W odpowiedzi na zapytanie „kiedy powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej przedpłata” zawarte w piśmie z dnia 08.11.2004 r., Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowym Sączu stosownie do art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) uprzejmie informuje, że zgodnie z art. 5 ust. 1 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlega m. in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W art. 19 ust. 1, ust. 4 i ust. 11 w/w ustawy określono, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2–21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7 dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Zgodnie z art. 106 ust. 1, ust 4 Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Podatnicy, o których mowa w ust. 1–3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

W § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971) określono, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.

W art. 111 ust. 1 w/w ustawy określono, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04.07.2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 z 2002 r. ze zm.) – podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 w/w ustawy ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 w/w ustawy podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2–22, art. 30–32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrotem jest także otrzymana dotacja, subwencja i inna dopłata o podobnym charakterze związana z dostawą lub świadczeniem usług.

Z treści zapytania wynika, że ewidencjonujecie na kasie rejestrującej sprzedaż, w tym przedpłaty. Zdarza się, że przedpłata dokonana na rachunek bankowy w ostatnim dniu miesiąca zostanie zaksięgowana na rachunku bankowym w godzinach popołudniowych.

Na podstawie przytoczonych przepisów stwierdzić można, że jesteście obowiązani do rejestracji obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej przedpłaty otrzymanej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej przed sprzedażą towaru lub usługi. Rejestracja ta winna być dokonana w momencie powstania obowiązku podatkowego tj. w dniu wpływu przedpłaty na rachunek bankowy.

Jeżeli w związku z otrzymaną przedpłatą będzie wystawiana faktura VAT, to obowiązek podatkowy powstanie w dniu wystawienia tej faktury, nie później jednak niż w 7 dniu od dnia wpływu przedpłaty na rachunek bankowy. Do kopii faktury VAT wystawianej dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej spółka będzie obowiązana dołączyć paragon dokumentujący zarejestrowanie tej przedpłaty przy zastosowaniu kasy rejestrującej.