Wnioskiem z dnia 5 października 2005r. (wpływ 10.10.2005r.) Spółka wystąpiła o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownik Spółki odbył zagraniczną podróż służbową do Tajwanu. Tytułem rozliczenia kosztów podróży służbowej przedstawił wyłącznie rachunki imienne wraz z oświadczeniem o braku możliwości uzyskania rachunku na firmę.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego Spółka ma wątpliwość, czy przedstawione przez pracownika rachunki imienne na własne nazwisko stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki rachunki imienne stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ koszty te są uzasadnionym wydatkiem, którego celem jest osiągnięcie przychodu, poza tym nie zostały wymienione enumeratywnie w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), jako wydatki nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Ustosunkowując się do zapytania przedstawionego przez Spółkę, Naczelnik Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie wyjaśnia:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), w 2005r. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 wymienionej ustawy.

Zatem, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są to koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli z funkcjonowaniem firmy. Natomiast ciężar udowodnienia, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością, a także, że został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, spoczywa na podatniku.

W obowiązujących przepisach prawnych obowiązek wypłacania należności na pokrycie kosztów podróży służbowych uregulowana została jedynie w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W świetle art. 775 ustawy Kodeks pracy, w/w należności przysługują pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Natomiast w przypadku, gdy układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie określa w/w warunków, wówczas sposób rozliczenia należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zgodnie z § 2 w/w rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów z tytułu przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Natomiast zgodnie z treścią § 13 pkt 4 w/w rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, przy czym nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku nie uzyskania dokumentu (rachunku), pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Z powyższego rozporządzenia nie wynika, na kogo mają być wystawione rachunki np. za bilety lotnicze, noclegi itp. wydatki.

Zatem, uwzględniając okoliczności przedstawione we wniosku oraz przytoczone przepisy prawa, Naczelnik Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie stwierdza, iż Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrot wydatków poniesionych w zagranicznej podróży służbowej przez pracownika Spółki na podstawie imiennych rachunków, pod warunkiem udowodnienia zasadności ich poniesienia i wykazania związku z osiąganymi przychodami.