Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
1061-IPTPP3.4512.278.2016.2.MK
z 21 lipca 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formy akceptacji udzielanej przez Wnioskodawcę, dotyczącej wystawianych i przesyłanych na rzecz Wnioskodawcy faktur elektronicznych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• formy akceptacji udzielanej przez Wnioskodawcę, dotyczącej wystawianych i przesyłanych na rzecz Wnioskodawcy faktur elektronicznych,
  

• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku,
  

• przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur za pomocą Systemu oraz ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
  
  

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 lipca 2016 r. w zakresie sposobu doręczania korespondencji dotyczącej wniosku.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu …., który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej (dalej: „System”).

Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie .TIFF lub .PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy.

Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

W zakresie natomiast faktur papierowych System będzie się opierał na przeprowadzaniu ich digitalizacji, to jest dokonaniu ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego Spółki. Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa.

W zakresie faktur papierowych będą wykorzystywane tzw. „PO box”, czyli dedykowane skrzynki pocztowe przeznaczone do wysyłki faktur wyłącznie pod określone zamówienie. Spółka w relacjach z Kontrahentami będzie podawała dokładny adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskaże Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co będzie miało w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).

Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. „three-way match”) z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. „Purchase Order”) oraz potwierdzenie odbioru (tzw. „PO receipt”). Spółka nie będzie dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki („PO Approvers”).

W pierwszej kolejności podczas księgowania danej faktury informacje na fakturze zostaną porównane z danymi określonymi w zamówieniu. Poszczególne linie faktury oraz zamówienia powinny być ze sobą zgodne. System pozwoli na automatyczne porównanie danych pomiędzy nimi, w szczególności pod względem tego, czy zgadza się wartość netto, brutto lub VAT oraz ilość wykazana na fakturze oraz w zamówieniu. System umożliwi też na automatyczne wykrycie takich błędów, jak: nieprawidłowe dane Kontrahenta (zamówienie wskazuje innego Kontrahenta, niż wystawca faktury), nieprawidłowo zaadresowana faktura (błędy w danych nabywcy), brakujący numer NIP kontrahenta, czy też użycie innej waluty, niż przyjęta w zamówieniu.

Każdy dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji z zamówieniem, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności (np. brakujący numer zamówienia, czy nieprawidłowe wartości liczbowe na fakturze). Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony Sprzedawców (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Do momentu wyjaśnienia rozbieżności, Spółka będzie blokować płatność dla Kontrahenta wynikającą z faktury, która nie umożliwia jej weryfikacji przez Spółkę z konkretnym zamówieniem lub też po przeprowadzeniu weryfikacji została oznaczona jako niezgodna z informacjami zapisanymi w systemie księgowym.

Co do zasady, Spółka będzie stosować procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzać się mogą także faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które nie będą realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku zakupów, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja będzie więc dokonywana w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie poprawności treści faktury przez odpowiedzialnych za dany zakup pracowników Spółki („NON PO Approvers”).

System pozwoli także na wykrywanie podwójnie wprowadzonych faktur (duplikatów), wskazując na konieczność dodatkowej weryfikacji tego rodzaju faktur, co zapobiegnie potencjalnym błędom w księgowaniu. Dodatkowo System będzie umożliwiał zablokowanie płatności do momentu wprowadzenia do systemu księgowego Spółki odbioru zakupionych towarów lub usług.

Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku użycia Systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym (w szczególności format .TIFF, .PDF lub w postaci skanu) uniemożliwi modyfikowanie pierwotnej treści faktury.

Faktury będą przechowywane przez Spółkę za pomocą Systemu co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur papierowych w ramach Systemu pozwoli także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwi niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 1).

Czy Spółka będzie skutecznie wyrażać akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie skutecznie wyrażać akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.

Uzasadnienie Stanowiska Wnioskodawcy

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ustawodawca nie precyzuje przy tym ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury powinna być wyrażona.

Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu. Należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. Ust. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów co do warunków stosowania faktur elektronicznych: „Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą”.

Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy interpretacyjne w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że: „Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznym ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu.

(...)

Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.”

W analogicznym stanie faktycznym Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 30 września 2013 r. również stwierdził, że szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

W nie każdym przypadku Spółka będzie udzielała wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W wielu sytuacjach akceptacja taka będzie jednak wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi, np. w związku z zapłatą ceny wynikającej z faktury, czy też w związku z brakiem zgłoszenia sprzeciwu na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 września 2014 r. (nr IPPP1/443-770/14-2/JL), który zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że domniemana zgoda odbiorcy na przyjmowanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej jest aktualnie akceptowalną formą wyrażania zgody na takie fakturowanie: „Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, podatnik musi wyrazić akceptację takiego sposobu otrzymywania faktury i musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność. Z wniosku wynika, że Spółka wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty (...).”

Biorąc pod uwagę aktualne brzmienie ustawy o VAT oraz ukształtowaną praktykę organów podatkowych, zdaniem Wnioskodawcy nie ulega więc wątpliwości, że Spółka będzie skutecznie wyrażać akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej w sposób dorozumiany, tj. poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, w związku z czym spełniony zostanie warunek stosowania faktur elektronicznych, o którym mowa w art. 106n ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W myśl art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu ….., który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie: elektronicznej. Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie .TIFF lub .PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy. Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu. Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. „three-way match”) z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. „Purchase Order”) oraz potwierdzenie odbioru (tzw. „PO receipt”). Spółka nie będzie dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki („PO Approvers”).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe oraz przywołane przepisy ustawy o podatku od towarów i usług należy stwierdzić, że przedstawiona forma akceptacji przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych tj. wyrażenie zgody w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, spełniać będzie wymogi prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie formy akceptacji udzielanej przez Wnioskodawcę, dotyczącej wystawianych i przesyłanych na rzecz Wnioskodawcy faktur elektronicznych. W pozostałym zakresie zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ….., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.