Zmiana programu księgowego w ciągu roku

           

Zmiana programu księgowego w ciągu roku. Czy warto zmienić oprogramowanie w ciągu roku podatkowego? Czy jest to operacja kłopotliwa? Jak ją  przeprowadzić?

Warto zmieniać oprogramowanie w trakcie roku

Zmianę formy opodatkowania dokonuje się wraz z nowym rokiem obrachunkowym. Przy zmianie sposobu rozliczania się z urzędem skarbowym można zmienić oprogramowanie. Ale jeżeli firma nie zmienia formy opodatkowania, może zmienić oprogramowanie. Jak wynika z kontaktów z naszymi klientami, zmiana oprogramowania w trakcie roku obrachunkowego pozwala zminimalizować niedogodności powstające przy przejściu na inny system, związane z nauką nowego programu połączonej z czynnościami zamykającymi rok obrachunkowy. Problem ten nabiera znaczenia szczególnie w biurach rachunkowych, kiedy rok obrachunkowy trzeba zakończyć w kilku firmach oraz przeszkolić kilku pracowników. Projektując INFOR System eksperci merytoryczni opracowali mechanizmy pozwalające na zmianę oprogramowania w trakcie roku obrachunkowego. Posiadając inny program lub rozpoczynając korzystanie z elektronicznej Księgi Przychodów i Rozchodów, wybierając INFOR System Księga Przychodów i Rozchodów, Użytkownik może wprowadzić bilans otwarcia, który pozwoli na zachowanie ciągłości dla wszystkich kolumn KPIR, a także ustawienie liczby porządkowej, zgodnej z wcześniejszymi zapisami. Podobnie można wykonać dla modułów INFOR System Ryczałt oraz INFOR System KPIR dla Rolników. W przypadku pełnej księgowości, czyli INFOR System Księga Handlowa, również można wprowadzić bilans otwarcia, oczywiście po utworzeniu planu kont.

Andrzej Puchalski
dGCS Spółka Akcyjna

Dystrybutorzy oprogramowania dokładają starań, aby zmiana oprogramowania przebiegła gładko nawet w trakcie roku.

Oczywiście. Mamy klientów którzy zmieniali oprogramowanie w trakcie roku, ostatnio jedna z firm podjęła pracę z programem Comarch Optima w kwietniu, czyli od drugiego kwartału. Program jest jednak na tyle uniwersalny że z taką sytuacja sobie również poradzi. Rozrachunki tworzony w takim przypadku analogicznie jak w przypadku zamknięcia ksiąg na koniec roku, występują jedynie różnice na kontach zespołu 4 i 5 ponieważ ich saldo nie było równe zero, jak to bywa z końcem roku. Warto jednak zauważyć, że część księgowych praktykuje przenoszenie sald kont zespołu 4 i 5 po każdym miesiącu, choć dla samej procedury zmiany oprogramowania nie ma to znaczenia. Zdarzają się również klienci którzy stopniowo wymieniają oprogramowanie np. na początek logistyka i magazyn, a np. w połowie roku zmiana głównych modułów księgowości. Trzeba też dodać, że sama migracja danych pomiędzy programami często również odbywa się w sposób zautomatyzowany, istnieją bowiem tzw. programy migrujące, pozwalające importować bilans otwarcia nawet z arkusza excel.

Podczas zmiany programu księgowego najważniejsze jest zachowanie dotychczasowej polityki rachunkowości. Przepisy nie zabraniają zmiany oprogramowania w trakcie roku, zabraniają jednak zmiany polityki rachunkowości, mogłoby to bowiem skutkować nieprawidłowym odzwierciedleniem finansów jednostki w sprawozdaniu rocznym. Godnym polecenia był przykład klienta, który przeprowadzając zmianę oprogramowania pracował jednocześnie na dotychczasowym i na nowym oprogramowaniu, porównując na bieżąco wyniki, a jednocześnie wdrażając zespół księgowy w nowe rozwiązania informatyczne. Taka metoda jest szczególnie cenna dla nas - dystrybutorów oprogramowania, gdyż klient widzi w takich przypadkach pozytywny efekt zmiany, widzi różnicę w nakładzie pracy, w jej komforcie, a to przekłada się na zadowolenie i dalszą współpracę.

Tomasz Wojtczak
P.W. TOMSOFT Partner COMARCH