Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 - ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Olsztynie po rozpatrzeniu wniosku z dnia 08.11.2005 r. (data wpływu 17.11.2005 r.) w sprawie kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów Stowarzyszenia - wydatków zwróconych zleceniobiorcom z tytułu używania prywatnych samochodów w celu wykonania zleconych zadań uznaje stanowisko wnioskodawcy, iż stanowi to koszt uzyskania przychodów w przypadku jednej podróży przy braku ewidencji przebiegu pojazdu za nieprawidłowe.

Stowarzyszenie pismem z dnia 08.11.2005 r. (data wpływu 17.11.2005 r.) zwróciło się z zapytaniem w sprawie zwrotu kosztów zleceniobiorcom z tytułu używania prywatnych samochodów w celach służbowych wykonywanych na rzecz Stowarzyszenia.
Z treści wniosku wynika, iż Stowarzyszenie zawiera umowy o dzieło i zlecenia z osobami, które nie będąc jej pracownikami wykonują na rzecz organizacji zadania związane z działalnością statutową Stowarzyszenia.W ramach realizacji zlecenia osoby te odbywają podróże po terenie kraju własnym samochodem, za które zwracane są koszty wg stawki za 1 km zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tyt. podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zwroty kosztów przejazdów zleceniobiorcy wypłacane są na podstawie zawartej z nim umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych oraz na podstawie zapisu w umowie zlecenia o zwrocie poniesionych wydatków w związku z podróżą służbową. Wypłata należności za odbytą podróż dokonywana jest na podstawie oddzielnego rachunku przedłożonego przez zleceniobiorcę, w którym zawarte są szczegółowe dane zleceniobiorcy i samochodu, cel wyjazdu oraz podpisy osób zarządzających stowarzyszeniem. Ponadto dla zleceniobiorcy, który odbył więcej niż jedną podróż prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, potwierdzona przez osobę reprezentującą podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu ich osiągnięcia, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Przesłanką stosowania tego przepisu jest zatem celowość wydatku, tj. jego związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, zmierzającą do uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 1 pkt 51 cyt. ustawy wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki, z zastrzeżeniem pkt 30 (który dotyczy wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych nie stanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Określenie używanie samochodów do celów służbowych w celu odbycia podróży służbowej dotyczy również osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, które wykonują prace na rzecz zleceniodawcy.

W świetle powyższego Stowarzyszenie "X" w Olsztynie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione z tytułu używania prywatnych samochodów osobowych przez osoby zatrudnione na podstawie umowy-zlecenia i o dzieło na potrzeby działalności gospodarczej Stowarzyszenia, ale tylko do wysokości nie przekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej właściwym rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej przy spełnieniu wymogów określonych w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i pkt 51 powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego wynika, że w/w przepisy nie przewidują wyjątku tzn. nie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku jednej podróży służbowej zleceniobiorcy.
W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów prywatnych nie stanowią więc kosztów uzyskania przychodów .

Stosownie do art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika. Wiąże natomiast organy podatkowe i organy kontroli skarbowej właściwe dla wnioskodawcy do czasu jej zmiany lub uchylenia, zgodnie z art. 14b § 2 ustawy - Ordynacja podatkowa.

Interpretacja traci moc w momencie zmiany stanu prawnego.

Na niniejsze postanowienie służy Stronie prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie, za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu, w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia (art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej).
Zażalenie zgodnie z przepisami art. 222, w związku z art. 239 Ordynacji podatkowej, winno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.
Składając zażalenie Strona winna uiścić opłatę skarbową w postaci znaków skarbowych w kwocie 5 zł (stosownie do postanowień ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej Dz. U. z 2000 r. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.).