAT RR , faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne,rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące.

Zgodnie z § 13 pkt. 5 w/w rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2. czyli :

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
5. oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W świetle powyższego podstawą wpisania do księgi przychodów i rozchodów w kol. 14 składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez płatnika, Fundusz Pracy, FGŚP będą dowody zapłaty, prawidłowo sporządzona lista płac zwierające informacje o wysokości składek finansowanych przez płatnika, rachunek zleceniobiorcy zawierający rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne jak również deklaracje rozliczeniowe / DRA/ składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych