Rodzaj dokumentu
interpretacja indywidualna
Sygnatura
ILPP4/443-1/12-4/EWW
Data
2012.03.29
Autor
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Temat
Podatek od towarów i usług --> Podatnicy i płatnicy --> Podatnicy
Podatek od towarów i usług --> Dokumentacja --> Faktury --> Wystawianie faktury
Podatek od towarów i usług --> Przepisy ogólne --> Definicje legalne
Słowa kluczowe
architekt
faktura
faktura elektroniczna
przechowywanie faktur elektronicznych
Istota interpretacji
Czy możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej, w postaci pliku PDF, kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, których oryginał został wystawiony i przesłany w formie papierowej?
Wniosek ORD-IN 988 kB
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 grudnia 2011 r. (data wpływu 2 stycznia 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia - brak daty sporządzenia (data wpływu 7 marca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 2 stycznia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia - brak daty sporządzenia (data wpływu 7 marca 2012 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług. Czynności te dokumentowane są fakturami. Obecnie oryginały faktur wystawia i dostarcza ona kontrahentom w wersji papierowej, kopie faktur przechowuje także w wersji papierowej.
Wnioskodawca zamierza część faktur wystawiać i dostarczać w formie papierowej, natomiast część w formie elektronicznej.
W przypadku faktur wystawionych w formie papierowej, Zainteresowany zamierza przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej w sposób zapewniający: pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej; bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur; brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej; możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury - w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego.
W uzupełnieniu wniosku Spółka poinformowała, że przewidziany sposób przechowywania w formie elektronicznej w postaci plików PDF kopii faktur dokumentujących sprzedaż, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie.
Czy możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej, w postaci pliku PDF, kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, których oryginał został wystawiony i przesłany w formie papierowej...
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych winien określić w drodze rozporządzenia.
Kwestię przechowywania faktur reguluje § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia Minister Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie).
Zgodnie z ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Natomiast w myśl ust. 2, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Ustawodawca nie ogranicza metody przechowywania faktur, pod warunkiem zapewnienia powyższych warunków. W przypadku przechowywania własnych faktur autentyczność pochodzenia jest zachowana zawsze, ze względu na to, że dostawcą towarów, usługodawcą i wystawcą faktury zawsze jest Spółka.
Plik PDF zawierający kopie faktury tworzony będzie w momencie wystawiania faktury, a następnie umieszczany na serwerze w siedzibie Zainteresowanego. Odpowiednie sparametryzowanie systemu pozwoli uruchomić plik przed przypadkowym usunięciem, bądź modyfikacją. Dzięki temu zapewniona zostanie integralność treści.
Dzięki przechowywaniu faktur w formie elektronicznej czytelność faktur jest lepiej zapewniona, niż w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej, ponieważ nie ma zagrożenia wyblaknięcia, bądź zabrudzenia wydruku. Pliki zawierające kopie faktur, nazwane będą zgodnie z numerem faktury i przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w związku z czym odszukanie dowolnej faktury nie będzie nastręczać żadnych problemów, zatem wymóg określony w § 21 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia również będzie spełniony.
Pliki znajdować się będą na serwerze w siedzibie Wnioskodawcy, także dostęp do kopii faktur będzie zawsze możliwy. W każdej chwili będzie można wydrukować kopię faktury, a także skopiować ją na dowolny nośnik, aby możliwe było przetwarzanie danych w nich zawartych.
W związku z powyższym, zdaniem Spółki przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, w formie elektronicznej w postaci pliku PDF, jest jak najbardziej dopuszczalne, ponieważ spełnione są wszystkie wymogi § 21 ust. 2 rozporządzenia.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają: - odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
- eksport towarów;
- import towarów;
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Przez sprzedaż, stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: - określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
- może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
- może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.
Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.
Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.
Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.
W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o których mowa w cyt. powyżej przepisach.
Z opisu sprawy wynika, iż Zainteresowany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług. Obecnie oryginały faktur wystawia i dostarcza on kontrahentom w wersji papierowej, kopie faktur przechowuje także w wersji papierowej. Spółka zamierza jednak część faktur wystawiać i dostarczać w formie papierowej, natomiast część w formie elektronicznej. W przypadku faktur wystawionych w formie papierowej, zamierza ona przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej w sposób zapewniający: pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej; bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur; brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej; możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej, w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury - w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Wnioskodawca poinformował, że przewidziany sposób przechowywania w formie elektronicznej w postaci plików PDF kopii faktur dokumentujących sprzedaż, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.
Biorąc pod uwagę treść powołanych w niniejszej interpretacji przepisów stwierdzić należy, iż przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania faktur w wersji elektronicznej, spełni wszystkie warunki wynikające z przepisów rozporządzenia.
Reasumując, możliwe będzie przechowywanie przez Zainteresowanego w formie elektronicznej, w postaci pliku PDF, kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, których oryginały zostaną wystawione i przesłane w formie papierowej, bowiem sposób ich przechowywania zgodny będzie z § 21 ust. 2 rozporządzenia.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.
|