Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP1/443-1279/14/AJ
z 27 stycznia 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 14 października 2014 r. (data wpływu 17 października 2014 r.), uzupełnionym w dniu 23 stycznia 2015 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu doręczania klientom dokumentów sprzedaży – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 października 2014 r. został złożony wniosek, uzupełniony w dniu 23 stycznia 2015 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu doręczania klientom dokumentów sprzedaży.

We wniosku i uzupełnieniu do niego przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży wysyłkowej (X i sklep internetowy). Dotychczas korzystał ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ponieważ zapłaty za zakupione towary następowały za pośrednictwem konta bankowego, a z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. W najbliższym czasie planuje Pan rozszerzyć prowadzoną działalność gospodarczą o sprzedaż stacjonarną. W związku z tym musi zakupić kasę rejestrującą. Jednak oprócz wysyłki ze swojego magazynu dotychczas korzystał Pan również z możliwości wysyłki z magazynów kontrahentów (dostawców). Wnioskodawca wskazał, ze sprawę tą opisał w interpretacji ITPP1/443-…. z dnia 4 lipca 2012 r. Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że taki sposób logistyki nie narusza zwolnienia z kas rejestrujących.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, po wprowadzeniu kasy rejestrującej, w momencie sprzedaży jest Pan zobligowany wydać dla klienta paragon wraz z towarem. Wskazał Pan, że sprzedaży dokonuje zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz innych podatników, a także podatników podatku od towarów i usług.

Obecnie posiada Pan już wprowadzony system (S…) dokumentowania dokonywanych transakcji, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej (a także innych dokumentów handlowych np. paragonów w formie PDF), który spełnia warunki autentyczności, integralności oraz czytelności faktur przy zachowaniu kontroli biznesowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy sprzedany towar dla klienta może Pan wysłać bezpośrednio od dostawcy, a wydrukowany paragon wydać przez wysłanie go oddzielnie listem zwykłym (standardowym nierejestrowanym listem)? Czy takie wydanie paragonu jest prawidłowe w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. § 7 ust. 1 pkt 1?

Czy w przypadku, jeżeli klient jako dowód zakupu wybierze fakturę VAT (imienną lub na firmę) i uzyska Pan zgodę na fakturę elektroniczną, to czy w myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, taką fakturę może Pan dostarczyć drogą mailową? Czy wprowadzenie kasy rejestrującej ma wpływ na sposób zarządzania/wysyłania/wystawiania faktur VAT?

Pana zdaniem, prawidłowe jest wydawanie paragonów listem oddzielnie od towaru, ponieważ w § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. ustawodawca nie określa w jaki sposób ma być wydany paragon wraz z towarem. Wydanie paragonu w tym wypadku nie musi nastąpić wraz z dostarczoną przesyłką z towarem.

Odnosząc się do pytania drugiego wskazał Pan, że przypadku w którym klient zaakceptuje otrzymanie faktury elektronicznej, a system do zarządzania dokumentami handlowymi spełnia wymogi wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. to dostarczenie takiej faktury drogą mailową będzie prawidłowe. Ponadto wskazał Pan, że „ nie ma też tu korelacji z wprowadzeniem kasy rejestrującej”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany – stosownie do zapisu art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy – wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Przez fakturę rozumie się – stosownie do zapisu art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług – dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

Według art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie art. 106h ust. 1, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2).

Jak wynika z art. 106h ust. 3 ustawy, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (art. 106h ust. 4).

Natomiast w świetle art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z treścią art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art. 106n ust. 2 ustawy).

Należy zauważyć, że w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r., kwestie dotyczące faktur elektronicznych regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, iż obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 2 pkt 22).

Kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r., regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363).

Jak wynika z zapisu § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Natomiast z § 2 pkt 12 wynika, że przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, podatnicy, prowadząc ewidencję wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny.

Jak wynika z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
2. numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);
3. numer kolejny wydruku;
4. datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
5. oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
6. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
7. cenę jednostkową towaru lub usługi;
8. ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
9. wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
10. wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;
11. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
12. łączną kwotę podatku;
13. łączną kwotę sprzedaży brutto;
14. oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;
15. kolejny numer paragonu fiskalnego;
16. numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
17. numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;
18. logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Zgodnie z zapisem § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy, o której mowa w ust. 1 pkt 6, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Należy wskazać, że kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 marca 2013 r. regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338 z późn. zm.).

Z wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży wysyłkowej (X i sklep internetowy). W najbliższym czasie planuje Pan rozszerzyć prowadzoną działalność gospodarczą o sprzedaż stacjonarną, wobec czego musi zakupić kasę rejestrującą.

Wskazał Pan, że sprzedaży dokonuje zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz innych podatników, a także podatników podatku od towarów i usług.

Posiada Pan wprowadzony system dokumentowania dokonywanych transakcji, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej (a także innych dokumentów handlowych np. paragonów w formie PDF), który spełnia warunki autentyczności, integralności oraz czytelności faktur przy zachowaniu kontroli biznesowych.

Na tym tle powziął Pan wątpliwości, co do możliwości przesyłania dokumentów sprzedaży drogą elektroniczną.

Należy zauważyć, że paragon fiskalny ma spełniać cele, dla jakich podatnik został zobowiązany do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Podatnik jest zobowiązany na paragonie opisać wykonane świadczenie, podać jego nazwę zgodną co do istoty z będącym przedmiotem obrotu świadczeniem, umożliwiając jednocześnie przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej. podatnik musi skutecznie zagwarantować konsumentowi prawo do otrzymania dowodu nabycia towarów lub usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość kontroli przez klienta czynności, dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawienia dowodu potwierdzającego jej wykonanie.

W świetle powyższego, mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że ustawodawca nie przewidział możliwości dostarczania paragonu fiskalnego w formie elektronicznej (np. w postaci pliku PDF). Wobec czego, paragon fiskalny, dokumentujący dokonaną transakcję sprzedaży, stosownie do zapisu powołanego § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, musi być doręczony klientowi – bez jego żądania – w oryginalnej postaci (papierowej). Wobec czego, w przypadku dokonywania wysyłkowej sprzedaży towarów, paragon fiskalny – jako dokument sprzedaży powinien być dostarczony klientowi wraz z towarem. Niemniej jednak, za dopuszczalne należy uznać wysłanie paragonu za pośrednictwem poczty (listem), przy czym to do podatnika należy zagwarantowanie doręczenia nabywcy dowodu zakupu.

Odnosząc się do kwestii wysyłania faktur drogą elektroniczną należy podkreślić szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc wysyłać/odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że w sytuacji gdy na żądanie klienta, będącego osobą, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawi Pan fakturę, i osoba ta zaakceptuje stosowanie faktur elektronicznych, to może Pan dostarczyć tę fakturę drogą mailową, pod warunkiem zagwarantowania przez Pana autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wówczas, stosownie do zapisu powołanego art. 106h ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, paragon fiskalny dotyczący danej sprzedaży jest Pan obowiązany zostawić w dokumentacji z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Trzeba również podkreślić, że w przypadku, gdy podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to ma bezwzględny obowiązek zarejestrować wszystkie transakcje dokonywane na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (o ile nie korzysta w tym zakresie ze zwolnienia na podstawie odrębnych przepisów), bez względu na to, czy klient zażąda udokumentowania dokonanej transakcji fakturą.

Tut. organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Należy wskazać, że powołane przez Pana rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania straciło swą moc z dniem 1 kwietnia 2013 r. natomiast rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej utraciło swą moc z dniem 1 stycznia 2014 r. wobec czego, oparte na ich podstawie stanowisko Pana w powyższym zakresie uznano za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.