Z treści złożonego przez Podatnika wniosku wynika, że umowa zawarta przez Spółkę z pracownikiem przewiduje zwrot temu pracownikowi kosztów rozmów telefonicznych prowadzonych w celach służbowych z prywatnego telefonu. Średni koszt rozmów telefonicznych, ponoszony przez pracownika przed jego zatrudnieniem w Spółce, wynosił 90 zł, natomiast od momentu zatrudnienia wzrósł do kwoty 290 zł.
Czy dla uznania wydatków z tytułu zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego telefonu do celów służbowych za koszty uzyskania przychodów Spółki, wystarczy złożony przez pracownika wniosek wraz zapłaconą fakturą VAT, czy też konieczne jest sporządzenie na podstawie bilingu wykazu rozmów przeprowadzonych w imieniu Spółki?
Zdaniem Podatnika, różnicę między wartością faktur otrzymanych przez pracownika przed jego zatrudnieniem w Spółce, a wartością faktur otrzymanych w czasie zatrudnienia, można uznać za koszt uzyskania przychodów Spółki.
Dodatkowo, w rozmowie telefonicznej przeprowadzonej w dniu 11.12.2006 r., Główna Księgowa Spółki oświadczyła, że ww. wydatki w układzie rodzajowym będą zarachowane do kosztów usług obcych – telefony.

Dokonując oceny prawnej stanowiska Podatnika na tle przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, organ podatkowy stwierdza co następuje.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jedn. tekst Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów oraz zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, przy czym wydatki muszą być rzeczywiste nie zaś domniemane.
Według utrwalonego w orzecznictwie sądów administracyjnych poglądu, możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków jest uzależniona m. in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek: uzyskania przychodu, istnienia związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym, bądź spodziewanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku.
W świetle powyższych uregulowań prawnych, sam wniosek złożony przez pracownika wraz z zapłaconą fakturą VAT, nie wystarczy do uznania omawianych wydatków za koszty uzyskania przychodów Spółki. Ustalając, w sposób wskazany we wniosku, kwotę zwrotu pracownikowi części kosztów rozmów telefonicznych, Spółka nie udowadnia, że zwrot tej kwoty rzeczywiście obejmuje wyłącznie rozmowy służbowe. Telefony prywatne służą bowiem osobistym celom pracownika, dlatego też brak dowodów jednoznacznie świadczących o wykorzystaniu ich dla celów Spółki uniemożliwia potwierdzenie, że wydatki na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczą funkcjonowania Spółki. Celom tym służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (tzw. biling), który pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika.
Reasumując należy stwierdzić, że dla uznania za koszt uzyskania przychodów wydatku z tytułu zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych w celach służbowych, konieczne jest udokumentowanie tego wydatku nie tylko wnioskiem złożonym przez pracownika wraz z zapłaconą fakturą VAT, lecz także wydrukiem połączeń telefonicznych (bilingiem), z którego należy wyodrębnić i szczegółowo opisać połączenia dotyczące rozmów służbowych.
Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu sporządzenia wniosku.