W odpowiedzi na zapytanie „czy możemy wystawić fakturę VAT w imieniu współwłaścicieli bez ich pełnomocnictwa” zawarte w piśmie z dnia 22.10.2004 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowym Sączu stosownie do art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) uprzejmie informuje, że zgodnie z art. 106 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Podatnicy, o których mowa w ust. 1–3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Zgodnie z art. 19 ust. 1, ust. 4 i ust. 11 w/w ustawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2–21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7 dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W art. 19 ust. 13 pkt 4 w/w ustawy określono szczególny moment powstania obowiązku podatkowego – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze – z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej.
W § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971) określono, że w przypadkach określonych w art. 19 ust. 10 i ust. 13 pkt 1-5 i 7-11 ustawy, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Z Waszego pisma wynika, że na podstawie wyroku Sądu Rejonowego przejęliście w zarząd nieruchomość, w której wynajmowane są lokale użytkowe (do zapytania nie dołączono w/w wyroku). Od dwóch współwłaścicieli tego budynku będących czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług nie otrzymaliście pełnomocnictwa do wystawiania w ich imieniu faktur VAT. Dlatego od ich części udziałów wystawiacie tylko noty księgowe do zapłaty czynszu.

Instytucja zarządcy nieruchomości wyznaczonego przez sąd jest uregulowana w art. 203 i 269 Kodeksu cywilnego oraz w art. 931 do 941 Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z powyższymi przepisami, zadaniem zarządcy nieruchomości jest wykonywanie czynności potrzebnych do prowadzenia prawidłowej gospodarki nieruchomości w ramach zwykłego zarządu. Czynności wykraczające poza zakres zwykłego zarządu wymagają zgody stron lub sądu. Zarządca ma prawo pobierać wszelkie pożytki z nieruchomości i spieniężać je.
Z powyższego zatem wynika, iż zarządca sądowy działa w imieniu i na rzecz współwłaścicieli nieruchomości z polecenia sądu. Nie oznacza to jednak, że przejmuje on funkcje podatnika w zakresie czynności wykonywanych na rzecz współwłaścicieli. Podatnikami podatku powstałego wskutek przeprowadzonych przez zarządcę sądowego, w imieniu i na rzecz współwłaścicieli transakcji, w dalszym ciągu są współwłaściciele nieruchomości.
W ramach udzielonego przez poszczególnych właścicieli pełnomocnictwa zarządca może m.in. zawierać i rozwiązywać umowy najmu czy dzierżawy nieruchomości, wystawiać faktury dla najemców bądź dzierżawców oraz inkasować czynsze i opłaty wynikające z tych umów (przekazywać je na odpowiednie konta).

Na podstawie przytoczonych przepisów można stwierdzić, że faktura VAT dot. świadczenia usług najmu pomieszczeń (z uwzględnieniem art. 106 ust. 4 w/w ustawy) winna być wystawiona nie później niż chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie. Fakturę VAT wystawia podatnik świadczący usługę najmu – współwłaściciel nieruchomości.
Jeżeli Zrzeszenie Właścicieli Nieruchomości posiada pełnomocnictwa od poszczególnych współwłaścicieli nieruchomości lub jeżeli wynika to z wyroku sądowego, to ma obowiązek wystawiać faktury VAT w imieniu współwłaścicieli nieruchomości.