POSTANOWIENIE

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zakopanem działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2005 r. Nr 8 , poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu Państwa wniosku z dnia - bez daty (data wpływu w tut. Urzędzie 25.07.2006 r.) - bez numeru , w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w zakresie ogólnego prawa podatkowego stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko nie jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

Spółka z o.o. przedstawiła następujący stan faktyczny, który jest przedmiotem analizy: Spółka ma siedzibę przy ulicy "K" i pod tym adresem prowadzone jest archiwum, natomiast dział księgowo-finansowy jest organizacyjnie podzielony i znajduje się zarówno przy ulicy "K" jak i częściowo przy ulicy "S".W związku z powyższym, dokumenty księgowe dotyczące lat ubiegłych Spółka przechowuje (archiwizuje) w miejscu siedziby przy ulicy "K" . natomiast dokumenty dotyczące okresu bieżącego przechowuje w budynku przy ulicy "S".
W zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-2 jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych, Spółka wskazała wyłącznie adres przy ulicy "S".Ponadto wnioskująca Spółka prowadzi księgi rachunkowe dla innych podmiotów. Dokumenty dotyczące bieżącego roku obrachunkowego przechowywane są w budynku Spółki przy ulicy "S", natomiast dokumenty dotyczące wcześniejszych okresów sprawozdawczych są przechowywane i archiwizowane w siedzibie obsługiwanych podmiotów. W zgłoszeniach aktualizacyjnych NIP-2 obsługiwane przez Wnioskodawcę podmioty, jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych wskazały adres budynku Wnioskodawcy przy ulicy "S".

W oparciu o przedstawiony stan faktyczny, Wnioskująca Spółka złożyła zapytania:

1. Czy w zaistniałym stanie faktycznym podanie w zgłoszeniu aktualizacyjnym jako miejsca przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie adresu przy ulicy "S" jest poprawne ?

2. Czy w zaistniałym stanie faktycznym dokumenty księgowe mogą być przechowywane częściowo w siedzibie obsługiwanych spółek, a częściowo w naszym budynku przy ulicy "S" i w jaki sposób powinno to być wykazane w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-2 ?

Zdaniem Spółki:,, zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki, w oryginalnej postaci. Naszym zdaniem wymóg nakładany przez ten przepis został spełniony, ponieważ zarząd przebywa zarówno w budynku przy ulicy "K" jak ulicy "S" " .

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku Naczelnik tutejszego Urzędu Skarbowego wyjaśnia:
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) rozróżnia (art. 4 ust. 3):
- prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych (pkt 2),
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji (pkt 6), przy czym w skład "pozostałej dokumentacji" wchodzą księgi rachunkowe.
Dlatego art. 11 i 73 ustawy są sobie równorzędne, dotyczą one odmiennych kwestii. Art. 4 w powiązaniu z art. 11 ustawy o rachunkowości reguluje problematykę zasad i sposobu prowadzenia rachunkowości w tym ksiąg rachunkowych, zaś art. 73 ich przechowywania. Są to pojęcia o odmiennej treści: przechowywanie w zestawieniu z pozostałymi przepisami rozdziału o ochronie danych, dotyczy archiwizowania, następującego po zamknięciu roku obrotowego. Z tego względu art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości nie odnosi się do bieżącego roku prowadzenia ksiąg rachunkowych, który to okres kończy ich zamknięcie.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych (rozdz. 2 ustawy) powinno co do zasady następować w siedzibie jednostki (art. 11 ust. 1 i 2 ), ale może też być powierzone uprawnionej do tego osobie lub firmie poza siedzibą jednostki (art. 14 ust. 3), z czym może się też choć nie musi, wiązać wydanie na zewnątrz dowodów księgowych w celu kontroli, dekretacji, wprowadzania do urządzeń księgowych oraz przejściowe ich przechowywanie w Biurze Rachunkowym. W przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki lub jej oddziale kierownik jednostki obowiązany jest:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału),
- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału).
Zbiory księgowe, a więc dowody księgowe, księgi rachunkowe itp. po zakończeniu roku obrotowego, a więc po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, powinny być bez względu na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych: we własnym zakresie , usługowo -przechowywane (rozdz. 8 ustawy) w siedzibie jednostki (art. 73).

Z powyższego wynika, że księgi rachunkowe dotyczące bieżącego roku obrachunkowego jednostki winny znajdować się w siedzibie jednostki (miejscu określonym w umowie spółki i wskazanym w zgłoszeniu do sądu rejestrowego) lub miejscu poza siedzibą jednostki, które kierownik jednostki dla potrzeb ewidencji podatników, w zgłoszeniu identyfikacyjnym/ aktualizacyjnym NIP-2, w sekcji B. 10.2 tegoż formularza wskaże właściwemu urzędowi skarbowemu, jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej.
Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 1 cyt. wyżej ustawy o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne (po zamknięciu roku obrotowego) bez względu na sposób ich prowadzenia - przechowuje się wyłącznie w siedzibie zarządu w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (...). Szczegółowo sposób udostępniania osobom trzecim zbiorów lub ich części wskazuje art. 75 ww. ustawy o rachunkowości.
W ocenie tutejszego organu podatkowego, w świetle zacytowanych przepisów oraz przedstawionego prze Wnioskodawcę stanu faktycznego, podanie w zgłoszeniu identyfikacyjnym/ aktualizacyjnym NIP-2 - sekcja B. 10.2 adresu budynku przy ulicy "S", gdy jest on inny niż adres siedziby podatnika, jako miejsca przechowywania zbiorów księgowych (dotyczących bieżącego roku obrachunkowego) - jest poprawne.
Nie można natomiast zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, że "przebywanie" Zarządu (Członków Zarządu) w różnych miejscach tj. zarówno w budynku przy ulicy "K" jak i przy ulicy "S" powoduje spełnienie wymogu art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości w stosunku do obydwu tych miejsc, gdyż siedzibą zarządu jest wyłącznie adres wskazany przez Spółkę w umowie spółki i zgłoszeniu do sądu rejestrowego - czyli adres budynku przy ulicy "K".
Reasumując powyższe postanowiono jak w sentancji.