POSTANOWIENIE

Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 7 czerwca 2005r. G. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z/s w Gdańsku (data wpływu do tut. Urzędu: 08.06.2005r.) o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) w sprawie: opodatkowanie nadwyżki kosztów noclegu w zagranicznej podróży służbowej, zwróconej pracownikowi ponad limit

stwierdza, że

stanowisko przedstawione w tym wniosku jest nieprawidłowe w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego.

UZASADNIENIE

G. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z/s w Gdańsku, dalej Spółka, dokonała na rzecz swojego pracownika, który w ramach podróży służbowej przebywał na Białorusi, zwrotu kosztów noclegu, potwierdzonych rachunkiem hotelowym - w kwocie wyższej niż określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), dalej rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002r. Zwrot należności w kwocie wyższej niż przewidziana w załączniku do ww. rozporządzenia, odpowiadającej wartości rachunku hotelowego, wynikał z faktu, iż koszt noclegu w hotelu, w którym Spółka wcześniej dokonała rezerwacji, przewyższył limit wynikający z załącznika do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r., wynoszący dla Białorusi 80 dolarów amerykańskich.

W ocenie Spółki zwrot kosztów, potwierdzonych rachunkiem hotelowym, ponad limit określony w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002r. nie stanowi dla pracownika dochodu podlegającego opodatkowaniu, stąd Spółka nie jest zobowiązana do obliczenia i poboru zaliczki na podatek dochodowy od kwoty nadwyżki ponad limit.

Na tle zaprezentowanego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku stwierdza, co następuje:

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), dalej: ustawa, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Dochodem ze źródła przychodów, (...), jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym (art. 9 ust. 2 zd. pierwsze ustawy).

Przychodami, zgodnie z art. 11 ustawy, są, z zastrzeżeniem art. 14-16, art. 17 ust. 1 pkt 6 i 9, art. 19 i art. 20 ust. 3, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Źródła przychodów wskazuje art. 10 ust. 1 ustawy, w tym w pkt 1 wymienia m.in. stosunek pracy. Stosownie do art. 12 ustawy do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy ze zwolnienia od podatku dochodowego korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, (...).

W stanie faktycznym niniejszej sprawy powyższy przepis odwołuje się do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r.

Z przepisu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. Nr 21 z 1998 r., poz. 94 z poźn. zm.) wynika, iż rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002r. ma zastosowanie w stosunku do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych poza sektorem publicznym przepisy tego rozporządzenia mają odpowiednie zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy u danego pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy, względnie regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Z § 2 ww. rozporządzenia wynika, iż pracownikowi, z tytułu zagranicznej podróży służbowej, przysługuje m. in. zwrot kosztów noclegu.

Zgodnie z § 9 ust. 1 tego rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Limit kształtuje się na różnym poziomie, w zależności od kraju, do którego podróż służbowa jest odbywana. Dla Białorusi wynosi on 80 dolarów amerykańskich.

Jednocześnie, stosownie do § 9 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r., w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

W ocenie tut. Organu podatkowego w stanie faktycznym niniejszej sprawy zwrócona pracownikowi nadwyżka ponad limit wyznaczony w załączniku do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r. nie jest zwolniona z opodatkowania, wobec czego Spółka, jako płatnik ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Przedstawiony stan faktyczny sprawy nie potwierdza bowiem, iż zaszły przesłanki z § 9 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r.

Zgodnie ze wskazanym przepisem, do którego odsyła art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, zwolnienie od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy jest uwarunkowane od wykazania istnienia okoliczności, które uniemożliwiły skorzystanie z noclegu za cenę mieszczącą się w limicie określonym w załączniku do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r oraz od zgody pracodawcy na zwrot kosztów noclegu ponad limit. Przesłanki te muszą wystąpić łącznie.

W przedmiotowej sprawie - w ocenie tut. Organu podatkowego nie wystąpił uzasadniony przypadek, o którym mowa w § 9 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r., skutkujący zwolnieniem z opodatkowania.

O wystąpieniu takiej sytuacji można mówić wyłącznie wówczas, gdy wskutek okoliczności wcześniej nieznanych lub niemożliwych do przewidzenia, bądź też wskutek istnienia określonego stanu faktycznego, nie jest możliwe zapewnienie pracownikowi w podróży służbowej noclegu za cenę nieprzewyższającą limitu zawartego w załączniku do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r. Przedstawiając stan faktyczny Spółka nie wykazała by takie wyjątkowe okoliczności miały miejsce. Nie wskazała dlaczego nie było możliwości zapewnienia noclegu za niższą stawkę, nie wykazała w szczególności, że nie było żadnej możliwości zapewnienia noclegu poza hotelem, z którego usług skorzystała. Nie wskazała więc szczególnej, nadzwyczajnej przyczyny, uzasadniającej zwolnienie z opodatkowania wydatku ponad limit.

W świetle powyższego nie można przyjąć, że łącznie zaistniały przesłanki z § 9 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r., których wystąpienie uzależnia zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy. Wprawdzie Spółka (pracodawca) wyraziła zgodę na zwrot kosztów ponad limit, niemniej jednak nastąpiło to w okolicznościach, których nie sposób uznać za uzasadnione w rozumieniu § 9 ust. 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r.

W konsekwencji zwrócona pracownikowi nadwyżka ponad limit, wynikający z załącznika do rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002r. stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka, jako płatnik, jest zobowiązana pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.