STAN FAKTYCZNY
Nadmienia Pani,iż w dniu 04.05.2004r. wystąpiła do tut. organu z prośbą o wyjaśnienie kwestii czy ponoszone przez męża wydatki na wyjazdy w podróż służbową w celu organizowania i sprowadzania dostaw drewna do Polski - będące przedmiotem działalności - mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Mąż był w okresie tym jedynie pełnomocnikiem.
Urząd w piśmie nr II UspbIA/1/413/44/04/BB stwierdził, iż wydatki ponoszone przez pełnomocnika nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Obecnie zmienił się status Pani męża, oprócz tego, iż jest pełnomocnikiem, stał się również osobą współpracującą w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym.
Wątpliwość Pani dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z podróżami służbowymi Pani męża jako osoby współpracującej. Wydatkami tymi są:
- koszty noclegów w hotelu, poświadczone wystawionym rachunkiem na Pani firmę lub koszty noclegu w prywatnej kwaterze w przypadku gdy brak miejsc w hotelu,
- wartość diet z tytułu podróży służbowej w części nie przekraczającej wysokości diety przysługującej pracownikom określonej w odrębnych przepisach,
- koszty opłat za wizę,
- koszt przejazdu po terenie Białorusi i Rosji prywatnym samochodem osobowym będącym własnością osoby współpracującej.

STANOWISKO PODATNIKA
"Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów za wyjatkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ponadto w art. 26 ust.1 pkt 2 a od podstawy obliczenia podatku odlicza się zapłacone w roku podatkowym składki ZUS również osób współpracujących. A zatem skoro nie ma wyłączenia w art. 23 ustawy wydatków ponoszonych przez męża będącego pełnomocnikiem i jednocześnie osobą współpracującą, to zdaniem Pani, wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodu ma Pani prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu."

OCENA PRAWNA STANOWISKA PYTAJĄCEGO Z PRZYTOCZENIEM PRZEPISÓW PRAWA
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz.176 z późn.zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione w odbywanej przez osobę współpracującą podróży służbowej wydatki, o ile wypełniają one przesłanki do zaliczenia ich w ciężar kosztów określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust.1 ustawy,
- być właściwie udokumentowany.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy podatkowej nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Powyższy przepis oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczać w koszty uzyskania przychodów wartość diet związanych z podróżami służbowymi osób współpracujących, w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach.
Odnośnie podróży zagranicznych odrębne przepisy, o których mowa wyżej to: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju /Dz.U. Nr 236 poz.1991 z późn.zm./.
Natomiast art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zatem, wydatki związane z przejazdami w podróży służbowej samochodem osobowym, niestanowiącym środka trwałego firmy, a będącym własnością osoby współpracującej (męża) podlegają limitowaniu. Ich wysokość nie może bowiem przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego samochodu. Przejechane przez osobę współpracującą kilometry muszą być w takim przypadku udokumentowane w ewidencji przebiegu pojazdu.
Ilekroć w ust.1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika /art.23 ust.4 ustawy/. Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust.1 pkt 46, powinien być, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów /art.23 ust.5 ustawy/.
Zatem, w przypadku odbywania podróży służbowej samochodem osobowym będącym własnością osoby współpracującej (męża) przejechane przez męża kilometry muszą być udokumentowane w ewidencji przebiegu pojazdu.
Reasumując: w przedstawionym stanie faktycznym kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą faktycznie poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane wydatki dotyczące kosztów noclegu oraz opłat za wizę, natomiast diety z tytułu podróży służbowych osoby współpracującej będą stanowić koszt uzyskania przychodów w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, zaś wydatki dotyczące kosztów przejazdu prywatnym samochodem osobowym (będącym własnością osoby współpracującej)podlegają limitowaniu - ich wysokość nie może przekroczyć kwoty wynikającej zprzemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km właściwej dla danego samochodu. Ponadto należy pamiętać, iż wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego dla potrzeb działalności podatnika mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie wówczas, gdy prowadzona jest przez osobę używającą tego pojazdu ewidencja przebiegu pojazdu.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym i wiąże organy podatkowe do czasu zmiany przepisów.