Ze stanu faktycznego przedstawionego w zapytaniu wynika, że Spółka zakupuje miejsca kolonijne od FUNDACJI NA RZECZ ZDROWIA DZIECI I MŁODZIEŻY. Ww. Fundacja zgodnie z wpisem KRS prowadzi działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Zakupione miejsca kolonijne są rozdysponowywane wśród pracowników. Zgodnie z obowiązującym Regulaminem Świadczeń Socjalnych (negocjowany każdego roku ze stroną związkową) do każdego sprzedawanego skierowania kolonijnego pracownik otrzymuje dopłatę z ZFŚS. Dopłata uzależniona jest od sytuacji finansowej rodziny pracownika. Pozostałą kwotę należności za kolonie wpłaca pracownik. Dopłaty do kolonii obciążają środki ZFŚS i traktowane są zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, a ich rozliczenia Spółka dokonuje poprzez dowody księgowe, obciążając wydatki z ZFŚS.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego tut. organ podatkowy stwierdza, że stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno - szkoleniowych i leczniczo - opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
b) z innych źródeł – do wysokości nie przekraczającej w roku podatkowym 760 zł.
Treść tego przepisu wskazuje, że zwolnione od podatku są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18: z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości. W przypadku gdy zakład pracy dokonuje dofinansowania z innych źródeł – to takie dofinansowanie związane jest z istniejącym limitem, tzn. zwolnieniu podlegają tylko te dopłaty, których wartość w roku podatkowym nie przekroczy kwoty 760 zł.
Jeżeli kwota rocznych dopłat z tego tytułu przekroczy kwotę 760 zł, wówczas nadwyżka stanowić będzie przychód pracowników podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wobec powyższego Spółka będzie zobligowana do zastosowania przedmiotowego zwolnienia od podatku jedynie wtedy, gdy wydatek został rzeczywiście poniesiony i odpowiednio udokumentowany. Osobą, na której ciąży obowiązek przedłożenia stosownych dowodów jest pracownik i to on zobowiązany jest do udowodnienia prawa do zwolnienia. W przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma regulacji określającej jaki dowód powinien przedstawić pracownik, który poniósł wydatek z tytułu wypoczynku dziecka do lat 18. A zatem wobec braku szczególnych przepisów, które określałyby jakie dokumenty powinien otrzymać płatnik, aby dofinansowanie do wypoczynku dzieci mogło być zwolnione od podatku należałoby przyjąć, iż ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, którymi są dowody wpłaty. Pojęcie dowód wpłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak również dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu wpłaty winno wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał tj. imię i nazwisko, z jakiej formy wypoczynku korzystało dziecko i w jakim okresie, kwotę poniesionego wydatku oraz podpis osoby która wystawiła ten dokument.