Ze stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę wynika, że Podatniczka zawiera w swojej firmie szkoleniowej umowy zlecenia i umowy o dzieło z wykładowcami. W ramach zawartych umów zleceniobiorcy odbywają podróże służbowe po kraju. Zgodnie z zawartymi umowami zleceniobiorcy otrzymują zwrot kosztów podróży, zwrot zakwaterowania oraz dietę w wysokości 21 zł na jednodniowy wyjazd, niezależnie od liczby godzin delegacji. Zwrot kosztów podróży, w przypadku jazdy samochodem prywatnym, obliczany jest wg kosztów faktycznie zużytego paliwa lub wg aktualnie obowiązującego przelicznika kilometrowego (przy czym wysokość kosztu nie przekracza kwoty naliczanej zgodnie z aktualnie obowiązującymi przelicznikami). Firma negocjuje z wykładowcami naliczanie kosztów wg faktycznie zużytego paliwa, ponieważ w przypadku uwzględnienia przeliczników kilometrowych koszt podróży jest znacznie wyższy. Podatniczka pyta, czy stosowany przez nią druk "polecenie wyjazdu służbowego" jest prawidłowym sposobem dokumentowania ponoszonych kosztów podróży uprawniającym do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy prawa podatkowego nie stanowią o konieczności wystawiania polecenia służbowego, aby zwrócone wydatki zleceniobiorcom można było uznać za koszty uzyskania przychodu. Jeżeli poniesione przez zleceniobiorcę wydatki refunduje zleceniodawca i wydatki te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika to wypłacone diety i należności tytułem zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej stanowią dla zleceniodawcy koszty uzyskania przychodów, zgodnie z przepisem art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Powołany przepis nie uzależnia prawa zaliczenia ww. wydatków do kosztów od faktu udokumentowania ich delegacją służbową. Na podatniku ciąży jednak obowiązek wykazania, że podróż odbyta przez zleceniobiorcę ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Polecenie wyjazdu służbowego stanowi dokument potwierdzający, że dana podróż miała miejsce oraz wskazuje jej cel. Stanowi zatem podstawę uprawdopodobnienia, iż wydatki związane z wykonaniem zadania określonego przez zleceniodawcę mają związek z prowadzoną przez niego działalnością i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na osiągane przez niego przychody.

Jak wynika z powyższego, dokumentowanie wydatków wskazanych przez stronę poleceniem wyjazdu ma znaczenie zarówno dla celów podatkowych, jak i księgowych, z kilku powodów:

- wykazuje, że podróż została odbyta i miała związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- dane w nim zawarte stanowią podstawę do obliczenia należności przysługujących oddelegowanemu w podróż służbową;
- może być również dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w księdze podatkowej.

Przepisy § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) stanowią, że zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16. Przepis § 14 ust. 1 stanowi, iż na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków wymienionych w ust. 2 tego rozporządzenia w tym m. in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników (§ 14 ust. 1 pkt 5). Powyższe zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez pracownika stosuje się również odpowiednio do zleceniobiorcy.

Z przepisów prawa podatkowego art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika obowiązek udokumentowania wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, (odbywanej podróży pojazdem niebędącym własnością pracodawcy), ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną przez osobę używającą pojazdu (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). W razie braku takiej ewidencji, nieprawidłowego jej prowadzenia lub wypłaty świadczenia ponad limit wynikający z ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika (zleceniodawcę) na rzecz zleceniobiorców z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

W związku z powyższym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Rudzie stwierdził, że stanowisko Podatnika w zakresie ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu na podstawie polecenia wyjazdu służbowego jest prawidłowe.