Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL3-1.4011.221.2018.1.AA
z 25 lipca 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 kwietnia 2018 r. (data wpływu 7 maja 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od osób fizycznych palet używanych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 7 maja 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu od osób fizycznych palet używanych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Od 2014 roku Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, w 2018 r. zmienił formę opodatkowania (według jednolitej stawki podatku), rozlicza podatek dochodowy według stawki liniowej 19% i płaci zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych miesięcznie. Wnioskodawca jest również zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

W ramach prowadzonej działalności planuje dokonywać m.in. skupu zużytych w różnym stopniu palet drewnianych od m.in. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tj. od ludności).

Palety te są zazwyczaj uszkodzone, połamane, z brakującymi elementami, czyli odpady użytkowe stanowiące surowce wtórne zgodnie z pojęciem „odpadów”, zdefiniowanemu w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2018 r., poz. 21, dalej: „Ustawa o odpadach”).

Palety, o których mowa powyżej, miałyby być poddane naprawie i modernizacji i po odzyskaniu przez nie odpowiedniej jakości (przykładowo poprzez wzmocnienie gwoździami lub poprzez wymianę uszkodzonych elementów), podlegałyby sprzedaży jako towar handlowy firmie/przedsiębiorstwu, prowadzącemu działalność gospodarczą w tym zakresie (dokumentowane wystawianymi fakturami i ewidencjonowane przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Nabycie palet od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie dokumentowane dowodem wewnętrznym i ewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów.

Dowód wewnętrzny sporządzany będzie na podstawie tzw. kontrolek zakupu. Z kontrolek zakupu będzie wynikało, w jakiej ilości i za jaką cenę kupiono danego dnia palety od poszczególnych dostawców. Każda kolejna transakcja będzie ujmowana w kontrolce zakupu, na podstawie której na koniec dnia będzie sporządzany zbiorczy dokument wewnętrzny uwzględniający wszystkie uszkodzone palety nabyte w ciągu dnia od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dowód wewnętrzny będzie zawierał: datę podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, a także będzie określał: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W związku z powyższym, nie ulega wątpliwości, iż poniesienie wydatków na zakup (skup) od ludności uszkodzonych palet drewnianych w postaci odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne - w celu naprawy i dalszej odsprzedaży stanowi koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe będzie działanie polegające na dokumentowaniu wydatków poniesionych na nabycie od osób nieprowadzących działalności gospodarczej (ludności) w danym dniu odpadów poużytkowych w postaci używanych palet drewnianych, poprzez sporządzanie dowodu wewnętrznego, o którym mowa w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728) i na podstawie dowodu wewnętrznego i zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle powyższych informacji, prawidłowe jest dokumentowanie dowodem wewnętrznym, o którym mowa w § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatków na zakup od ludności (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) uszkodzonych palet drewnianych (odpadów poużytkowych) stanowiących surowce wtórne i na podstawie tego dowodu wewnętrznego zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki poniesione na nabycie towarów handlowych, bez wątpienia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymienia się przypadki, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Mogą one dotyczyć między innymi zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Zgodnie z pojęciem odpadów użytkowych zdefiniowanych w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 21), odpady oznaczają każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza pozbyć się lub do ich pozbycia się jest zobowiązany.

Ponadto, zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 9 grudnia 2014 r. (poz. 1923), w sprawie katalogu odpadów, wykorzystane palety zatwierdza się jako odpad o kodzie 15 01 03 (Opakowania z drewna).

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (ludność), od których planowane są zakupy uszkodzonych palet, nie mogą wystawić dokumentu w postaci faktury bądź rachunku, a wydatki związane z zakupem od ludności uszkodzonych palet drewnianych, stanowiących odpady poużytkowe, mogą być dokumentowane dowodami wewnętrznymi, zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

Dlatego też, aby należycie udokumentować racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z zakupem od osób nieprowadzących działalności gospodarczej uszkodzonych palet drewnianych, konieczne jest wystawianie dowodu wewnętrznego wystawionego na podstawie dziennych zestawień, tzw. kontrolek zakupów (zawierających dane zakupu: ilość, cenę, wartość zakupu od poszczególnych dostawców). Na tej podstawie, wystawiony dowód wewnętrzny (zawierający datę, podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, a także będzie określał nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)) będzie umożliwiał zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Podkreślić należy, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności że pozostaje on w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy – pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi ponadto zostać prawidłowo udokumentowany.

Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Zgodnie z treścią art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Z ww. przepisu wynika, że jeżeli podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów prawidłowo i zgodnie z obowiązującym prawem zaewidencjonuje dokonany wydatek w tej księdze, to tym samym należycie go udokumentuje do celów ustalenia wysokości dochodu.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728).

W myśl § 11 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (§ 11 ust. 2).

Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

• 1a) (uchylony),
  

• 1b) (uchylony),
  

• 1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
  3. wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
  4. podpis osoby sporządzającej dokument, lub

2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jak stanowi § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
   
   

Na mocy § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Przy tym, w myśl § 14 ust. 2 dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8. opłat sądowych i notarialnych;

• 8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
  

9. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
   
   

A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków – wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych (pkt 6). Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go dowodem wewnętrznym. Natomiast odpadem, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2018 r., poz. 992, z późn. zm.), jest każda substancja lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Zaznaczyć trzeba, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w omawianym rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 oraz § 14 ust. 1 rozporządzenia.

Odnosząc się do przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatki które zamierza ponosić na zakup palet używanych (uszkodzonych) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Niewątpliwie będą związane z możliwością uzyskania przychodów – jako towary przeznaczone do sprzedaży. Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć ww. wydatki do kosztów podatkowych – pod warunkiem, że właściwie je udokumentuje.

Skupowane uszkodzone palety używane – zgodnie z oświadczeniem Wnioskodawcy będą odpadami w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o odpadach. Skoro warunek ten zostanie spełniony, to na mocy § 14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania przedmiotowych zakupów wewnętrznymi dowodami księgowymi, sporządzonymi na podstawie § 14 ust. 1 rozporządzenia. Takie dowody będą stanowiły podstawę do zaewidencjonowania ww. transakcji w prowadzonej przez Wnioskodawcę księdze podatkowej.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za prawidłowe.

Jednakże w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesadzić, co będzie wystarczającym dokumentem do włączenia wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży bowiem w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postepowania.

W postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej organ nie prowadzi postępowania dowodowego, nie dokonuje ustaleń okoliczności faktycznych sprawy, ale ogranicza się do subsumcji przedstawionych przez Wnioskodawcę okoliczności faktycznych pod określony przepis prawa podatkowego. Organ interpretacyjny nie ma zatem uprawnienia do oceny prawidłowości prowadzonej księgi przychodów i rozchodów (w tym oceny dowodu księgowego). Obowiązek ten spoczywa na organie podatkowym, prowadzącym postępowanie dowodowe, który na podstawie zebranego materiału ocenia, czy dana okoliczność została odpowiednio udowodniona.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.