Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty działając na podstawie:

• art. 14a § 1 i § 4, art. 217 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 12 ust. 3 pkt 1 i pkt 2 w zw. z § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.)
uznaje za nieprawidłowe stanowisko Pani wyrażone we wniosku z dnia 24.03.2005 r. a dotyczące braku mozliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, opłat za media, ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, udokumentowanych notami księgowymi wystawionymi przez administratora nieruchomości.

W dniu 30.03.2005 r. wpłynął do tutejszego organu podatkowego wniosek Pani z dnia 24.03.2005 r. w sprawie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania przepisów prawa podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie handlu artykułami papierniczymi. Rozlicza się Pani w podatku dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przedmiotowa działalność prowadzona jest w lokalu użytkowym, należącym do Urzędu Miasta Łodzi. Lokal zarządzany jest przez Administrację Nieruchomości, która w miejsce dotychczasowych faktur dokumentujących opłaty za media, wystawia noty księgowe. W związku z powyższym, stoi Pani na stanowisku, że nota księgowa nie jest dokumentem pozwalającym na jego podstawie, zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, tego rodzaju wydaków. W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych należy uznać stanowisko Pani za nieprawidłowe z następujacych względów.

Zgodnie z treścią art.22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1999 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przedmiotowej sprawie, ponoszone przez Panią opłaty za media w pełni zasługują na zaliczenie ich do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednocześnie w myśl § 12 ust. 3 w zw. z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i § 14, stwierdzajace fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, których dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeśli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przemiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.Ponadto, za dowody księgowe uważa się również (...) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Reasumując, wystawiona przez administratora nieruchomości nota księgowa odnosząca się do opłaty za centralne ogrzewanie, zimną wodę, odprowadzanie ścieków, wywóz śmieci i opłaty abonamentowej, której kserokopię dołączyła Pani do swojego wniosku, spełnia warunki wskazane wyżej w punktach a-d i tym samym uzasadnia możliwość zaliczenia na jego podstawie, wskazanych tam kwot do kosztów uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Panią i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanego przez Panią zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa przedstwiona interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawców. Jeśli jednak podatnik, płatnik lub inkasent zastosowali się do interpretacji, organ nie może wydac decyzji określającej lub ustalającej ich zobowiązanie podatkowe bez zmiany albo uchylenia postanowienia o którym mowa w art. 14a § 4, jeśli taka decyzja byłaby niezgodna z interpretacją zawartą w tym postanowieniu.Interpretacja o której mowa w art. 14a § 1 jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5.